Тема №15. Основы делопроизводства в предпринимательстве – 2 часа

План лекции:

15.1 Требования к структуре служебной документации

15.2 Виды деловых писем

15.1 Требования к структуре служебной документации

Большая часть деловой информации – это письма, требующие ответа или пересылки, отчеты или выдержки из них, профессиональные публикации, деловые документы.

Виды служебной документации: письма; служебные записки; доклады; сопроводительные письма; приказы; служебные инструкции.

В официальных документах применяется официально-деловой стиль. Письма излагаются на официальных бланках, имеющих набор обязательных реквизитов (эмблема и наименование организации, служебные телефон, факс и электронную почту, адрес организации).

Требования к содержанию служебного документа:

• точность и ясность изложения мыслей;

• максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз;

• краткость, лаконичность, не многословие, отсутствие пустых фраз;

• грамотность (орфографии, пунктуации, грамматики и стиля);

• корректность.

Для удобства восприятия текст служебной документации разбивается на блоки (группу строк, объединенная общим содержанием).

Типовая структура наиболее распространенных типов служебной корреспонденции

Приказ:

• распорядительная часть;

• предписывающая часть;

• способ контроля;

• информируемые подразделения.

Служебная инструкция:

• общая часть;

• функции;

• обязанности;

• права;

• взаимоотношения;

• ответственность;

• оценка работы.

Письмо-запрос:

• причины, побудившие просьбу;

• изложение просьбы;

• ожидаемый результат;

• готовность к сотрудничеству.

Письмо-ответ:

• повторение просьбы;

• причины принимаемого решения;

• констатация решения.

Сопроводительное письмо:

• сообщение о высылаемом;

• уточняющие сведения;

• готовность к сотрудничеству.

Типовая структура делового письма:

1. Вступление. Делается для того, чтобы адресат сразу имел возможность получить четкое представление, о чем письмо. Вступление включает в себя:

• заголовок («шапка») размещается в верхней части листа. Элементами заголовка являются:

а) фирменный знак;

б) наименование фирмы;

в) почтовый адрес;

г) номера средств связи.

Для оформления заголовка используют нестандартный шрифт.

• дата письма указывается отдельной строкой в правой или левой верхней части страницы;

• обращение в письме играет роль приветствия. Его форма зависит от официального статуса адресата.

Лучше употреблять персональное обращение. Например, «Уважаемый господин Волков!», «Уважаемая Наталья Ивановна!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые партнеры!». В обращении не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека. При печатании обращение выравнивается по центру.

• предметная строка служебного письма дает краткое и точное название документа, т.е. краткая формулировка основной причины, по которой отправляется данное деловое письмо. Может включать:

а) сылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма. Указываются данные документа в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например: В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения...».

б) констатацию факта. Например, «Обращаюсь с письмом в связи с…», «Согласно телефонному разговору…», «Компания «Y» предлагает …», «Доводим до Вашего сведения, что …».

2. Основная часть - изложение основной сути делового письма.

Основная часть должна состоять из нескольких взаимосвязанных между собой и выстроенных в логическом порядке предложений. Заканчивается этот раздел подведением итогов с выражением надежды, уверенности, извинения и т.п. – в зависимости от темы письма.

3. Заключение – вежливая подпись. Заключительные фразы зависят от темы письма и степени знакомства с адресатом. Например, «С уважением, …», «Искренне Ваш …». Под этими фразами указывается Ваша должность и подпись – фамилия, имя, отчество. Если Вы довольно хорошо знакомы с адресатом, можете просто написать: «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего» без указания должности.