3. Понятие документации и документа. Классификация документов.

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с документацией, т.е. обоснованием своей деятельности документами. Еще под документацией понимают совокупность всех документов.

По данным толковых словарей, слово «документ» в русском языке имеет 3 значения: 1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь. Расходные документы. Проездной документ. Документ об образовании. 2. Удостоверение, официальная бумага, свидетельствующие о личности предъявителя. Проверка документов. Предъявите свой документ. 3. Письменное свидетельство о каких-нибудь исторических событиях, фактах. Древнерусские грамоты – исторические документы [11, с.172].

Мы будем вести речь о документах в первом значении этого слова.

Документы – это деловые бумаги, подтверждающие какой-либо факт или право на что-либо и написанные в канцелярско-деловом подстиле официально-делового стиля. Иначе можно сказать, что документы – это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость.

Потребность в документах ощущается ежедневно, так как они регулируют социальную жизнь людей. Чтобы правильно истолковывать документы, нужно уметь грамотно их составлять. Нет такого человека, которому ни разу не приходилось бы писать просьбы, заявления, доверенности, отчёты, жалобы и т.п. Значимость роли документа подтверждается и тем, что официальные бумаги подвергаются стандартизации, т. е. требования по оформлению документов утверждаются законодательно, через ГОСТ (Государственный стандарт).

По целям, задачам и условиям документирования все документы можно разделить на отдельные типы и виды.

Существует два основных типа документов:

1) служебная документация – это документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных;

2) официально-деловая переписка – документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.

В рамках служебной документации по содержанию и назначению выделяют следующие виды документов:

* личные документы (автобиография, анкета, резюме, доверенность, жалоба, заявление и т.п.);

* распорядительные документы (постановление, приказ, решение, распоряжение, указание и т.п.);

* административно-организационные (договор, контракт, отчёт, устав и т.п.);

* информационно-справочные (акт, выписка, служебная записка, справка и т.п.);

* плановые (различные виды планов).

В зависимости от сферы человеческой деятельности различают следующие виды документов: управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др.

По доступности информации могут быть документы открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

По срокам исполнения документы разделяются на срочные, второстепенные, итоговые и периодические.

По критерию первичности происхождения различают оригинал (первый

экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.

По форме отправления различают традиционную почтовую корреспонденцию, электронную деловую корреспонденцию и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения) высылаются обычными почтовыми отправлениями.

Есть разные классификации и официально-деловой переписки.

По адресации официально-деловую переписку подразделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку.

Внутренняя деловая переписка ведётся между должностными лицами или подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. (Некоторые исследователи документацию этого типа называют служебной документацией).

Внешняя деловая переписка ведётся между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называются официальными письмами.

По тематическому признаку официально-деловую переписку (корреспонденцию) достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую. Деловая корреспонденция – это переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия. Коммерческая корреспонденция – это письма, которые составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения (письма-запросы, предложения, письма-претензии и ответы на эти виды писем). Например, рекламация (письмо-претензия) - это коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требования возмещения убытков.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация. Не требуют ответа сопроводительные письма (они выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам; их цель – фиксировать факт отправки), письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения (они констатируют свершившийся факт).

По композиционным особенностям различают одноаспектные и многоаспектные письма. Одноаспектное письмо посвящено одному вопросу (например, гарантийное письмо, письмо-приглашение). Многоаспектным считается письмо, содержащее разные вопросы (аспекты) – просьбы, извинения, гарантии. Каждому из аспектов содержания письма соответствуют особые языковые модели, содержащие ключевые слова: гарантируем, приглашаем, сожалеем.

По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма составляются по определённому образцу с использованием стандартных синтаксических конструкций и словосочетаний. Жёсткие требования предъявляются также к бумаге, составу реквизитов, оформлению всех элементов письма. Нерегламентированное деловое письмо отражает необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении. Текстовая структура такого письма является менее жёсткой.

4. Документирование управленческой деятельности. Язык и стиль инструктивно-методических, распорядительных и информационно-справочных документов.

Ядро служебной документации учреждения составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются организационно-правовая (инструктивно-методическая) документация; распорядительная документация; информационно-справочная документация; плановая и др. системы документации.

