Анализ системы обработки информации. Разработка технического задания

Техническое задание (ТЗ) на разработку системы автоматизированной обработки информации определяет требования к ней, особенности использования технических и программных средств обработки информации, содержание используемых и получаемых в ходе обработки информации документов, их вида, степени достоверности и полноты информации, требования к виду и содержанию получаемых документов (способу формирования результатной информации).

Очередности выполнения отдельных этапов разработки системы определяется стадиями использования информации, ее свойствами, структурой, особенностями. Содержание первой очереди определяется не только составом задач учета, анализа, планирования и оперативного управления, наиболее поддающихся автоматизации и имеющих существенное значение для принятия управленческих решений. Пожалуй, более важно изучение содержания информации и особенностей решаемых с ее помощью задач, что определяет как необходимое техническое обеспечение, так и требования к комплексу программных средств. Техническим заданием может устанавливаться очередность разработки отдельных подсистем АИТ. В первую очередь, после изучения особенностей стоящих перед разрабатываемой системой задач, а иногда и параллельно с изучением могут разрабатываться более простые задачи, позволяющие уже в ближайшем времени начать получать реальные результаты от эксплуатации системы.

В последующем происходит наращивание исходного комплекса функциональных задач, расширение и интеграция информационного и математического обеспечения, модернизация комплекса технических средств. Однако, какой порядок запуска в эксплуатацию системы не предусматривался, при создании первой очереди техническое задание разрабатывается на всю систему, а технический и рабочий проекты – на задачи и подсистемы, входящие в состав первой очереди системы.

В первую очередь производится изучение существующего положения, то есть изучается и анализируется существующая система обработки информации. В результате обследования исходного состояния системы обработки информации на предприятии получается информация, служащаяся основанием для начала разработки АИТ. Она позволяет:

• обосновать общие требования к разработке и поэтапному внедрению системы;

• составить ТЗ на ее системы;

• начать разрабатывать технический и рабочий проекты.

Обследование предметной области начинается с изучения производственно-экономических характеристик объекта, основных функций отдельных подразделений и их руководителей. Изучение задач, обеспечивающих реализацию функций управления, организационной структуры, штатного расписания, задач подразделений и функциональных обязанностей отдельных сотрудников, характер подчиненности в организации позволяет определить иерархию отдельных подсистем системы, их задачи, цели и условия функционирования. А это позволит сформулировать требования к техническому, лингвистическому и программному подсистемам АИТ.

При обследовании должны быть выявлены или разработаны инструктивно-методические и директивные материалы, на основании которых определяется перечень задач, их распределение по подсистемам и возможности применения новых методов для решения задач управления.

При изучении каждой функциональной задачи управления рассматриваются:

• сроки и периодичность решения;

• степень формализуемости задачи;

• источники информации;

• показатели и их количественные характеристики;

• порядок корректировки информации;

• действующие алгоритмы расчета показателей и возможные методы контроля;

• действующие средства сбора, передачи и обработки информации;

• действующие средства связи;

• требуемая точность решения задачи;

• трудоемкость решения задачи;

• существующие формы представления исходных данных и результаты их обработки в виде документов, а также возможность и целесообразность изменения форм организации данных;

• потребители результатной информации по задаче.

При обследовании документооборота необходимо составить схему маршрута движения документов, которая должна отразить:

• количество документов;

• место формирования документа;

• взаимосвязь документов при их формировании;

• маршрут и длительность движения документа;

• место использования и хранения документа;

• внутренние и внешние информационные связи;

• объем одновременно передаваемых документов.

Проведение исследования должно позволить определить перечень задач управления, которые можно автоматизировать, последовательность и периодичность их решения.

Отчет по обследованию составляет технико-экономическое обоснование разрабатываемой системы. Он содержит все необходимые для разработки системы сведения: характеристика материально-технической базы предприятия, показатели производства и реализации продукции, описание функций подразделений и должностных лиц с необходимой степенью детализации, схема информационных связей и объем информации по периодам, схема маршрутов движения документов, данные об уровнях автоматизации управленческого труда и методах управления.

В технико-экономическом обосновании формулируются предложения по совершенствованию системы управления, выделяются функции, подлежащие автоматизации, указывается первоочередной комплекс задач и предварительный перечень средств системы, проводится ориентировочная оценка экономической эффективности АИС.

ТЗ разрабатывается совместно заказчиком и разработчиком.

ТЗ является документом, определяющим цели, требования и основные исходные данные, необходимые для разработки АИС, и содержащим предварительную оценку экономической эффективности разрабатываемой системы. Он содержит тот необходимый минимум задач, выполнение которых будет определять критерий оценки исполнения задания, выполнения разработчиком оговоренных требований.