Таблиця 6.4 Зведений графік руху носіїв з обліку праці та її оплати

Назва доку­мента	Складання та передання		Прийом та пере­вірка		Обробка даних і їх подальша фіксація		Архівація носіїв ін­формації
	виконавець	строк	Виконавець	строк	виконавець	строк	виконавець	строк
Табель обліку робочого часу	табельник	1 числа	бухгалтер	1 числа	бухгалтер	2 числа	бухгалтер	8 числа
Наряд на відрядну роботу	майстер	Щодня за попередній день	бухгалтер	Щодня на другий день після одержання	бухгалтер	Щодня після одержання	бухгалтер	8 числа
Рапорт виробітку	майстер	1, 11, 21 числа	бухгалтер	2, 12, 22 числа	бухгалтер	3, 13, 23 числа	бухгалтер	8 числа

5. Організація технології облікового процесу

Організація технології облікового процесу на різні етапах має свої особливості. На етапі первинного обліку потребує встановлення раціональної послідовності створення документів із мінімальними витратами часу та людських ресурсів, для цього визначають:

1. перелік робіт для створення документа;

2. склад відповідальних осіб;

3. час роботи від складання до передавання;

4. технічні засоби;

5. спосіб і час передавання від одного виконавця до іншого.

Для оптимізації руху документів на кожний з них складають оперограму або документограму.

Операції поточного обліку поділяються на 4 види: просування (прийом, передавання) первинних документів, їх перевірка, арифметичні дії (підрахунки, розрахунки), групування, перегрупування.

Кількість та різноманітність цих робіт залежить від наявності ЕОМ, їх типу, виду, системи. Першою операцією є прийняття документів. Складається графік надходження документів кожного топологічного виду із вказівкою назви документа, осіб, хто подає й приймає, строків та порядку подання, строків перевірки, прийняття документів підтверджується підписом про приймання у супровідному документі (реєстрі).

Після прийняття відбувається перевірка документів за усіма ознаками: за змістом, законністю, правильністю оформлення, Перевірка документів повинна здійснюватись з погляду законності операцій, дотримання вимог, щодо їх заповнення й правильності щодо арифметичних підрахунків. Вона виконується з трьох позицій:

1. Формальна при формальній перевірці встановлюється повнота й чіткість заповнення.

2. Арифметична здійснюється в тих документах, де є підсумки, а також вартісні показники.

3. Логічна встановлює законність і цілеспрямованість господарської операції, оформлення документами.

Після перевірки документи передають на обробку: виконання арифметичних підрахунків або розрахунків, складання бухгалтерського запису, формування показників в аналітичному та синтетичному розрізах. Рух документів організовують за графіками.

Таксування – це розцінка документів, яка виконується по матеріальним документам і по нарахуванню заробітної плати. Її сутність полягає у приставлянні у відповідних графах ціни, суми, тобто у грошовій оцінці операції.

Групування – це підбір документів в окремі групи з однаковим змістом господарських операцій. Його сутність полягає в об’єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи й записом групування відомості.

Розноска – це запис операцій з документів на рахунки синтетичного й аналітичного обліку.

Контировка – це визначення й написання на документі або на групі документів кореспондуючих рахунків.

Важливим елементом організації документообігу є зберігання документів після обробки та здавання в архів. Після обробки документи повинні бути підшиті й здані в архів. На підприємстві документи зберігаються на архівах, розробляють поточний і постійний архіви. Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії підприємства для зберігання документів звітного року. Архів – спеціально обладнане приміщення для зберігання бухгалтерських документів та справ інших підрозділів підприємства. Як і в кожної матеріальної цінності, у документі є свій строк зберігання. Він установлений у Переліку типових документів, які створюються в діяльності органу державної представницької виконавчої влади й місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням строків зберігання матеріалів, затвердженому Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

У випадках пропажі або знищення первинних документів керівнику підприємства, установи слід письмово повідомити про це правоохоронні органи наказом призначити комісію, яка повинна встановити перелік відсутніх документів і провести розслідування причин їх пропажі або знищення. Для роботи в комісію запрошують представників слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду. Результати роботи комісія оформлює актом, який затверджує керівник підприємства, установи. Копію акта надсилають до органу, у сфері управління якого знаходиться підприємство, установа, а також державної податкової інспекції – підприємствами місцевого фінансового органу – установами у 10 – ти денний строк.

Організація підсумкових робіт має особливості:

1) визначають споживачів підсумкової інформації, для чого складають перелік адресатів і форм звітності, використовуючи табель – календар звітності, який має дві форми: внутрішньої та зовнішньої звітності, в яких зазначають назву, форму, строк подання, відповідальну особу, спосіб відправлення, адреса;

2. визначають взаємозв'язок форм;

3. призначають відповідальних осіб;

4. визначають строки підготовки даних;

5. визначають спосіб передавання даних виконавцю;

6. визначають технічні засоби.

Особливістю є залучення інших служб, додержання термінів подання. З цією метою застосовують сітьові графіки.

Комплекс робіт із річного узагальнення поділяють на етапи:

1) організаційна підготовка (затвердження наказу, до якого додають усі графіки робіт) – жовтень;

2) проведення повної інвентаризації – листопад;

3) уточнення даних поточного обліку за одинадцять місяців – грудень;

4) складання звітних форм – січень;

5) заключні роботи – лютий.