Структурная и функциональная организация аис и аит
Автоматизированная информационная система и составляющие ее автоматизированные информационные технологии отражают особенности той сферы деятельности, для которой они разрабатываются. Обычно АИС разрабатывается для улучшения управления предприятием – производственным, коммерческим, учебным и т.д. Предприятие же всегда является сложной системой, состоящей из объединения входящих в него подразделений, имеющих свои производственные и управленческие функции. Каждая подсистема сложной системы имеет цель, реализует свою функцию, что ведет и к сложной иерархической цели всей системы управления в целом. Отдельные объекты системы связаны многочисленными внешними и внутренними потоками информации (рис. 30).
Функционирование системы предприятия направлено на достижение определенных целей и создание условий для их выполнения. Таким целями может быть обеспечение устойчивости определенной структуры, повышения ее эффективности, обеспечения условий деятельности, направленных на сохранение или формирование у системы отдельных качественных особенностей, выполнение не только объема работ, но и соблюдение определенных условий, достижение определенных результатов.
Для выработки управленческих решений, являющихся управляющими воздействиями, необходимо накапливать информацию как о работе самой системы (внутреннюю информацию), так и условиях, в которых она действует (внешней информации, информации о свойствах окружающей среды). Отсюда следует, что важнейшей функцией любой системы управления является получение информации и ее обработка, осуществляемая по определенным алгоритмам, что позволяет вырабатывать управленческие решения.
Рис. 30. Схема организации предприятия
Информация фиксируется на различных материальных носителях, что требует организовать работу по ее сбору, записи, передаче, хранению, поиску, преобразовании по разработанным алгоритмам, выводу ее пользователю.
Выработка и принятие эффективных управляющих воздействий требует переработки больших массивов разнообразной информации, с чем система управления предприятием может справиться только с использованием АИС.
АИС – это система, направленная на уменьшение участия человека при выполнении рутинных операций по обработке информации, призванная готовить предварительную информацию, на основе которой человек (управляющий, лицо, принимающее решение), проанализировав имеющуюся информацию, выводы и рекомендации, подготовленные АИТС, принимает окончательное решение.
АИС является человеко-машинной, объединяющей возможности системы с автоматизированной технологией обработки информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных средах, и человека.
АИС позволяет получать достоверную и оперативную информацию, провести предварительные расчеты по нескольким вариантам развития событий, провести их анализ, сделать прогноз эффективности разных управленческих решений.
АИС для эффективности своей деятельности часто разбивается на ряд отдельных составляющих ее элементов (структур, систем, частей), каждый из которых может функционировать по своим правилам (алгоритмам). В ней выделяют аппарат управления, технико-экономическую информацию, методы и средства ее технологической обработки. АИС без аппарата управления, оставшаяся ее часть технологии тесно связана и образует АИТ.
Отдельные информационные технологии АИТ строится вокруг информационной модели предметной области, в ней действуют прямые и обратные связи между объектом управления и аппаратом управления. Через АИТ замыкаются потоки внешних информационных связей (рис. 31).
Рис. 31. Схема информационных потоков экономического объекта
Структура разрабатываемой АИТ должна отвечать ее месту в системе обработки информации объекта, отводимой ее роли. Она должна обеспечивать отбор и регистрацию данных, их оформление, накопление и хранение в виде информационных массивов, обработку данных и получение результатной информации, передачу данных от места их возникновения к месту обработки, и передача результатов – потребителям информации для принятия решения.
Процедуры преобразования управленческой информации определяются местом каждого вида информации в системе управления, принятым алгоритмам работы с нею. Состав алгоритмов преобразования информации, особенности выполнения алгоритмов и использования результатной информации зависят от особенностей экономического объекта.
Сбор информации, как правило, производится вручную в процессе обработки учетных форм Ведение и обработка учетных форм сопровождает выполнение отдельных видов работ (например, прием и отпуск материалов, изделий), либо выполнение финансово-кредитных операций, анализ распорядительной практики руководства предприятия. Как правило, отдельные операции сопровождаются регистрацией их проведения. Запись в первичные документы обычно ведется вручную, ее трудно автоматизировать.
Информация может передаваться различными способами: ручным способом – через курьера, по почте, либо с помощью средств коммуникации по каналам связи. Передача может совмещаться с ее регистрацией посредством ввода в ЭВМ при использовании электронных систем передачи данных – компьютерных сетей. По тем же каналам может передаваться и результат обработки информации. Использование электронных средств передачи информации не только ускоряет процесс прохождения информации и время обработки данных, но и ведет к повышению оперативности управления. Возможна передача информации на машинных носителях, использующих машинное кодирование.
Хранение и накопление информации производится в информационных банках, базах, на различных машинных носителях. Использование баз данных позволяет облегчить обработку информации, сделать доступнее всем заинтересованным в ее получении участникам процесса управления, возвращаться к ней не только в моменты первичного использования, но и в последующее время для анализа и сопоставления эффективности принимаемых решений с учетом ситуаций, в которых эти решения принимались.
