5. Копирование данных и дублирование формул.

Содержимое каждой отдельной ячейки или блока ячеек может быть скопировано. Операция копирования часто используется для многократного ввода в электронную таблицу одинаковых данных или формул. Для копирования содержимого ячейки в интервал ячеек необходимо:

1. Установить указатель ячейки в ту ячейку, которую надо скопировать.

2. Выбрать команду <Копировать> из меню <Правка> или нажать кнопку [Копировать] на панели инструментов.

3. Выделить интервал ячеек, в который нужно скопировать данные, и нажать клавишу [Enter].

При копировании формул в другое место таблицы необходимо управлять формированием адресов исходных данных. Поэтому в электронной таблице при написании формул используются понятия относительной и абсолютной адресации.

Абсолютный адрес - это не изменяющийся при копировании ячейки ее адрес, содержащей исходные данные. Для указания абсолютной адресации вводится символ $. Например, адрес ячейки B4 при копировании не будет изменяться, если в формулу записать ее адрес в виде: $B$4. Обратите внимание! Если указать B$4, то столбцы при копировании могут меняться, а строки нет. И наоборот, если указать $B4, то столбцы меняться не будут, а строки – будут.

Относительный адрес - это изменяющийся при копировании формулы адрес ячейки, содержащий исходные данные. Такой адрес в своем имени не содержит символ $.

Для дублирования (копирования) формулы в соседние ячейки можно использовать также команду Заполнения. Для этого:

1. .Выделите ячейку с исходной формулой.

2. Поместите курсор мыши на маркер заполнения (маленький квадратик) в правом нижнем углу копируемой ячейки. При этом курсор должен приобрести вид маленького черного крестика.

3. Перетащите мышью маркер заполнения по ячейкам, которые требуется заполнить.

6. Формирование баз данных в ms Excel. И простейшие операции с ними

В программе MS Excel имеется специальный пакет функций, которые позволяют создавать обширные базы данных, производить из них отбор необходимой информации, проводить ее сводку в статистические таблицы, вычислять характеристики, необходимые для статистического анализа. Особенностью баз MS Excel является их относительная простота, что позволяет без особого труда создавать и эксплуатировать их статистикам медицинских учреждений, не имеющим специальной инженерной подготовки.

В настоящем издании будут рассмотрены только некоторые приемы работы с указанным пакетом, позволяющие проводить минимально необходимый объем операций для решения задач формирования и обработки баз данных, сводки и статистического анализа табличных данных. Знакомство с этими возможностями значительно облегчит более углубленное самостоятельное освоение указанного пакета программ.

Рисунок 37 Пример базы данных

Информация в любой базе данных всегда располагается строго в определенном порядке. В первой строке окна MS Excel обязательно указываются наименования столбцов, куда будут заноситься значения соответствующих учетных признаков. Отдельная клетка этой строки, которая является заглавием конкретного столбца, называется Поле базы данных. В данном примере (Рисунок 37) каждое отдельное поле базы данных соответствует отдельному статистическому учетному признаку: № п.п., Фио, Пол, Дата рождения, Профессия, Категория должности, Должность, ЗВУТ с , ЗВУТ по, Тип б/л.

Все учетные признаки по каждой отдельной единице наблюдения (в данном примере по каждому случаю ЗВУТ) записываются в отдельную строку. Содержимое этой строки называется Записью. В примере представлено 22 записей, расположенных со 2 по 23 строки. В частности, во 2-ой строке записаны данные о случае ЗВУТ Абаловой Н.А, в 3-ей строке – Абанина С.Н. и т.д.

База данных может постоянно пополняться или модифицироваться. Например: в качестве исходной информации вводится дата рождения. Опираясь на нее и дату начала случая заболевания можно точно вычислить возраст работника на момент начала заболевания (случая) с ВУТ. По датам начала и окончания случая ЗВУТ можно вычислить продолжительность этого случая и т.д.

Значительно упростить работу по просмотру, вводу и обработки данных можно используя окно формы, в котором база данных представлена как картотека, где в каждый момент отображается карта только одной единицы наблюдения (Рисунок 38). В этом окне можно вести поиск записей по заданному критерию, дополнять список новыми записями, удалять ненужные, а также редактировать записи. Окно формы данных можно открыть с помощью выбора команды Форма из меню <Данные>.

В окне формы данных указывается общее количество записей в списке и позиция текущей записи. С помощью полосы прокрутки можно перейти к любой записи списка. Для перехода к предыдущей/следующей записи можно использовать также кнопки [Назад]/[Далее] или клавиши клавиатуры со стрелками, направленными вверх/вниз. Кнопка [Добавить] позволяет ввести в базу данных новую запись. Кнопка [Удалить] позволяет стереть из базы ненужные записи. Если при редактировании данных были случайно стерты важные данные в каком-то из полей, их можно восстановить с помощью кнопки [Вернуть].