К организационно-правовой (инструктивно-методической) документации относятся устав, положение, инструкция, штатное расписание предприятия и некоторые другие документы.

Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определённой сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Устав общественной молодёжной организации, Устав добровольного спортивного общества, Устав Воронежского ГАСУ и др. Отдельно выделяют уставы, определяющие организацию определённой сферы деятельности Вооружённых сил России (Строевой устав, Дисциплинарный устав и др.). Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, уставы общественных организаций – их съездами, уставы предприятий, учреждений и организаций - вышестоящими органами: министерствами, ведомствами, местными властными структурами.

Положение о предприятии (организации, учреждении) - это организационно-правовой документ, который устанавливает статус предприятия (организации, учреждения) в структуре ведомственного (территориального) управления, регулирует порядок его повседневного функционирования, подчинённости и взаимодействия с другими предприятиями (организациями, учреждениями).

Положение о предприятии может включать ряд основных разделов:

1. Общие положения.

2. Основные задачи предприятия.

3. Функции предприятия.

4. Права и обязанности предприятия.

5. Руководство предприятия.

6. Взаимоотношения.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности предприятия.

8. Реорганизация и ликвидация предприятия.

Разрабатываются также положения о структурном подразделении предприятия (организации, учреждения).

Существуют разного рода инструкции: инструкция по виду деятельности предприятия (организации, учреждения), должностная инструкция работника предприятия (организации, учреждения)

К организационно-распорядительной документации относятся постановление, решение, распоряжение, приказ и др.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях решения наиболее важных вопросов их деятельности.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств и т.д., руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издаётся для решения основных оперативных задач. Приказ – это самый распространённый вид распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издаётся по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждения или его структурных частей; утверждения приложений, инструкций, правил и т.п. документов; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, предприятия, организации, а также по кадровым вопросам приёма, перемещения, увольнения и т.д. Приказ обязателен для всех работников отрасли или организации.

Текст распорядительного документа всегда состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

К информационно-справочной документации относится большинство документов, отправляемых из учреждений и направляемых им. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Эти документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, находящаяся в них, побуждает к действию или может быть принята к сведению.

Справки – документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Наиболее многочисленными являются справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт (например, справки с места работы или учёбы, о заработной плате, месте проживания и т.п.).

Служебная записка - документ, который адресован руководству и в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, каком-либо факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта и т.п.) или объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка.

Аналитическая записка включает подробный анализ ситуации; излагаемые факты (события, данные) комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Примерами актов могут быть акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приёма-передачи (дел, материальных ценностей и т.д.); приёма объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, товаров и др.

К плановой документации относятся различные виды планов.

5. Документирование договорно-правовых отношений экономической деятельности. В последнее время возросло внимание к документам, фиксирующим внутреннюю деятельность организаций. К таким документам относятся договоры и трудовые соглашения, заключаемые как с отдельными лицами, так и с другими организациями.

Договор (соглашение, контракт) – это документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.

Как правило, договоры имеют типовые тексты. Так, учредительный договор содержит сведения:

- о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью;

- о размере и составе уставного капитала;

- о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;

- о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов;

- об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

Разновидностью договора является трудовое соглашение.

Трудовой договор (трудовое соглашение) - юридически оформленное письменное соглашение сторон (именуемых, как правило, соответственно "Работодатель" и "Работник") об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые на себя обязательств в течение некоторого времени на определённых условиях.

6. Общие правила оформления документов.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов – реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки (элементы), установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Совокупность реквизитов, определённым образом расположенных в документе, называется типовым формуляром. Разрабатываются специальные формуляры-образцы, которые содержат все реквизиты, входящие в конкретные документы. Напомним, что требования к оформлению и расположению реквизитов в документах устанавливает ГОСТ. ГОСТ Р6.30-2003 предусматривает 30 реквизитов, в числе которых: государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской федерации, наименование организации, справочные данные об организации, наименование документа, дата документа, регистрационный номер документа, адресат, текст документа, подпись, оттиск печати и др.

