Технология применения электронного документооборота

Любая задача принятия решения, экономическая задача решается на основании первичных документов, проходящих разные стадии обработки: его движение до обработки, в процессе обработки и после обработки. Документ возникает в ходе выполнения производственно-хозяйственной деятельности в различных подразделениях. Способ его формирования обычно ручной, с низкой степенью автоматизации. Могут появляться несколько копий документов, имеющие разные схемы движения, могут дублироваться реквизиты.

Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется в нескольких подразделениях: в цехе, на складе, в отделе сбыта, в бухгалтерии, производственно-плановом отделе. Каждый отдельный документ отражает какую-либо сторону хозяйственной деятельности и связан с другими документами.

В мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов, содержащих в основном тексты, и только около 10% из них приспособлены для автоматизированной обработки. Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота могут использовать текстовые редакторы. Предприятия с большим объемом документооборота (а также крупные предприятия) обычно используют специализированные системы управления документооборотом или разрабатывают собственные системы управления документооборотом.

Электронный документ представляет собой преобразованную информацию, выраженную в виде электромагнитных сигналов и хранящуюся на машинном носителе. Документ должен обладать юридической силой, что придает ему соответствующе оформление, завершающееся подписью ответственного лица и печатью организации. Это легко сделать на бумажном документе, но составляет определенную проблему при использовании электронного документа.

Внутренние документы, предназначенные для использования внутри предприятия, могут оформляться с некоторыми отступлениями в оформлении, например, у них может отсутствовать печать. Многие документы, особенно для внутреннего использования и облегчения ведения и анализа, ведутся в специальных таблицах, базах данных. Для оформления бумажных документов необходимая информация извлекается из базы данных и оформляется на специально для этого разработанном шаблоне (форме документа), который чаще всего повторяет общепринятую форму (бланк) документа.

Доверие к электронному документу основано на ограничении круга лиц, которые имеют доступ к его созданию и использованию. Оно обеспечивается технологией его разработки, хранения и применения.

Использование электронных документов требует определенной подготовительной работы. Для этого требуется, во-первых, определиться с формой ведения документа, накапливания, учета и использования информации. Во-вторых, разработать необходимые формы документов, порядок их оформления, учета и использования. В-третьих, необходимо определиться со способом формализации информации, создать базу данных учитываемых показателей информации и заполнить ее. В-четвертых, необходимо определить порядок внесения в нее изменений, защиты от несанкционированного доступа, использования информации, а также способом обеспечения сохранности хранимой информации.

Электронные документы могут создаваться разными способами. Так как исходная информация часто поступает в словесном виде, то ее требуется перевести на языке текста, а потом в экранную форму, для чего используется традиционный набор текста на клавиатуре. При поступлении информации в текстовом виде, она вводится в экранную форму либо повторным набором текста, либо сканированием полученного текстового документа. Документ может быть создан и программным путем как результат работы некоторой специализированной программы либо вставлен в итоговый документ как некоторый объект (внедрение или связывание документов). Документы могут быть получены и в виде электронных файлов, в последующем они могут использоваться либо как отдельные документы, либо связываться, внедряться в другие документы.