Классификаторы, коды и их применение

Информация при ее машинной обработке группируется по отдельным признакам. На основании признаков информации разработаны системы классификации и кодирования. Вся информация фиксируется в виде букв и цифр, при этом количество всегда отображается цифрами, а признаки – только буквами или буквами и цифрами. Примерами признаков могут быть название предприятия, фамилии, вид операции, название продукции.

Для удобства описания признаков созданы формализованные описания, которые называют классификаторами.

Классификаторы – это средство автоматизированного описания, позволяющее относить объекты к одному из нескольких классов. Существуют классификаторы-

• общегосударственные, единые для всей страны;

• отраслевые, действующие в пределах отрасли. Они разрабатываются в типовых проектах автоматизированной обработки. Для бухучета созданы коды планов, счетов, видов операций, оплат, удержаний из зарплаты, операций движения материальных ценностей;

• локальные, действующие на отдельных предприятиях.

Примером общегосударственного классификатора может служить индивидуальный номер налогоплательщика – ИНН, который содержит значения номера территории, номера налоговой инспекции и номера налогоплательщика и контрольный разряд, позволяющий определить подлинность указанного ИНН.

Классификаторы имеют особое значение в компьютерных системах обработки информации, предусматривающие создание АРМ. В них кодируются те признаки, по которым ведется группировка информации в ЭВМ.

Классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании признаков и зависимостей внутри признаков. При этом соблюдается логическая зависимость между признаками. Например, коды районов следуют после кодов областей. Список оказывается упорядоченным, он состоит из отдельных строк с однородными признаками. Такой упорядоченный список называется номенклатурой.

После составления классификации производится кодирование каждой позиции номенклатуры условными обозначениями – кодами.

Код – это условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам. Эти знаки могут быть цифровые, буквенные, буквенно-цифровые или иные другие.

После присвоения объектам кодов создается классификатор – систематизированный свод однородных объектов и их кодовых обозначений. Классификаторы могут использоваться при ручной обработке информации, например, для подготовки первичных и сводных документов для их машинной обработки. На основании кодов документы могут группироваться и накапливаться.

При автоматизированной обработке информации классификаторы хранятся в памяти ЭВМ. Они сопровождают различные элементы информации и выдаются вместе с ними. Например, ввод табельного номера активизирует данные о рабочем с его ИНН и другой информацией.

Коды должны:

• охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию;

• быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта;

• быть стабильными;

• иметь резерв свободных номеров;

• у них должна быть минимальной длина кодового обозначения.

Иногда к основному коду через тире добавляется контрольный разряд, который обеспечивает автоматическое нахождение ошибки в записи цифр кода.

Кодирование информации производится по определенной системе. Могут использоваться порядковые системы, когда каждый элемент имеет номер в соответствии со своим расположением в списке, серийный, когда элементы делятся на серии, внутри каждой серии элементы имеют свои порядковые номера. Может применяться комбинированная система классификации.

Пример построения кода бухучета. Код счетов бухучета состоит из четырех цифр. Первые две означают номер счета, две последние – номер субсчета, который устанавливается на предприятии.

Для счета 10 «материалы» можно выделить три уровня, которым необходимо присвоить соответствующие коды, каждый из которых содержит :

Вид материальных ценностей – один знак;

Склад – один знак;

Номенклатурный номер материала – два знака.

По признакам принятых уровней можно установить следующие коды (табл. 4 ):

Таблица 4

Вид материала		Склады
Сырье и материалы	1	Сырья и материалов	1
Полуфабрикаты	2	Топлива	2
Топливо	3	Стройматериалов	3
Запасные части	4	Материалы
Прочие материалы	5	Краска масляная	01
Тара	6	Белила цинковые	02
Стройматериалы	7	Гвозди обойные	03

При принятой системе классификации код краски масляной образуется из номера балансового счета – 10, кода вида материалов – стройматериалы –7, кода склада стройматериалов – 3 и кода краски – 01.

В результате формируемый код краски окажется 107301.

При использовании персонального компьютера первичный документ может формироваться сразу, без составления его машинного варианта. Документ состоит из его реквизитов – признаков и оснований. Технологический процесс предусматривает автоматическое занесение реквизитов-признаков в документ. Для этого в компьютере имеется словарь-справочник, где записаны все коды всех номенклатур признаков используемой системы классификации.

Для справочника разработан отраслевой классификатор, единый для определенного вида деятельности. Для бухучета таким классификатором является план синтетических счетов. В словарь можно внести код нового признака, если его нет в словаре, при просмотре и корректировке словаря, или при внесении признаков объектов в процессе заполнения документов. При этом если какой-либо признак окажется отсутствующим в словаре, можно войти в него и внести код этого признака. В последующем признак будет использоваться наравне с ранее введенными признаками.

Кроме цифровых кодов могут использоваться мнемокоды, которые представляют собой буквенные или буквенно-цифровые обозначения кодов. Примерами мнемокодов могут служить коды первичных документов бухучета (табл. 5):

Таблица 5

Платежное поручение	ПП
Приходный кассовый ордер	ПКО
Расходный кассовый ордер	РКО
Накладная	НАКЛ
Договор	ДОГ
Спецификация	СПЕЦ

Цифровые коды обычно используют для кодировки сложных многопрофильных номенклатур, например, кодов материальных ценностей, готовой продукции, основных средств. Так, если выделить три признака – группа, подгруппа и позиция номенклатуры, то можно составить такую таблицу классификации материалов (табл. 6).

Таблица 6

Группа	Подгруппа	Позиция номенклатуры	код
Черные металлы 1	Чугун 1 Сталь 2	Передельный 1 Серый 2 Среднесортная 1 Мелкосортная 2 Обычная 3	111 112 121 122 123
Цветные металлы 2	Бронза 1 Медь .. 2	………………. 1 …………………2 …………………1	211 212 121

При использовании документа в компьютере на экране дисплея появляется окно унифицированного ввода или форма документа. Для каждого реквизита отводится специальное поле документа. Если какой-либо реквизит отсутствует в справочнике, можно, не прекращая ввода, вызвать словарь, ввести в него код нового реквизита.