IV Управление организационными процессами

17 Информационно-коммуникационное обеспечение Менеджмента

Термин «информация» имеет латинское происхождение и дословно означает разъяснение, изложение, осведомленность. Информация понимается как некоторая совокупность сведений об окружающем нас материальном мире.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе, переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности организации на высшем уровне управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев в вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются следующие требования: краткость, четкость формулировок, своевременность поступления; точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки данных.

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации – это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а так же его полномочий в принятии управленческих решений. Оснащение современной электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы, значительно повышает эффективность планирования. Применение Интернет, развитие систем телекоммуникаций уже сейчас позволяет реально объединять все технические средства для ускорения решения производственных проблем и стратегических задач.

Управленческая информация может отражаться в виде материального объекта с информацией, закрепленной человеком заданным образом, для ее передачи во времени и пространстве документально. Документы – это определенным образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которыми оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения и действия юридических и физических лиц.

Документирование информационного обеспечения системы менеджмента обеспечивается их регистрацией, контролем за исполнением, надлежащим хранением исполненных документов и передачей законченных дел в архив организации.

Коммуникации – это передача информации от одного объекта к другому, причем субъектами могут быть отдельные личности, группы или организации. Основная цель коммуникационного процесса заключается в обеспечении понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвующих в нем людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективность, следует иметь представление о его стадиях, в которых участвуют двое или большее число людей.

Коммуникации представляют собой связующий процесс, от качества которого зависит реализация поставленных целей. Для успеха индивидов и участников необходимы эффективные коммуникации.

Хотя общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем.

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя и более людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

Коммуникационный процесс является основным связующим процессом в управлении. Коммуникация пронизывает все виды управленческой деятельности, она представляет исходные данные для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи, корректировки целей и процедур деятельности предприятия в соответствии с требованиями ситуации и меняющегося окружения.

Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В коммуникационном процессе выделяют четыре основных элемента: источник (отправитель), само сообщение, канал связи и получатель. Получатель – это наиболее важный элемент коммуникационного процесса. Кроме указанных элементов в системах коммуникации важную роль играют такие понятия, как результат (эффективность) коммуникации и обратная связь.

Результат коммуникации – это изменения в поведении получателя информации, которые происходят вследствие передачи сообщения. Обратная связь – это реакция получателя на сообщение источника. Источник может использовать обратную связь, в частности, при передаче последующих сообщений. Обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение воспринято и понято. Кроме того, обратная связь позволяет обеим сторонам подавлять информационные шумы (все, что искажает смысл сообщений).

А) Вопросы к теме

1. Уровни информационного обеспечения менеджмента и типы

2. информации

3. Автоматизированное рабочее место руководителя

4. Нормативно – методическая документация в системе менеджмента

5. Управленческое общение и коммуникация

6. Распоряжение и сообщение

7. Техника обратной связи

8. Невербальные средства общения и их возможности

9. Приемы аттракции в менеджменте

Б) Темы докладов и рефератов

1. Основные направления совершенствования информационного

2. обеспечения менеджмента

3. Информационная база руководителя

4. Совершенствование информационного обеспечения менеджмента, роль компьютеризации в работе менеджера

5. Построение информационных систем

6. Роль и место управленческого общения в деятельности руководителя

7. Основные этапы движения информации

8. Публичная речь

9. Критика

10. Приемы повышения эффективности управленческого общения

11. Слухи в управленческом общении

12. Причины искажения коммуникаций в менеджменте

В) Основные термины и понятия темы

Информация, информационная система, внутренние каналы связи, внешние каналы связи, сбор информации, регистрация, обработка, накопление, передача, хранение, обработка знаний, обработка данных, носители информации, автоматизированная обработка информации, нормативно – методическая документация в менеджменте, информационная технология и ее виды; коммуникация, коммуникационная сеть, коммуникационные стили, межличностная коммуникация, невербальная коммуникация, обратная связь, открытость коммуникации, передатчик, получатель послания, отправление послания, распоряжение, сообщение, публичная речь, критика, аттракция.

Г) Тренинги, тесты, элементы деловых игр, практические задания и дискуссии

1) Тесты: «Самооценка», «Умеете ли Вы слушать?».

2) Тренинги: «Глухой телефон», «Публичная речь»

3) Дискуссия – тренинг: «Аттрактивны ли Вы?»

Д) Библиография: 8, 11, 12-18, 19, 20, 22, 40-42, 56, 63, 64: 1, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11,12, 16, 19, 22, 25, 29, 33, 41-44, 50-51, 54, 61 и другие.