Расписка

Я, Степанов Игорь Владимирович (Мною, Степановым Игорем Владимировичем, …), студент 121 группы строительного факультета, получил от преподавателя физвоспитания Козлова В.И. 30 (тридцать) пар лыж для организации лыжного пробега 25 января 2012 года.

Обоснование: распоряжение заведующего кафедрой физвоспитания Галочкина Г.П.

23 января 2012г. (Подпись)

7. Общие правила деловой переписки.

В современной деловой жизни присутствуют разные виды деловых писем: письма-напоминания, письма-уведомления, приглашения и тому подобные виды письменного общения.

В некоторых случаях деловой этикет рекомендует передавать информацию только в письменном виде: например, приглашение на деловой приём, поздравление с юбилейной датой и др.

Более того, в некоторых случаях письменное сообщение должно быть сделано обязательно от руки. Например, выражение соболезнования никогда не печатается. Благодарность за поздравление, поздравление с повышением по службе, по поводу бракосочетания тоже рекомендуется написать от руки.

Запомните минимальный перечень ситуаций в деловой жизни, которые принято сопровождать письменными сообщениями:

• поздравление (в связи с юбилейной датой, по случаю бракосочетания, получения нового служебного назначения, по случаю выигранного конкурса и т.п.); надо иметь в виду, что с днем рождения письменно поздравляют только при наступлении круглой даты;

• соболезнование по соответствующему случаю (только от руки);

• выражение благодарности за приём ( на следующий день), за подарок, за поздравление (лучше писать от руки) ;

• другие подобные случаи.

Подпись под деловым письмом всегда делается от руки; факсимиле в деловых письмах не допускается, так как свидетельствует о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса.

Уважающая себя компания, которая испытывает подобные чувства к своим партнёрам, поставщикам и прочим корреспондентам, обязательно пользуется фирменной почтовой бумагой, на которой и пишутся деловые письма.

Почтовая бумага должна быть хорошего качества и разного формата – от стандартного А4 до небольшого А8. Цвет бумаги только светлый: белый, кремовый, светло-серый и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможны её эмблема или логотип (словесная форма товарного знака); в некоторых случаях там же напечатаны имя и фамилия сотрудника, может быть обозначена и его должность.

Вопрос о том, целесообразно ли тому или иному сотруднику дать право пользоваться почтовой бумагой, где, наряду с названием фирмы, указаны фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

Однако следует заметить, что деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге, без эмблемы фирмы.

До сих пор речь шла об общих этикетных правилах написания и оформления деловой корреспонденции. Но в силу того, что деловые письма обладают правовой значимостью, их смысловое содержание и языковое оформление должны удовлетворять определённым требованиям:

соответствовать конкретному виду письма (письмо-запрос, письмо-просьба, письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-уведомление, письмо-отказ, письмо-приглашение, письмо-благодарность, ответное письмо, сопроводительное письмо, рекомендательное письмо и пр.);

текст не должен допускать двоякого толкования, смысл каждого положения письма должен восприниматься адресатом однозначно;

если в письме затрагивается несколько вопросов, они по смыслу должны быть отделены один от другого;

деловое письмо должно точно и предельно лаконично передавать информацию (в этом случае оно лучше воспринимается);

язык деловых бумаг должен характеризоваться деловитостью и чёткостью; следует избегать длинных сложных предложений, большого количества причастных и деепричастных оборотов; недопустимы назывные предложения, риторические вопросы, метафоры и прочие средства речевой выразительности; рекомендуется прямой порядок слов в предложении (подлежащее – сказуемое – обстоятельство и т.п.), минимум прилагательных и (особенно) местоимений;

тон письма должен быть корректным и доброжелательным.

И главное: содержание текста должно соответствовать юридическим и административным нормам создания документов такого рода, правилам нотариальным, патентным и архивным.

Форма служебного документа определяется в соответствии с требованиями действующих ГОСТов (Государственный общероссийский стандарт), которые задают совокупность элементов его оформления. Служебный документ имеет, как правило, стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для документов данной разновидности.

Автор делового письма – обычно лицо юридическое (предприятие, фирма и т.п.). Разграничиваются понятия и сфера ответственности: технический составитель письма и автор, который своей подписью удостоверяет подлинность документа – со всеми вытекающими отсюда последствиями. Составитель и автор могут быть и одним лицом (с учётом должности составителя).

Письмо может быть написано как от первого лица («предлагаем», «просим»), так и от третьего лица («фирма предлагает»).

Цель письма – информировать и убедить адресата. Как правило, письмо составляется по одному конкретному вопросу.

Рассмотрим основную структуру текста делового письма и речевые конструкции, позволяющие изложить суть дела кратко, конкретно, однозначно.

Структура текста Речевые конструкции