1. Заголовок:

а) адрес отправителя Как правило, типизированные

название фирмы клише уже отпечатаны типографским

дата отправления письма; способом на типографском бланке.

б) официальное обозначение

адресата.

2. Обращение Называется должность адресата, Допустимо использование

фамилия, имя и отчество; прилагательных:

(в коммерческой переписке, Уважаемый (должность)…

когда не предполагается Дорогой… (к знакомому адресату).

конкретное лицо, обращение

не предусмотрено);

стандартное обращение. Господа!

3. Основная часть:

а) повод для письма; Рады сообщить Вам…

Информируем Вас о…

б) конкретные предложения, Просим рассмотреть вопрос…

просьбы, рекомендации (подтвердить заказ, сообщить о

или решении…)

ответная реакция на предложения

партнёра: К сожалению, мы не можем

аргументация согласия / несогласия, принять...

выражение встречной просьбы или Со своей стороны хотели бы

предложения. попросить Вас…

4. Заключение:

а) выражение надежды на ответ, Надеемся получить ответ

на положительное решение вопроса, в ближайшее время…

выражение признательности, Ожидаем Вашего согласия…

предположения, что связь Заранее благодарны…

будет продолжена, уверения в С уважением…

в уважении и пр.;

б) подпись с указанием

должности и звания.

Такова основная структурная схема делового письма, конкретное наполнение которой, естественно, варьируется в зависимости от его разновидности. Так, ответное письмо начинается словами: «На основании Вашего письма (указывается исходящий номер письма и дата отправления)…»

Для делового письма характерно чёткое деление на абзацы (абзац – замкнутая смысловая единица). Любая избыточность информации противопоказана. Критерий количества информации – достаточность для решения коммуникативной задачи.

В деловом письме принято использование клише, подчёркивающих причинные связи: «В порядке обмена…», «В соответствии с предварительной договорённостью…», «В связи с необходимостью…», «Согласно Вашей просьбе (Вашему запросу)…, «В целях ознакомления…»

Лексика используется стилистически нейтральная, большинство слов употребляется в определённом сочетании с ограниченной группой слов:

получение – подтверждается («подтверждаем получение»);

действия – соответствуют / не соответствуют…;

доставка – обеспечивается, гарантируется… и т.п.

8. Виды коммерческих деловых писем. Язык и стиль коммерческой корреспонденции.

Коммерческие письма – один из видов официально-деловых писем, которые составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок от имени юридических лиц и имеют правовую силу.

Коммерческую корреспонденцию составляют следующие виды писем: письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация), письмо-ответ (на запрос, предложение, рекламацию), информационно-рекламные письма.

Коммерческое письмо, помимо ясности и точности изложения, должно отличаться и определённой воздействующей силой. Элементами такого воздействия являются этикетные фразы и конструкции, создающие рамки корректности и вежливости, а также задающие общению определённую тональность. Например: 1. Согласно нашей договорённости просим сделать нам предложение на поставку… 2. Мы будем рады, если Вы сообщите нам о возможности поставки… Оба предложения выражают просьбу, однако второе настраивает адресата на установление уважительных, доброжелательных отношений.

Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортёра к экспортёру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) и / или направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю).

Письмо-запрос обычно состоит из двух частей. Во введении излагается существо вопроса; в заключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договорённости, прежние письма.

В содержании коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар (количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки, условия платежа и т.п.).

При составлении письма-запроса используются стандартные языковые формулы:

Просим Вас выслать нам предложение на поставку...

Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы...

Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о...

Мы были бы рады, если бы Вы сообщили нам, можете ли Вы поставить...

Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о возможности поставить нам...

Мы хотели бы знать, когда (в какой срок) и по какой цене Вы можете...

Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение...

Мы заинтересованы в том, чтобы поставка была произведена в течение...

Образцы писем-запросов

18.01.2012 № 30-216/435 ЗАО "Росподшипник"

О запросе предложения

на подшипники

Уважаемые господа!

На основании торгового соглашения, заключённого в Москве 05.10.2011г., просим прислать нам Ваше предложение на 300 подшипников марки ... с поставкой в течение 2 квартала 2012 г. ежемесячно равными партиями.

Поставка должна быть произведена на условиях ___________________.

Заранее благодарим.

Директор по коммерции К.П.Фролов

***

10.03.2012 № 32-245/484 Москва, 107045… (адрес фирмы)

Фирма «Салют»

Уважаемые господа!

Просим известить нас, сможете ли Вы поставить мебель для офиса нашей фирмы.

Поставку необходимо осуществить в течение двух месяцев после размещения заказа. При условии конкурентоспособных цен и гарантии быстрой доставки мы хотели бы разместить заказ в Вашей компании.

Надеемся на положительный быстрый ответ и на то, что наши будущие деловые связи окажутся взаимовыгодными.

Заместитель директора по маркетингу И.П.Иванов

Приложение: перечень необходимых предметов офисной мебели в соответствии с номенклатурой изделий, названных в рекламном буклете Вашей компании.

Письмо-предложение (оферта) - это предложение продавца-экспортёра о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя-импортёра либо по инициативе продавца-экспортёра В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

При составлении письма-предложения используются стандартные языковые модели:

В ответ на ваш запрос от... мы предлагаем Вам...

Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом...

Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества).

Цена... составляет...

Товар будет поставляться в ... квартале текущего года.

Товар будет отгружаться в течение... (указание месяца) с.г.

Платёж производится через ... (указание банка).

Платёж должен быть произведён при предъявлении счёта и транспортных документов...

Настоящее предложение действительно до...(указание числа, месяца) с.г.

Образец трафаретного письма-предложения

Благодарим за запрос от_________________ и сообщаем, что можем предложить Вам________________________________ в количестве__________. (Наименование товара)

Качество -

Упаковка -

Цена -

Срок поставки -

Условия платежа -

Настоящее предложение действительно до ___________________.

С уважением (подпись)

Письмо-претензия (рекламация) - это коммерческий документ, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требования возмещения убытков. Рекламация может быть предъявлена в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта (договора).

Рекламация должна содержать: основания для предъявления претензии; доказательства - ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приёмки и т.д.); конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требование замены некачественного товара качественным; требование уценки товара и т.д.).

При составлении текста рекламации используются стандартные языковые формулы:

К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что...

К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены.

Мы официально заявляем Вам рекламацию на...

Наши клиенты заявили рекламацию на...

При приёмке товара были обнаружены следующие недостатки: ...

Сумма причинённого ущерба составляет _____(прописью) руб.

Акт экспертизы определяет, что...

Это даёт нам право обратиться в арбитраж.

Образец письма-претензии (рекламации)

Согласно договору № 17/84 от 15.01.2012 Ваша организация должна была поставить нам продукцию на сумму 500 млн. руб. к 01.03.2012. В связи с недопоставкой продукции у нас возникли убытки от уменьшения объёма производства.

В соответствии с договором (п. 11.2) Вам надлежит заплатить неустойку в размере 8% от стоимости недопоставленной продукции.

Признанную сумму просим перечислить на наш расчётный счёт.

Приложение: 1. Расчёт неустойки на 1 л. в 1 экз.

2. Расчёт убытков на 3. в 1 экз.

3. Документы, подтверждающие причинение убытков, на 6 л. в 2 экз.

4. Накладная от ______ № ___ .

5. Счёт ____ от ____________ .

Директор Н.П.Зотов.

Главный бухгалтер Е.Д.Борисова

Письмо-ответ на запрос составляется в том случае, когда продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-ответ на запрос может содержать следующую информацию:

- о принятии запроса к рассмотрению;

- о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;

- об отказе поставить товар, интересующий покупателя;

- об изменении условий запроса (изменение количества товара, модели, марки, сроков поставки и т.п.);

- об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

-Письмо-ответ может иметь форму трафаретного или обычного письма.

Образец письма-ответа

Благодарим Вас за запрос от 01.07.2012 о поставке партии мебели для офиса именно нашей фирмы. Сообщаем Вам, что с огромным удовольствием возьмёмся его выполнить.

Конкретную информацию о ценах, сроках поставки, транспортировке и форме оплаты Вы найдёте в приложении. Ещё раз хотелось бы Вас уверить в нашем желании сотрудничать.

Приложение: прайс-лист на 5 л. в 2 экз.

С уважением

директор фирмы "Салют" К.Н.Петров

В случае отказа поставить интересующий покупателя товар в письме-ответе могут быть использованы следующие стандартные языковые формулы:

К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно и выслать Вам конкретное предложение на поставку...

Мы просим Вас отложить решение этого вопроса до...

Просим Вас вернуться к этому вопросу в...

Письмо-ответ на предложение (оферту) может содержать согласие на условия предложения. В этом случае сделка считается законченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В этом случае между продавцом и покупателем может установиться переписка, продолжающаяся до тех пор, пока не будет достигнута полная договорённость.

Образец письма-ответа на предложение (оферту)

Уважаемые ________________________,

с благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения

от __________________ на ______________________(наименование товара)

В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара.

С уважением (подпись)

Письмо-ответ на рекламацию содержит сообщение о том, что претензия принята к рассмотрению; претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа её удовлетворения); денежная оплата произведена (с указанием суммы, номера и даты платёжного поручения); претензия отклоняется (полностью или частично) с указанием мотивов отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

В таком письме могут быть использованы следующие стандартные языковые формулы:

Приносим свои извинения за...

Подтверждаем получение Вашего письма от... Сообщаем, что Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмотрению)...

В удовлетворение Вашей претензии №___ от __________ переводим на Ваш счёт .... .

Ваша претензия признана необоснованной.

Считаем требуемую Вами скидку преувеличенной.

Образец письма-ответа на рекламацию

Мы получили Ваше письмо от_________ , в котором Вы обращаете наше внимание на задержку в поставке тракторов по контракту №___ .

Заверяем Вас, что мы принимаем действенные меры к отгрузке товара в срок, оговоренный в контракте.

О дате отгрузки товара уведомим Вас по факсу.

С уважением (подпись)

Таким образом, в настоящее время для русской письменной официально-деловой речи характерно разнообразие видов и жанров, преобразования на уровне языка и стиля. Деловое письмо является инструментом эффективного делового общения.