15.2 Виды деловых писем

По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

1. Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

- оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

- письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

- рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

2. Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:

- благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

- гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

- информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

- письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

- письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

- письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;

- письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

- письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

- письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

- сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

1. Письма-ответы – ответы на инициативные письма.

2. Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.

- письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).

- письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

[http://www.elitarium.ru/2010/08/04/struktura_sluzhebnogo_dokumenta.html]

Практическая работа №8. Составление служебной корреспонденции – 2 часа

Формат: работа в группах.

Предмет практической работы состоит в отработке навыков составления служебной корреспонденции.

Цели практической работы:

• составить служебную корреспонденцию;

• развитие навыков командной работы.

Содержание практической работы:

1 Формирование команд. Группа слушателей разбивается на чётное число команд численностью до 4 человек. Распределение производится случайным образом. Должна быть исключена возможность самостоятельного формирования команд слушателями с целью более полного выявления и совершенствования навыков групповой работы и лидерских компетенций студентов.

2 Выдача заданий и контроль исполнения. Содержание этапа:

• Выдача задания и его решение. На решение каждого кейса группам дается 5 минут.

• Презентация решений. По мере того, как группы представляют решения, преподаватель фиксирует наиболее удачные фразы и стилевые ошибки.

• Обратная связь. Оценка результатов, наличие в предложенных решениях:

а) структуры письма – присутствуют ли все 5 частей сообщения?

б) фиксация договорённостей – каковы дальнейшие шаги, кто будет их делать?

Кейс №1. Письмо-запрос:

Для заключения договора об оказании услуг Вам необходимы скан-копии: паспорта, диплома о высшем образовании, документов о повышении квалификации сотрудника, который будет выполнять данную работу. Эти бюрократические издержки обусловлены тем, что данный сотрудник будет иметь доступ к закрытой информации. Вам необходимо составить письмо к компании, сотрудник которой будет работать с вами.

Составьте письмо-запрос.

Кейс №2. Сопроводительное письмо:

Согласно пункту 2.3 Договора №74 от 17.03.2012 г. на оказание консультационных услуг по теме «Анализ целесообразности выхода ОАО «Н» на рынок молочных продуктов Республики Башкортоста́н» отчет по выполненной работе предоставляется на бумажном носителе в двух экземплярах и на электронном носителе (CD-ROM). Вы выполнили данную работу и собираетесь направить финальный отчет в адрес заказчика.

Составьте сопроводительное письмо.

Кейс №3. Служебная записка:

Вы являетесь начальником департамента экспертиз теплоснабжения ОАО «Т».

Вы считаете, что ваша команда в состоянии выполнить работу, объявленную в открытом конкурсе на право заключения контракта на оказание услуги по проведению экспертизы предложений об установлении тарифов и экономически обоснованной величины необходимой валовой выручки для расчета тарифов на товары, услуги в сфере теплоснабжения ОАО «ГК».

Однако, согласно п.п. 1.22 Конкурсной документации участник конкурса должен предоставить обеспечение заявки на участие в конкурсе в размере 5% от начальной (максимальной) цены контракта, что составляет 225 000 руб. (НДС не облагается). Данная сумма возвращается в течение пяти рабочих дней со дня подписания протокола оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе или в течение пяти рабочих дней со дня заключения государственного контракта с победителем конкурса (пп. 1.22.4 Конкурсной документации).

Вам необходимо получить от финансового директора вашей компании (Фролова Валентина Николаевна) разрешение на перечисления указанных средств.

Составьте служебную записку.

Вариант решения:

Кейс №1. Письмо-запрос:

Уважаемый Иван Иванович!

В связи с принятыми в нашей компании правилами работы с внешними провайдерами, все консультанты, имеющие доступ к закрытой информации, проходят регистрацию в службе безопасности. Это является необходимым условием для заключения договора об оказании услуг аудита. По этой причине пришлите нам, пожалуйста, по электронной почте скан-копии документов на Григорьева И.Г., который будет руководить процедурой финансового аудита.

Для регистрации потребуется:

1. Общегражданский паспорт

2. Диплом о высшем образовании

3. Свидетельство о повышении квалификации

Пожалуйста, пришлите копии документов до 18:00 пятницы 1 апреля.

С уважением,

…

исп. Иванов И.И.

тел. (495) 000-00-00

Кейса №2. Сопроводительное письмо:

Уважаемый Сергей Геннадьевич!

В соответствии с договором №74 от 17.03.2012 г. на оказание консультационных услуг направляем Вам экспертный отчет по теме «Анализ целесообразности выхода ОАО «Н» на рынок молочных продуктов Республики Башкортоста́н».

ПРИЛОЖЕНИЕ:

- Отчет по теме «Анализ целесообразности выхода ОАО «Н» на рынок молочных продуктов Республики Башкортоста́н» на 434 стр. в 2-х экземплярах;

- Отчет по теме «Анализ целесообразности выхода ОАО «Н» на рынок молочных продуктов Республики Башкортоста́н» на электронном носителе (CD - ROM).

С уважением,

…..

исп. Иванов И.И.

тел. (495) 000-00-00

Кейс №3. Служебная записка:

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Уважаемая Валентина Николаевна, ОАО «Т» принимает участие в открытом конкурсе на право заключения контракта на оказание услуги по проведению экспертизы предложений об установлении тарифов и экономически обоснованной величины необходимой валовой выручки для расчета тарифов на товары, услуги в сфере теплоснабжения ОАО «ГК».

В соответствии с п.п. 1.22 Конкурсной документации участник должен предоставить обеспечение заявки на участие в конкурсе в размере 5% от начальной (максимальной) цены контракта, что составляет 225 000 руб. (НДС не облагается).

Согласно п. 1.22.4 Конкурсной документации обеспечение заявки на участие в конкурсе возвращается в течение пяти рабочих дней со дня подписания протокола оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе или в течение пяти рабочих дней со дня заключения государственного контракта с победителем конкурса.

Прошу Вас рассмотреть возможность перечисления данных средств.

Реквизиты для перечисления обеспечения заявок на участие в конкурсе:

Банк получателя:

р/с №

к/сч №

БИК

ИНН

КПП

Начальник департамента

экспертиз теплоснабжения И.И Иванов