Контрольные вопросы

1. Каковы особенности операционной системы WINDOWS?

2. Какая информация содержится в окне приложения WINDOWS?

3. Назовите содержание рабочего стола, панели задач.

4. Как пользоваться справочной системой приложений?

5. Перечислите основные особенности текстового процессора WORD и содержание его экрана.

6. Перечислите основные особенности табличного процессора EXSEL и содержание его экран.

7. В каком порядке производится анализ информации?

8. Что понимают под альтернативами при выборе решения в информационно-экономических и управляющих системах?

9. В чем модель совпадает с исследуемым процессом (системой) и чем они отличаются?

10. Как формируют критерий оценки эффективности работы системы?

11. Какие этапы необходимо выполнить пи анализе информации с помощью баз данных?

12. Перечислите основные особенности системы управления базами данных СУБД Microsoft Access. Какие элементы составляют первый экран СУБД?

13. Какие элементы используются при работе с информацией в СУБД Access?

14. Как обеспечивается работа отдельных элементов СУБД? Access?

7. Технологии управления документооборотом Документация и технология ее формирования

Основные носители информации – входные и выходные документы, то есть утвержденной формы носители информации, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную информацию, отражающую состояние объекта. Выходная документация получается в результате обработки входной документации. В бухучете и финансово-кредитной системе приняты единые формы документации. Документированием информации обеспечивается приведение всех экономических показателей в единую систему с целью установления терминологического единства, однозначности описания взаимосвязи между показателями.

Документы можно классифицировать:

• по сфере деятельности – плановые, учетные, статистические, банковские и т.д.;

• по отношению к объекту управления – входящие, исходящие, промежуточные, архивные и т.д.;

• по содержанию хозяйственных операций – материальные, денежные, расчетные;

• по назначению – распорядительные, исполнительные, комбини-рованные;

• по объему отображаемых операций – единые, сводные;

• по числу учитываемых позиций – однострочные, многострочные;

• по способу заполнения – вручную или машинные.

Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющее юридическую силу. Каждому документу унифицированной системы документации присвоен код. Юридическую силу документ получает после соответствующего оформления. Реквизитами документа, придающими ему юридическую силу, являются подписи ответственных лиц, печать организации и, при необходимости, заверяющая их подпись.

Документы должны иметь стандартную форму построения, быть приспособлены к автоматизированной обработке, иметь минимум показателей, при этом исключать их дублирование и включать все необходимые показатели. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартизированные бланки.

Документ состоит из трех элементов: заголовка, содержательной и оформляющей частей.

Заголовок содержит наименование объекта (предприятие, организация), характеристику документа (индекс, код), наименование документа и зону кодов постоянных для документа реквизитов-признаков. Заголовочная часть содержит текстовую информацию, которая при вводе кодируется.

Содержательная часть содержит текст сообщения, являющегося предметом документа. Она может быть в произвольном виде. Но часто, когда документ содержит формализованную информацию, строится в виде таблицы из строк и граф, которые содержат название и количественно-суммовые показатели.

Оформляющая часть содержит подписи лиц, отвечающих за составление документа.

Ввод информации с документа в ЭВМ может быть произведен либо непосредственным вводом информации в форму документа на экране дисплея, либо с использованием магнитного носителя информации как промежуточного устройства хранения документа, составляемого на рабочем месте нижнего уровня информационной системы. При этом может использоваться канал связи между отдельными ЭВМ сети.

Машинный документ может вводиться непосредственно в ЭВМ через экран дисплея и иметь юридическую силу, если подписывается цифровой подписью составителя.

Результатом обработки экономических задач на ЭВМ являются сводки, таблицы, построенные по определенным принципам. Они могут быть распечатаны, выведены на экран либо переданы в электронном виде или оставлены на хранение на машинном носителе в ЭВМ.

При разработке форм вывода информации могут использоваться уже готовые формы или разрабатываться новые, если готовые формы вывода не отвечают требованиям. Выходные сводки должны иметь достаточный объем показателей, достоверно отображать состояние объекта, поступать своевременно, когда в них возникает потребность, оформлять выдаваемые на печать сводки со всеми атрибутами и получать полностью заполненную при печати форму.