Подготовка текста доклада

Следует написать полный текст сообщения. Предварительный текст сообщения должен быть написан до разработки презентации. В этом случае будет продумана вся информация сообщения, ее построение, произведена ее оценка. Тогда после создания презентации останется только уточнить содержание информации отдельных слайдов и разработанный текст.

Наличие текста сообщения позволяет, во-первых, прочувствовать, продумать это сообщение. Во-вторых, сопоставление текста с разработанными слайдами позволяет проверить согласованность появления элементов информации на слайде и время, потребное на проговаривание текста. Поэтому целесообразно провести демонстрацию слайдов сообщения и проговорить при этом текст сообщения, заметив необходимое для этого время. Если потребуется времени больше 10-12 минут, то требуется сократить сообщение, удалив часть второстепенной информации, подготовившись к ее пояснению в процессе ответов на вопросы. Необходимо учитывать тот факт, что при публичном сообщении, как правило, времени требуется больше примерно на 15-20%. Желательно, чтобы при этом кто-то послушал и оценил понятность, связность, стройность, логичность и доступность словесного сопровождения презентации и ее связь с содержанием кадров презентации.

Написание текста после разработки презентации менее эффективно, так как создает значительные трудности с разработкой отдельных сладов, их структуры, способов представления информации, содержания отдельных элементов информации и времени их появления.

Текст сообщения может быть написан либо отдельно, на отдельных листах, и соотнесен со слайдами презентации, либо, что предпочтительнее, на поле Заметки к слайду окна презентации. В последнем случае будет изложена вся информация, относящаяся к конкретному кадру ее представления и оценены ее доступность, конкретность в связи с элементами ее демонстрации на слайде, связность как со слайдом, так и в целом всего доклада.

Для перехода к режиму вставки текста содержания слайда необходимо выбрать требуемый слайд и перейти в режим Вид►Страницы заметок. В открывшемся окне, разделенном на две части, будет представлен слайд и свободное поле под ним для создания текста заметок к нему. После ввода текста заметки к слайду необходимо перейти к обычному виду презентации (режим Вид►Обычный вид), выбрать новый слайд и все повторить.

Подготовка раздаточного материала

Назначение раздаточного материала – сохранить информацию сообщения в кратком виде для последующего использования. При защите аттестационной работы раздаточный материал используется для анализа отдельных моментов доклада членами комиссии и для использования при ответах на их вопросы. В этом случае часто бывает достаточно сослаться на отдельные страницы иллюстративного материала и дать краткое пояснение.

В качестве раздаточного материала вполне достаточно использовать распечатки слайдов. Так как материал представлен на них крупным шрифтом, а рассматриваться он будет на близком расстоянии от глаз, то вполне возможно размещать на одной стандартной странице А4 четыре, шесть и даже девять слайдов. Чтобы можно было проще сослаться на конкретный слайд, целесообразно указывать номера слайдов.

Вставка номеров слайдов производится в режиме Вид►Колонтитулы. Колонтитул – это надпись внизу или вверху страницы, общая для всех страниц документа, определяющая принадлежность документа и те параметры, которые автор хочет ввести в него. В окне Колонтитулы следует указать те параметры, которые должны быть у слайдов, установив соответствующие флажки. Устанавливаемые параметры отображаются в виде активного прямоугольника в нижней части схемы слайда.

Для подготовки слайдов к печати ввести команду Вид► Образец►Образец выдачи. Для установки вариантов макета выдачи (печати) слайдов используется панель инструментов Выдачи. Необходимо выбрать из схем на панели ту, которая отображает необходимое количество слайдов на странице. На макет необходимо установить те элементы, которые должны быть на всех страницах раздаточного материала презентации: текст, колонтитулы, дата время или номер страницы. Вставленные объекты будут присутствовать только на выдачах; образец слайдов останется без изменений.

Выбрать в меню Файл команду Печать, и в окне списка Печатать выбрать вариант Выдачи. Необходимо указать условия печати страниц раздаточного материала, при этом можно изменить количество слайдов на странице, установив новое их значение. Порядок следования номеров слайдов устанавливается флажком Горизонтальный или Вертикальный. Расположение страницы (книжная или альбомная) производится в режиме Файл►Параметры страницы.

Определив количество копий, проверив правильность установленных параметров, можно подать команду печатать (кнопка Ок в окне печать).