Коммуникативная компетентность при реализации побудительной (управленческой) функции речи.
Заменяйте побуждение информированием. Если действия обязательны для сотрудника (например, входят в должностные обязанности), надо побуждение заменить на информирование. В деловом общении побуждения часто заменяются информированием, инструкцией о правильном соблюдении должностных обязанностей или напоминанием о запланированных действиях.
Но иногда необходимо использовать побуждения, например, предлагая выполнить действия, не входящие в непосредственные обязанности, предлагая помочь перегруженному коллеге и т.п.
Критерием коммуникативной компетентности при побуждении является сохранение внутренней свободы партнера по общению. Свободная личность - это ответственная личность. Сколько в человеке свободы, столько и ответственности.
Настаивая на своем решении, давая готовый рецепт поведения, руководитель не дает сотруднику возможности сделать выбор. Менее свободным становится и сам руководитель: неслучайно авторитарные руководители много времени и сил уделяют процессу оправдания себя.
Есть два важных правила:
Свобода выбора - это готовность самому отвечать за последствия действий.
2) Навязывание решения – снятие ответственности с сотрудника.
Форма побуждений может быть различна: от просьбы до приказа.
Желательно не приказывать, а предлагать или просить, ставить человека в ситуацию выбора, так, чтобы он имел право сказать в ответ как “да”, так и “нет”, тогда он охотнее скажет “да” и будет чувствовать себя ответственным за результат.
Ответом на побуждение может быть либо желаемое действие, либо отказ от него.
В случае появления желательного действия (выполнения просьбы или любого инициативного приятного действия), надо правильно сказать «спасибо».
Алгоритм выражения признательности, позитивного отношения к ситуации.
Как сказать «спасибо».
1.Описание позитивных действий партнёра по общению, которые являются
причиной для выражения благодарности.
КОГДА ВЫ… ПОМОГЛИ (СДЕЛАЛИ…)…
2.Выражение своих позитивных чувств, описание того, что вы чувствовали в тот момент.
МНЕ БЫЛО ОЧЕНЬ ПРИЯТНО (ПОЧУВСТВОВАЛ ОБЛЕГЧЕНИЕ)…
3.Описание позитивного эффекта, тех последствий, которые появились после
совершения действий.
Я (МЫ) СМОГ (ЛИ) ВОВРЕМЯ….
Упражнение 2. Выразить признательность.
Пример 2. Выражение признательности, или как сказать «спасибо».
Используйте 3-частную форму утверждения для признания, то есть описывайте последовательно:
1) действие человека и его результат, «Когда вы предложили подвезти меня…»
2) что вы чувствуете или думаете о нем, «мне было очень приятно, было уже так поздно и страшно темно,…»
3) позитивный эффект от него «я быстро добралась домой».
4. Если вам необходимо отказать в просьбе, то следует помнить, что это ситуация общения может вызвать враждебность, обиды, появление проблем. Полезно научиться отказывать так, чтобы смягчить эти последствия.
Если вы хотите сказать “НЕТ” собеседнику в ответ на его побуждение, то для сохранения взаимоотношений надо воспользоваться алгоритмом:
Как правильно сказать «нет».
1.Демонстрация понимания позиции собеседника, описание его потребностей, реакция понимания.
ВЫ ХОТИТЕ, ВЫ ЖЕЛАЕТЕ...
2.Демонстрация своей позиции или потребностей, которые не позволяют согласиться с собеседником, описание своих потребностей.
НО Я ХОТЕЛ БЫ, Я ЖЕЛАЮ...
3.Демонстрация готовности к компромиссу, дальнейшему сотрудничеству. Предложение другого способа действий.
ПРИ ИЗМЕНЕНИИ УСЛОВИЙ Я БУДУ РАД... (предложение нового варианта
сотрудничества) Я ПОСТАРАЮСЬ УЧЕСТЬ... ОБДУМАТЬ.
Упражнение 3. Скажите «нет».
Пример: Как правильно сказать «нет».
Вы хотите получить материальную помощь, потому что у вас несколько месяцев не выплачивается зарплата. (Выражение понимания позиции собеседника)
Но у нас сейчас нет денег. (Выражение своей позиции)
Как только ситуация измениться, я постараюсь помочь вам.