3. Этикетные письма.

В мировой практике делового общения большое значение придаётся этикетным письмам, цель которых - поддержание социальных контактов для сохранения престижа фирмы, для развития деловых взаимоотношений. Их тон и стиль могут различаться степенью официальности / неофициальности, однако во всех случаях их главной чертой должна быть искренность.

К этикетным письмам относятся: письма-поздравления, приглашения, благодарственные письма (ответы на приглашение, визиты, при получении подарков), извинения, письма-соболезнования.

Письмо-поздравление даёт возможность поддержать престиж фирмы, так как внимание и уважение, проявляемые к сотрудникам и партнёрам, являются нормой деловой этики и свидетельствуют о долгосрочности и серьёзности деловых отношений. Письма этого рода повышают заинтересованность сотрудников в достижении успехов, свидетельствуют о признании заслуг.

Письмо- поздравление содержит следующие элементы:

- обращение;

- указание повода, по которому написано письмо;

- формулировка поздравления;

- вежливое заключение, содержащее выражение доброжелательного отношения к адресату.

Образец письма- поздравления

Уважаемый Евгений Иванович!

Примите мои поздравления по случаю успешного завершения работы и нового назначений. Искренне рад Вашему профессиональному и карьерному росту.

Готов и в дальнейшем оказывать Вам всяческую помощь.

С наилучшими пожеланиями ... (подпись)

Дата

Письмо-ответ на поздравление должно быть своевременно написано и отправлено после получения письма-поздравления. Отсутствие ответа на письмо-поздравление - признак низкой культуры. В ответе на поздравление должна быть констатация получения поздравления и искренняя благодарность за оказанное внимание.

Письмо-приглашение на открытие выставки, заседание, совещание, конференцию и т.п. должно быть кратким, чётким и корректным. Оно адресуется конкретному лицу, группе лиц или организации и включает:

- обращение;

- сообщение о мероприятии и поводе, по которому оно проводится;

- информацию о повестке дня;

- фамилии докладчиков по вопросам повестки дня заседания (конференции, совещания и т.п.);

- фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;

- дополнительную информацию;

- вежливое заключение.

Письма-приглашения рассылают деловым партнёрам при проведении презентаций, праздновании юбилейных дат и т.п.. Официальные приёмы требуют официального приглашения, стиль которого более формальный, чем стиль личного приглашения. Пишутся такие приглашения от обобщённого лица:

Приглашаем Вас принять участие в...;

Приглашаем Вас на...;

Просим Вас принять участие в... .

Образец письма-приглашения

Уважаемый Владимир Анатольевич!

Приглашаем Вас 30 апреля 2012 года на чествование, посвящённое

70-летию

профессора Юрия Ивановича Андреева.

Начало в 16 часов по адресу:

ул. Театральная, 23, ресторан "Россия"

Письмо-ответ на приглашение составляют в том же стиле, что и приглашение. Согласно деловому этикету единственной причиной отказа от приглашения может быть только ранее назначенная деловая встреча, совпадающая по времени с проводимым мероприятием. Например:

Уважаемый Юрий Иванович!

С сожалением сообщаю, что не смогу принять приглашение посетить банкет, так как в это время буду находиться в Москве на научной конференции.

Искренне ваш (подпись)

Письмо-извинение пишется в том случае, если были допущены ошибки или оплошности, требующие исправления. В соответствии с нормами делового этикета извинение необходимо приносить сразу и желательно в письменной форме. Письмо-извинение должно быть кратким и вежливым. В нём необходимо искренне выразить готовность нести полную ответственность за свои действия. В некоторых случаях важно показать, что автор понимает всю серьёзность ситуации и готов сделать всё для её исправления.

Образец письма-извинения

Уважаемый господин ... !

Во время нашей последней встречи я предложил отправить Вам подробную информацию о модели компьютера Packard Bell-425. Просматривая свои прошлые записи, я обнаружил, что не сделал соответствующей пометы и поэтому не отправил Вам запрошенную информацию.

Прилагаю брошюру. Прошу принять мои извинения за допущенную оплошность. Надеюсь, что задержка не привела к каким-либо неприятностям.

Искренне Ваш (подпись)

Письмо-соболезнование отправляется в скорбных ситуациях - при потере близких или родных. Выражение соболезнования - одна из наиболее трудных задач, так как письмо является напоминанием о потере, вместе с тем оно должно поддержать человека, вселить в него уверенность, что он не одинок. Письмо-соболезнование даёт корреспонденту возможность понять, что пишущему это письмо известно о его горе, что он готов помочь и поддержать. Письмо должно быть кратким, простым и искренним, выражать печаль и уважение. Письмо-соболезнование может начинаться с упоминания о его поводе (констатация факта, исключая подробности), а заканчиваться предложением помощи.

Образец письма-соболезнования

Уважаемая ...!

Все сотрудники отдела энергетики и топливного обеспечения выражают Вам глубокое соболезнование.

Мы имели честь знать Вашего мужа и работать с ним на протяжении многих лет, и теперь нам будет недоставать его дружеского присутствия.

Просим считать нас своими друзьями и сообщить, чем мы сможем помочь Вам.

Скорбим вместе с Вами.

Дата (подписи)