Таблиця 6.3

Перелік носіїв інформації за напрямком облік заробітної плати

Номер форми	Назва форми	Формат	Вид носія інформації (+}			Сторінка альбому
			документ	регістр	звітна форма
Т – 12	Табель обліку відпрацьованого часу		+			1
	Наряд		+			2
Т – 46	Акт про брак		+			3
Т – 47	Відомість про брак		+			4
Т – 49	Розрахунково – платіжна відомість			+		5
	Звіт з праці				+	6

При відсутності певних носіїв (документів, регістрів) потрібно їх розробляти самостійно, при цьому керуються загальними вимогами і методичними рекомендаціями:

а) забезпечують додержання вимог законодавчих актів;

б) забезпечують раціональне розміщення реквізитів: розташовують поряд ті, що заповнюються однією особою або графи реквізитів, що перебувають у логічній або арифметичній залежності;

в) довідкові дані розміщують на зворотній стороні документа.

Також визначають: належність документа до топологічної структури обліку, характер, призначення, склад потрібних документів, рух у процесі обробки, осіб, які повинні взяти участь в обробці, кількість примірників. Комплекс робіт із визначення змісту форми поділяють на етапи: визначення основних характеристик майбутньої форми; вибір реквізитів; попереднє проектування зон розміщення інформації; вибір форм розміщення реквізитів у зоні; компонування елементів інформації у ланки, а ланок у зони; монтаж форми у цілому; креслення ескіз; розрахунок загальної площі та вибір формату; редагування, оформлення.

4. Організація документообігу

У процесі ведення обліку складається багато чисельна сукупність документів, регістрів, із якими працюють бухгалтера. Для забезпечення своєчасного виконання облікових робіт потрібно розробити оптимальну та раціональну систему руху облікової інформації як у просторі (між окремими працівниками або секторами обліку), так і часі.

Шлях проходження бухгалтерського документа від моменту його складання до здачі в архів після обробки називається документопотоком. Документопотік – це сукупність операцій передавання документів з одного робочого місця на інше. Упорядкування процесу руху документів та виконання різних робіт має назву документообігу. Документообіг організовується за такими стадіями:

1. робота над носіями інформації в процесі їх складання або одержання із зовні;

2. просування від місця складання або одержання до місця обробки;

3. рух в процесі обробки, який будується залежно від організаційної форми облікового апарату: оперативно – виробнича або функціональна;

4. рух до місця зберігання – до архіву.

Для організації документообігу складаються графіки, які поділяють на три види: зведені; сітьові та індивідуальні.

Зведені графіки – таблиці, по підмету яких записуються назви документів, а за присудком вказуються особи або структурні підрозділи, які працюють із документами, терміни передавання (здавання) документів. Зведені графіки розподіляють: за темами (надходження, відпуск), за топологічною ознакою (облік основних засобів, облік праці та її оплати), по підприємству у цілому (табл. 6.4).

Окрему групу зведених графіків становлять сітьові графіки, в яких за допомогою умовних позначень відтворюють рух певного виду носіїв.

Для обґрунтування графіків документообігу складають індивідуальні схеми руху, у яких у технологічній послідовності створення і використання первинного документу вказують усі види робіт, що виконуються з певним документом від його складання до здачі в архів, час за кожним етапом роботи і час в днях із моменту складання, місця роботи з документом та посадові особи, які беруть участь в його складанні та обробці (табл. 6.5).

Таблиця 6.5

Схема руху наряду на відрядну роботу

Зміст роботи зі складання, перемі­щення та обробки документа / реєстру	Час на скла­дання та пере­міщення доку­мента / реєстру	Місце складан­ня та об­робки	Відповідальна особа за своєчас­не та правильне виконання робіт	Час на об­робку та виконання робіт
Заповнення реквізитів:
Назва робіт, номер деталі або операції, код витрат	За день до початку роботи	Цех, відділ, бригада	Нормувальник	1
Розряд роботи, розцінка, норма часу, підписи	Три години після одержання від обліковця	Відділ обліку праці та її оплати	Теж саме	2
Прізвище, табельний номер, дата початку роботи, терміни виконання	Теж саме	Контора цеху	Бухгалтер цеху	5
Ознайомлення з нарядом та підпис працівника	Протягом зміни після одержання наряду	Робоче місце працівника	Майстер, бригадир	6
Здавання до архіву	Після нарахування заробітної плати	бухгалтерія	Старший бухгалтер сектору	10

Для наочності індивідуальні схеми показуються графічно у вигляді оперограми або документограми, у них фіксують за підметом – види робіт, за присудком – служби, структурні підрозділи, строки виконання робіт, це індивідуальні, подокументні графіки. У цих графіках за технологічною послідовністю вказують усі роботи від початку складання документа до його до здавання в архів (табл.6.6).

Таблиця 6.6

Оперограма накладної на оприбуткування запасів

Назва робіт	Виконавець
	комірник	відділ постачання	бухгалтерія	архів
Виписка накладної
Перевірка оформлення
Запис в регістри складського обліку виробничих запасів
Передача в бухгалтерію
Перевірка документа
Обробка документу
Передача в архів

План документообігу складається головним бухгалтером і затверджується керівником підприємства. В ньому визначається порядок оформлення документів, надходження до бухгалтерії, опрацювання, використання записів облікових регістрів , та передачі до архіву. Для забезпечування рівномірного руху документів без затримок і накопичення на певних місцях по кожному виду документів розробляють графік документообігу.