С хранением и накоплением связан поиск данных – выборка нужных данных из массива информации на основе запроса пользователя.
Обработка экономической информации производится как в местах ее возникновения, децентрализовано, в АРМ специалистов различных служб, так и на всех уровнях работы с нею. Информация может распространяться и обрабатываться на всех рабочих станциях вычислительной сети. Результаты обработки в виде сводок, выводов, предложений могут печататься на бумаге, либо отображаться на экране, либо формироваться в виде файлов.
Принятие решения осуществляется специалистами с применением различных служб предприятия. Проведение ими тщательного анализа результатной информации сопоставляется с их опытом, знаниями, интуицией. При выборе решения рассматриваются различные допустимые альтернативные решения, оценивание их особенностей часто производится в диалоговом режиме с ЭВМ, что позволяет понять условия появления отдельных выводов, подкрепить или разрешить сомнения, вопросы или уточнить догадки.
Функционирование АИТ обеспечивается ее подсистемами.
Подсистема информационного обеспечения состоит из совокупности проектных решений по объемам, размещению, формам, организации информации в АИТ. Она включает в себя показатели, справочные данные, классификаторы, кодификаторы информации, специальным образом организованные унифицированные системы документации, адаптированные для автоматического обслуживания, массивы информации на различных носителях, а также персонал, обеспечивающий работу с информацией. Следует отметить целесообразность использования в системе информационного обеспечения инженеров по выявлению экспертных знаний, позволяющих внести в проектируемую систему элементы эвристических решений, субъективного опыта, что напрямую не может быть формализовано.
Подсистема лингвистического обеспечения – совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения запросов к АИС, обеспечения общения персонала АИТ со средствами вычислительной техники. К ним относятся информационные языки для описания структурных единиц базы (документов, показателей, реквизитов), языки управления и манипулирования данными информационной системы АИТ, диалоговые языки специального назначения и другие языки, система терминов и определений, используемых при разработке и в работе АИТ.
Подсистему технического обеспечения образует комплекс технических средств, обеспечивающих выполнение отдельных процедур АИТ: сбор, регистрацию, хранение, обработку, преобразование, передачу данных. К элементам технического обеспечения относятся и методические и руководящие материалы, техническая документация, а также и обслуживающий персонал.
Подсистему программного обеспечения формирует совокупность программ, организующих работу информационных технологий. К ним относятся программы операционной системы, прикладные программы общего назначения и специальные программы, методические и руководящие материалы по их применению персоналом.
Общесистемное программное обеспечение включает в себя программы, обеспечивающие работу вычислительной системы, рассчитанные на удовлетворение наиболее часто встречающихся потребностей и запросов пользователей, обеспечение часто встречающихся задач обработки информации. Специальное программное обеспечение – это совокупность программ, разработанных для конкретной АИТ и учитывающих ее особенности
Подсистема математического обеспечения – это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, которые могут быть использованы при решении задач, возникающих при проектировании АИТ. К ним относят средства алгоритмизации и моделирования процессов управления, математические методы решения задач управления, методы оптимизации исследуемых процессов и принятия управленческих решений. Для помощи при использовании математического обеспечения при проектировании новых АИТ используется техническая документация, которая содержит описание задач, задания по алгоритмизации, экономико-математические модели задач, текстовые и контрольные примеры их решения. Персонал подсистемы математического обеспечения составляют специалисты по организации управления объектом и его оптимизации, разработке математических моделей, постановщики задач управления, специалисты по вычислительным задачам, проектировщики АИТ.
Подсистему организационного обеспечения составляет комплекс документов, регламентирующих деятельность персонала АИТ при работе АИС, а также мероприятий, проводимых при подготовке персонала, организации его работы и формировании технической, информационной базы АИТ, а также организации взаимодействия пользователей АИТ и обслуживающего персонала с техническими средствами и между собой. В нее входит комплекс методов, учебно-методической документации и технических средств, обеспечивающих обоснование формулирования требований к уровню подготовки персонала, формирования системы его отбора и подготовки, а также проведения обучения персонала и организации его работы.
Подсистему правового обеспечения составляет совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и внедрении АИТ и АИС. Они определяют взаимоотношения между собой разработчиков и пользователей АИТ между собой на разных стадиях использования системы. К ним относят правовые акты по договорам между разработчиком и заказчиком, регулирующие условия их взаимодействия в процессе разработки, запуска в эксплуатацию и сопровождения в процессе эксплуатации. На этапе функционирования правовое обеспечение определяет статус АИС и АИТ в конкретных отраслях управления, компетенцию различных звеньев АИС и АИТ и организацию их деятельности, права и обязанности персонала и организацию снабжения техникой и использования результатов.
Подсистема эргономического обеспечения – это совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования АИТ для создания условий эффективной с точки зрения предприятия деятельности человека в ней, ее освоения и использования, и комфортных условий деятельности персонала, создания физиологически безопасных рабочих мест и использования технических средств. В него входит комплекс различной документации, содержащей эргономические требования к рабочим местам персонала, информационным моделям, условиям работы персонала, набор способов реализации этих требований.