4. Методика розробки посадових інструкцій

Посадова інструкція – це нормативний документ, в якому визначаються завдання, права, обов'язки та відповідальність посадових осіб. Її розробляють щодо конкретної штатної посади, у ній розкривають функціональну структуру діяльності посадової особи. Структура типової посадової інструкції:

1. назва посади;

2. загальне положення, цілі й завдання; права й обов'язки;

3. відповідальність;

4. взаємозв'язки з іншими посадовими особами;

5. критерії оцінки виконання посадових обов'язків;

6. оклад і порядок преміювання;

7. порядок призначення, звільнення й заміщення посади;

8. висновок (додаток Д).

Основою для визначення завдань і обов'язків є кваліфікаційний довідник посад службовців. З посадової інструкції фіксують два види взаємовідносин посадової особи:

1. між безпосереднім керівником;

2. з підлеглими йому працівниками.

Для чіткої організації й планування роботи з метою раціонального розподілу праці необхідно розробити посадові інструкції кожному працівникові бухгалтерії. Дотримання посадової інструкції повинно бути покладене в основу оцінки роботи працівника.

Посадові інструкції диференційовані залежно від трьох основних категорій управлінського персоналу, їх поділяють на три види: для керівників, спеціалістів і технічних виконавців. Завдання, функції, характер відповідальності, форми стимулювання відрізняються. Посадові інструкції потрібно розробляти одночасно комплексно як за підрозділом апарату управління, так і в цілому по підприємству для врахування поставлених завдань, уникнення дублювання й забезпечення необхідних організаційних взаємозв'язків і функціональних відносин між посадовцями. На підприємствах виділено п'ять видів рішень: хто, що, коли, де, скільки.

Розглянемо права й обов’язки головного бухгалтера відповідно до нормативних документів, які є основою для складання його посадової інструкції:

1. призначається або звільняється з посади керівником і безпосередньо йому підпорядкований;

2. несе відповідальність за дотримання встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку;

3. забезпечує контроль і відображення на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій, надання оперативної інформації, складання і подання у встановлені терміни бухгалтерської звітності з метою виявлення й мобілізації внутрішньогосподарських резервів здійснює економічний аналіз діяльності підприємства;

4. підписує разом з керівником підприємства документи, що є підставою для приймання й видачі матеріальних цінностей і коштів, а також розрахункові, кредитні та фон зобов’язання, візує господарські договори;

5)бере участь у роботі юридичних служб по оформленню матеріалів щодо відшкодування втрат від нестач і крадіжок власності підприємств. Головному бухгалтеру заборонено приймати до виконання документи на операції, що суперечать вимогам законодавчих та інших нормативних актів, порушують договірну й фінансову дисципліну, завдають шкоду державі.

4. Особливості застосування стандартизації в організації обліку й контролю

Стандартизація в обліку полягає у визначенні та застосуванні комплексу правил, норм, вимог із методики та організації обліку з метою забезпечення оптимальності облікового процесу. Стандартизація у бухгалтерському обліку поширюється на:

а) методику й техніку обліку;

б) організацію облікового процесу (стандарт технологічного облікового процесу; в) організацію роботи бухгалтерії;

г) організацію роботи функціонального підрозділу;

д.) методику й техніку обліку, організацію облікового процесу (стандарт технологічного облікового процесу, організацію роботи бухгалтерії (стандартні форми бухгалтерського обліку).

5. Особливості розробки графіків, інструкцій та інших документів

Графіки – основа функціонування посадових осіб, вони деталізують, конкретизують посадові інструкції. Графіки групуються за різними напрямками:

1. за періодом дії їх поділяють на: постійні; разові;

2. за технікою складання їх поділяють на: таблично – текстові; лінійні. Найбільш розповсюджені текстові графіки табличної форми з використанням елементів – символів;

3. за поширення на елементи структури бухгалтерії розрізняють зведені, структурні та індивідуальні графіки.

Зведені графіки розробляють під кінцеву роботу для бухгалтерії у цілому, у них зазначають:

1. назву, зміст роботи;

2. час підготовки;

3. дату завершення;

4. відповідальну особу.

Щоб зробити зведений графік треба спочатку визначити графічні зв'язки виконавців з іншими структурними підрозділами. Для структурних графіків необхідний графік зв'язків виконавців у структурному підрозділі. У структурних графіках указується: назва роботи, період виконання роботи, строк, час виконання, завершення (можна і в годинах), хто виконавець, кому здати результати роботи. Такі графіки будуються для кожної структури бухгалтерії (сектора, відділу або групи).

Індивідуальний графік працівника базується на зведених графіках та на посадових інструкціях. У ньому визначають: щоденну роботу, підсумкову роботу за місяць. В індивідуальному графіку найбільш характерними є такі показники:

1. вид, назва роботи до вказівок конкретних документів;

2. характер роботи;

3. від кого одержати документи;

4. строк надходження (у днях і годинах);

5. строк завершення робіт (обов'язково в днях і годинах);

6. кому здати результат.

Індивідуальний графік роботи бухгалтера з обліку матеріальних цінностей подано у табл. 2.1