Различают постоянные и переменные реквизиты. Постоянные реквизиты представляют собой заголовочный комплекс формуляра документа. На бланках учреждения их печатают типографским способом. Переменные реквизиты проставляют при создании конкретного документа. К постоянным реквизитам относятся: государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской федерации, эмблема организации, код организации – автора документа, основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учёт (ИНН/КПП), код формы документа, наименование организации – адресанта документа, справочные данные об организации. К переменным реквизитам относятся: наименование вида документа, дата, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, место составления или издания документа, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, виза согласования, оттиск печати, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии документа.

Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документов.

Рассмотрим заявление и расписку - документы, относящиеся к личным деловым бумагам.

Заявление – это внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявление-жалоба (жалоба), заявление-объяснение (объяснительная записка), заявление-констатация (докладная записка).

Обычно заявление пишется от одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема затрагивает интересы нескольких человек или целого коллектива. Пишутся заявления по конкретному поводу и посвящены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос.

Заявление обычно пишется от руки в одном экземпляре и содержит следующие реквизиты:

1. Наименование адресата в правой половине листа. Если адресат должностное лицо, то следует указать полное (без сокращений) наименование его должности, фамилию и инициалы в Дательном падеже.

Если заявление не содержит просьбы, то фамилию и инициалы писать не принято. Адресация копии указывается ниже, через интервал, с соблюдением тех же правил.

Пример адресации заявления-констатации:

Руководителю Аппарата Государственной Думы

Федерального Собрания Российской Федерации

Копия: Уполномоченному по правам человека в

Российской Федерации

Пример адресации заявления-просьбы:

Заместителю Руководителя

Аппарата Государственной Думы

Федерального Собрания Российской Федерации

А.И.Иванову

Если адресат учреждение, то его наименование пишется в Винительном падеже с предлогом в:

В профком Воронежского ГАСУ

2. Наименование подателя заявления (должность, фамилия, имя и отчество полностью) под наименованием адресата. Если с заявлением обращается лицо, постороннее для данной организации, то вместо должности указывается домашний адрес. Наименование заявителя пишется в форме Родительного падежа как без предлога (кого?), так и с предлогом (от кого?). Предпочтительным является первый вариант. После наименования адресата точка не ставится.

3. Наименование документа размещается ниже адресации, посередине строки; оно пишется двояко: а) или строчными (маленькими) буквами с точкой; б) или прописными буквами без точки (обычно это печатный вариант заявления). Чаще всего указывается общее наименование документа (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это в наименовании:

ЖАЛОБА

Или:

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

4. Текст просьбы с кратким обоснованием пишется с красной строки, размещается по всей ширине листа на один интервал ниже наименования. Слева от текста оставляются поля.

5. Если к заявлению прилагаются документы, то после основного текста с красной строки даётся указание о наличии приложения (если таковое имеется): «К заявлению прилагается / прилагаются ...».

6. Дата написания заявления помещается интервалом ниже основного текста, в левой части листа.. По стандарту число должно быть указано цифрой, месяц - словом, год - четырехзначной цифрой: 7 февраля 2012 г.

7. Подпись заявителя размещается интервалом ниже основного текста, справа от даты написания заявления.

Образец:

Ректору Воронежского ГАСУ

проф. Ю.М. Борисову

ассистента кафедры русского языка и межкультурной коммуникации

Столбова Николая Ивановича

З А Я В Л Е Н И Е

Прошу Вас предоставить мне внеочередной отпуск с 20 января по 1 февраля 2010 года в связи с необходимостью медицинского обследования.

Медицинская справка прилагается.

18 января 2012 г. (Подпись)

Расписка - это документ, подтверждающий получение ценных предметов тем, кто их получил. Она содержит следующие реквизиты:

1. Название документа.

2. Наименование автора (фамилия, имя, отчество, должность).

3. Обозначение действия (получил, получено) и условий его осуществления (на какой срок).

4. Наименование передающего (организации или лица с полным указанием фамилии, инициалов, должности).

5. Наименование полученного с указанием его точного количества.

6. На основании какого документа (распоряжения) получена ценность.

7. Дата.

8. Подпись получателя. Если получена большая сумма денег, то указывается адрес, серия и номер паспорта.

Образец: