Подготовка справочников

Обычно технология ведения компьютерного учета предполагает выполнение первоначального подготовительного этапа по вводу справочной информации. К справочной информации относятся сведения об учредителях предприятия, его контрагентах, номенклатуре товарно-материальных ценностей, сотрудников и т.п. В последующем справочная информация используется в двух аспектах.

Во-первых, справочные данные необходимы для оформления различных документов и включения в них справочных сведений. Например, для физических лиц это - фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адрес места жительства и другие реквизиты. Для юридических лиц - наименование предприятия, почтовый и юридический адреса, банковские реквизиты и т.п.

Во-вторых, справочники используются для формирования списков возможных значений субконто, то есть для организации аналитического учета на счетах бухгалтерского учета Часто на счетах бухгалтерского учета ведется аналитический учет, детализируемый в разрезе некоторых субъектов или объектов учета: учредителей, поставщиков, покупателей, материалов, МБП, основных средств и т.п. С этой точки зрения важно, что справочники содержат перечни объектов, в разрезе которых ведется учет, например перечень наименований материалов, основных средств, организаций и т.п.

Общие принципы ведения аналитического учета, состав и структура справочников закладываются на этапе конфигурирования программы. На этапе использования программы важно научиться правильно работать с существующими справочниками - добавлять в них новые элементы, удалять ненужные, исправлять значения реквизитов.

Обращение к справочнику

Форму любого справочника можно вызвать на экран через главное меню программы "Операции - Справочники". В этом списке клавишами или мышью следует выбрать наименование нужного справочника и затем нажать кнопку "ОК". На экран будет выдано окно со списком всех существующих в системе справочников, которое показано на рис. 4-1.

Рис. 4-1. Окно выбора справочника

Кроме того, при конфигурировании могли быть определены и другие способы для вызова справочника Например, в рассматриваемой конфигурации программы в главном меню существует специальный пункт "Справочники". Через него можно обратиться к списку наиболее часто используемых справочников. Так, справочник "Контрагенты" можно вызвать через меню "Справочники - Контрагенты".

Форма диалога для ввода нового элемента справочника

Внешний вид формы справочника полностью определяется в процессе настройки конфигурации. Однако существует очень много общего в оформлении справочников и в порядке работы с ними, Рассмотрим пример заполнения справочника "Контрагенты" и на нем разберем основные приемы работы с любыми другими справочниками. Для этого введем в справочник "Контрагенты" сведения о нескольких контрагентах предприятия ООО "Ивент". В справочнике "Контрагенты" предложена такая структура контрагентов: банки, перевозчики, покупатели, поставщики, таможни, учредители и сама фирма.

Задача 4-1

Необходимо в справочник "Контрагенты" ввести информацию об юридических лицах - контрагентах организации ООО "Ивент"

Полное наименование: Общество с ограниченной ответсвенностъю "Ивент"

Юридический адрес: г. Киев, ул. Столичная 4, кв. 6

Физический адрес: г. Киев, ул. Столичная 4, кв. 6

Телефон: 234-43-43

По ЕГРПОУ: 4324324444

Инд. налог, номер: 23434444

Номер свидетельства: 42342344

Вид взаиморасчетов: в разрезе договоров

Основной договор: ДГ-0000002 от 05.02.01г.

Основной вид торговли: бартер

Расчетный счет: 43243243434

Банк: "КИСВО-ПЕЧЕРСЬКИЙ" АКБ г.Киев

КБ "ЗГОДАБАНК":

Полное наименование: АКБ "ЗГОДАБАНК" г. Киев

Юридический адрес: г. Киев, ул. Декабристов 2

Физический адрес: г. Киев, ул. Декабристов 2

Телефон: 321-43-54

По ЕГРПОУ: 53245325

Инд.налог. номер: 54434534

Номер свидетельства: 435345345

Вид взаиморасчетов: в разрезе договоров

Н а рис. 4-2 можно видеть, что в заголовке окна справочника указывается его название (в рассматриваемом случае - "Список контрагентов"). Название может быть изменено на любое другое в процессе конфигурирования. Ниже заголовка расположена панель инструментов. Такая форма представления информации справочника называется "формой списка".

Рис. 4-2. Окно справочника "Контрагенты"

Окно формы списка любого справочника практически всегда представляет таблицу, состоящую из нескольких граф. В табличной части справочника контрагентов присутствуют графы "Код", "Наименование", "ЕГРПОУ", "Адрес".

Программа "1С:Бухгалтерия" позволяет организовать многоуровневые справочники до 10 уровней вложенности. Использование многоуровневых справочников позволяет организовать условно-постоянную информацию и классификаторы с нужной степенью детализации, а также организовать ведение многоуровневого аналитического учета по счетам. Обычно, если справочник допускает иерархическое подчинение элементов, то в окне, помимо табличной части, содержится дерево групп. Взаимное расположение дерева групп и таблицы, вообще говоря, может быть совершенно произвольным, однако наиболее часто их располагают рядом, слева - дерево, справа - таблица, что мы и видим на рисунке. На момент, когда справочник еще не заполнен, в дереве групп отражена единственная группа, не содержащая подчиненных. Ее наименование соответствует наименованию всего справочника

При большом количестве реквизитов, описывающих элементы справочника, в табличную часть формы списка, как правило, включаются лишь те реквизиты, которые идентифицируют элемент справочника (код, наименование и т.п.). В связи с этим, форма списка используется, как правило, для поиска элементов справочника и их выбора Для ввода или редактирования элементов справочника требуется иметь доступ ко всем реквизитам и в этом случае используется другая форма - форма элемента справочника.