Рисунок 39. Пример базы данных.

Для поиска определенных записей с помощью формы данных необходимо задать критерий поиска. Перед тем как начать поиск целесообразно установить первую запись базы данных. Допустим, что необходимо просмотреть данные о случаях заболеваний Глазковой В.А.. (Рисунок 39). Для решения этой задачи воспользуйтесь кнопкой [Критерий]. В результате на экране будет открыта форма данных без записей. Введите в поле ФИО в качестве критерия Глазкова В.А. Начните поиск записи нажатием кнопки [Далее].

После этого в окне будет представлена первая найденная запись, соответствующая заданному критерию. Другие найденные в соответствии с критерием записи можно увидеть после повторного нажатия кнопки [Далее]. Кнопка [Назад] служит для просмотра найденных записей в обратном порядке.

Могут задаваться и более сложные, составные критерии поиска. Например, выполните поиск всех записей слесарей мужского пола. В этом случае необходимо при поиске по полю Пол использовать символ М, а в поиске по должности указать Слесарь.

Сортировка баз данных. При сортировке базы все записи автоматически переставляются в соответствии с заданным порядком. Порядок сортировки задается по содержимому любого из полей по возрастанию / убыванию (для числовых данных) или по алфавиту "от А к Я" / "от Я к А" (для текстовых данных).

Чтобы выполнить сортировку по выбранному полю базы данных:

1. выберите команду Сортировка из меню <Данные>, чтобы открыть диалоговое окно Сортировка данных;

2. в окне откройте список Сортировать по: и выберите название нужного поля;

3. установите переключатель По возрастанию или По убыванию;

4. активизируйте кнопку [ОК];

5. убедитесь, что все записи расположились в требуемом порядке.

Всего можно реализовать до трех уровней сортировки, например, выполнить сортировку сначала по полу, затем по профессии и затем по возрасту. Следует иметь в виду, что при сортировке по полям с повторяющимися значениями происходит фактически группировка записей (например, в верхней части таблицы будут показаны все записи для женщин, и ниже все записи для мужчин и т.д.)

Можно выполнять сортировку, используя кнопки панели управления. Установите указатель ячейки в первой строке таблицы на заголовок нужного поля и, нажимая указанные кнопки, отсортируйте записи по возрастанию и убыванию.

Внимание! Сортировку данных рекомендуется проводить на копии рабочей базы, сохранив исходную версию в отдельном файле. Связано это с тем, что при случайной ошибке в выборе команд, например при случайном выделении столбца в базе данных, произойдет сортировка данных только этому одному столбцу, а в остальных столбцах все остается без изменений. Таким образом, может разрушиться соответствие данных по отдельным столбцам базы и, тем самым, она придет в негодность.

Применение функции автофильтрации. С помощью автофильтрации можно производить отбор списка (массива) записей, удовлетворяющих заданному критерию.

Чтобы отфильтровать список, необходимо выполнить следующие действия:

1. выбрать команду Фильтр → Автофильтр из меню <Данные>, чтобы на именах полей в первой строке таблицы появились кнопки открытия списка столбца;

2. щелкнуть мышью на кнопке списка столбца в требуемом поле, при этом должен появиться список значений, встречающихся в столбце;

3. выбрать нужное значение;

4. убедиться, что в таблице отображаются записи только с указанным значением.

Обратите внимание, что после применения функции автофильтра в строке состояния появляется сообщение о количестве найденных записей.

Можно выполнять отбор одновременно по нескольким полям. Все кнопки списков столбца, на которых заданы условия отбора, окрашиваются в синий цвет.

Примечание: Список столбца содержит значение (Все). Используйте эту позицию для отмены результатов фильтрации столбца.

Можно выполнять отбор записей, формируя и более сложные логические условия, для этого в списке столбца нужно выбрать позицию (Условие…) и в появившемся диалоговом окне Пользовательский автофильтр задать пару условий, объединяя их логической связкой "И" или "ИЛИ". Например, если нужно получить список работников в возрасте от 50 до 60 лет, нужно в поле Дата рождения вывести диалоговое окно Пользовательский автофильтр, в котором задать условие: Дата рождения [больше] [31.12.47] [И] [меньше] [31.12.57]. (Рисунок 40).

Рисунок 40. Пример базы данных.

Чтобы выйти из режима автофильтрации, выполните повторно команду Фильтр → Автофильтр из меню <Данные>.