7. Сводные таблицы в ms Excel.

В программе MS Excel имеется специальный пакет «Сводная таблица», с помощью которой можно сформировать практически любую статистическую таблицу или ее фрагмент. Обычно сводная таблица формируется на основе уже размещенных в MS Excel данных, но возможно использование данных и из внешних источников. Для размещения сводной таблицы лучше всего использовать отдельный лист MS Excel.

Например, если ваши исходные данные размещены на первом листе (Лист 1), тогда переключите указатель в нижней части листа, на котором Вы находитесь, в положение Лист2. Затем, установите курсор в верхний левый угол листа (позиция А1). После этого через команду Данные нужно вызвать пакет Сводные таблицы. На экране появится окно инструментов сводных таблиц (Рисунок 41).

Рисунок 41. Окно мастера сводных таблиц и диаграмм

Окно мастера сводных таблиц может располагаться с левого или правого края, с низу или вверху листа. Для того, что бы переместить его в наиболее удобное для работы место, нужно установить указатель мыши на поверхность окна мастера (Рисунок 41) и нажав левую клавишу мыши перетащить его в нужное место. Затем последовательно выполните следующие действия:

1. В открывшемся окне мастера сводных таблиц (Шаг 1 из 3) укажите источник информации, откуда будут поступать исходные данные: в списке или базе данных Microsoft Excel. В примере, источником данных является созданная ранее база данных (Таблица 53). Кроме того, необходимо указать вид создаваемого отчета сводная таблица или сводная таблица с диаграммой. На начальных этапах освоения сводных таблиц не рекомендуется создавать отчет сводная таблица с диаграммой. Более простым вариантом является создание только сводной таблицы, с последующим построением необходимых диаграмм.

2. после выбора типа отчета нажмите кнопку [Далее>];

Рисунок 42. Окно указателя диапазона исходных данных мастера таблиц (шаг 2 из 3).

3. В открывшемся окне мастера таблиц (шаг 2 из 3) укажите диапазон исходных данных. В этот диапазон обязательно должна попасть первая строка с именами полей базы данных (Рисунок 42). После этого нажмите кнопку [Далее>];

4. На экране появится следующее окно мастера таблиц: шаг 3 из 3. (Рисунок 43). В этом окне, необходимо указать, где будет расположена создаваемая сводная таблица: на новом листе или на том листе, на котором вы находитесь в данный момент (существующий лист).

Рисунок 43. «Мастер сводных таблиц» (шаг 3 из 3).

5. Отметьте указателем необходимый вариант (наиболее оптимально располагать таблицу на листе, где нет ни каких других данных) и нажмите клавишу [Готово]. На экране появится лист с готовым макетом таблицы.(Рисунок 44).

Рисунок 44. .Завершение создания сводной таблицы

6. Чтобы вставить учетные признаки в макет сводной таблицы, нажмите левую клавишу мыши и, не отпуская её, перетащите признак в нужное место. Расположите информацию так, как указано на рисунке. Признак № п.п нужно расположить в центральной области таблицы. По нему будет происходить отбор единиц наблюдения. Поскольку все единицы наблюдения в данном случае имеют свой порядковый номер, то все они будут включены в статистическую совокупность. Признак Пол – расположите в области строк, признак Профессия – в области столбцов Обратите внимание: для признака № п.п предусматривается вывод информации в виде количества значений (К-во значений признака). Если у Вас установлен вывод другой информации (среднее, сумма и т.д.), тогда установите указатель мыши на сообщение № п.п, дважды быстро щелкните правой клавишей и в открывшемся окне Вычисление поля сводной таблицы выберете операцию Кол-во значений и нажмите клавишу [Готово].

Рисунок 45. Комбинационная таблица распределения в абсолютных числах

7. После подготовки макета таблицы нажмите клавишу Готово. На экране появится групповая таблица распределения в абсолютных числах. Групповой эта таблица считается потому, что в ней приводится распределение по двум учетным признакам: пол и возраст. Если выше полученной таблице установить учетный признак тип больничного листа – Тип б/л, то можно рассматривать результаты распределения с учетом того или иного типа больничного листа. (Рисунок 45). Таким образом, распределение учитывает три группировочных признака, т.е. таблица стала комбинационной.

Полученные результаты характеризуют распределение больничных листков по полу и профессии работников в абсолютных числах. Для того, что бы получить распределение в производных величинах нужно воспользоваться функцией Вычисление поля сводной таблицы.

Обратите внимание! Добиваться каких-либо изменений в таблице можно только тогда, когда выделена хотя бы одна клетка этой таблицы.

В окне мастера таблицы функцию вычисления поля таблицы можно вызвать значком . В открывшемся вторичном окнеВычисление поля сводной таблицы выберите операцию Количество, а в окне Дополнительные вычисления – Доля от суммы по столбцу и нажмите клавишу [ОК].

Рисунок 46. Таблица распределения в абсолютных числах

Результатом будет процентное распределение больничных листков с учетом пола и профессии работников, получивших эти листки нетрудоспособности.

Рисунок 47. Таблица распределения в процентах по столбцам.

Для того, чтобы числовой формат полученных результатов был удобен для чтения, нужно в окне Вычисление поля сводной таблицы выбрать операцию Формат… и задать необходимую размерность числового формата.

Аналогичным образом можно использовать для представления данных и другие производные величины (дисперсии, среднеквадратические отклонения и т.п.).

Одной из самых употребительных функций мастера сводных таблиц является функция дополнительной группировки анализируемых признаков. Например, данные представленные в полученных ранее таблицах (Рисунок 46 и Рисунок 47), показывают распределение по достаточно мелким профессиональным группам, то есть практически по каждой профессиональной группе представлено всего несколько единиц наблюдения. При необходимости группировки интервалов, например: профессиональные группы инженер и мастер объединить в одну группу, необходимо выполнить следующие операции:

1. Установить указатель мыши в ту клетку строки Должность, в которой указана группа Инженер. Затем, нажав правую клавишу мыши и не отпуская её, выделите диапазон Мастер;

2. Вызовите нажатием на правую клавишу мыши дополнительное меню Группа и структура, которого вызовите команду Группировать. В таблице появится еще один столбец Должность2 и в нем Группа 1. (Рисунок 48).

3. После того, как эта группировка выполнена, уберите из таблицы столбик Должность. Для этого установите указатель мыши на подпись столбца Должность и, не отпуская клавишу мыши, перетащите надпись на любое свободное место листа. После этого в таблице будет оставлен только столбик сгруппированных данных. Название строки Группа1 можно изменить. Для этого выделите клетку таблицы с названием, нажмите на клавишу (клавиатуры компьютера) F2 и введите нужное вам название, удалив все не нужное.

Рисунок 48. Сводная таблица сгруппированных данных.

Изменения в группировках будут автоматически сохранены, и ими можно пользоваться при дальнейшей работе, вызывая их в необходимых случаях в окне мастера сводных таблиц (шаг 3 из 4).