2. Интернациональные свойства русской официально-деловой письменной речи.

Мировой опыт официальной переписки показывает, что при всей специфике национальных школ делового письма требования, которые предъявляются к официальной информации, имеют интернациональный характер, так как эти требования предъявляются к содержанию всех текстов официально-деловой речи. К ним относятся:

- достоверность (объективность);

- актуальность (необходимость, новизна, своевременность);

- убедительность (аргументированность);

- лаконичность, точность и информационная достаточность;

- стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.

Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Требование убедительности (аргументированности) информации связано с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определённые действия, и от того, насколько достаточна обоснованность документа, письма, зависит его исполнение.

Требование лаконичности проявляется в том, что оптимально документ не должен превышать объём одной – двух страниц.

Требование точности предполагает ясность, недвусмысленность изложения в документе, что достигается предметной и коммуникативной точностью. Точность языкового оформления высказывания достигается точностью употребления слов, т.е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без точного знания их значения может привести к инотолкованию или бессмыслице. Нельзя, например, обсчитать данные, так как глагол обсчитать имеет значение «умышленно неверно сосчитав, недодать» - обсчитать покупателя, поэтому следует сказать обработать данные. Точность же неразрывно связана с грамотностью в широком смысле.

Требование информационной достаточности означает, что официальное послание должно содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Так, в информационном письме достаточно назвать факты и события; в заявлении предмет речи должен быть точно обозначен и обоснован. Недостаточность информации может привести к необходимости запроса дополнительных сведений. Избыточность же информации приводит к тому, что содержание документа Плохо воспринимается, суть его ускользает.

Унификация и стандартизация – обязательные признаки письменной официально-деловой речи. В той или иной степени они характерны для всех типов деловых бумаг.

Унификация служебных документов - это упорядочение структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и создание на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов.

В результате унификации сокращаются временные и материальные затраты на составление текстов служебных документов, обеспечивается наиболее целесообразное и оправданное применение языковых конструкций и терминов, совершенствуется форма и структура служебных документов. Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предполагает также единообразное размещение реквизитов на бланках документов, сокращение их формата, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.

Способ изложения текста в документе формально-логический, т.е. предмет рассматривается с позиций экономико-правовых, социальных, а не межличностных отношений, поскольку официальным автором и адресатом документа почти всегда выступают организации. Несмотря на то, что документ подписывается одним лицом (руководителем организации), автором документа выступает коллективный субъект. То же можно сказать и об адресате документа. Поэтому в языковом оформлении субъект действия часто представлен или собирательными существительными (руководство, администрация, акционерное общество и т.п.), или описательными конструкциями типа: Дирекция… ходатайствует…; Фирма… предлагает… Такие языковые конструкции демонстрируют неличностный характер письменного делового общения.

Стандартизация - это установление в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Требования к оформлению документов устанавливает Государственный общероссийский стандарт (ГОСТ). С 1 июня 2003 года действует ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Изд-во стандартов, 2003. В нём изложен порядок оформления документов, даётся перечень реквизитов. Существуют также межгосударственные стандарты, отраслевые стандарты (ОСТ), а также стандарты предприятий и учреждений (СТП).

Ещё одна особенность деловой речи – унификация языка служебных документов, т.е. широкое употребление устойчивых (стандартных, шаблонных) языковых оборотов (моделей), отражающих типовые ситуации общения. Задача составителя текста документа упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу или свою точку зрения, например: Сообщаем, что…; Считаем целесообразным…; Просим Вас рассмотреть вопрос о… и др.

Языковые формулы могут выступать как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или как элементы, определяющие его видовую принадлежность. Например, в гарантийном письме: Оплату гарантируем. Наш расчётный счёт...; В письме-претензии: … в противном случае дело будет передано в арбитражный суд. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку документа и его восприятие.

Кроме того, официальность и регламентированность (т.е. подчинение установленным правилам и ограничениям) деловых отношений предполагает соблюдение этических норм и делового этикета. В деловом письме регламентированность отношений между адресантом (автором письма) и адресатом (получателем письма) выражается с помощью речевых этикетных формул обращения и прощания а также через соблюдение общей тональности послания в рамках корректности и учтивости. В письменной деловой речи не допускаются ирония, сарказм, оскорбления Этикетные формулы не только придают письму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений (официальные, полуофициальные, дружеские) между отправителем и получателем корреспонденции. Этика деловых отношений проявляется в соблюдении ряда требований, предъявляемых к адресанту и адресату.

Адресанту (составителю) не рекомендуется:

- торопить адресата при вынесении решения словами срочно, незамедлительно, в возможно более короткие сроки. Предпочтительными будут языковые формулы: Прошу Вас ответить до такого-то числа; Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своём решении;

- навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: Прошу изучить и решить вопрос положительно или: Прошу утвердить эту кандидатуру;

- намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку: предлагаю внимательно изучить…;

- начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определённых обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться.

Адресат (получатель) должен дать оперативный и чёткий ответ организации-отправителю в виде ответного письма или послания, переданного с помощью других средств связи. О нарушении этических норм деловой переписки свидетельствует такая форма ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращается адресанту с размещённой на нём ответной информацией.