10.2.1. Організація обліку касових операцій
Організація обліку касових операцій ґрунтується на Положенні про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 14.12.2004р. №637.
Організація обліку готівки в касі розв'язує три групи питань:
організація каси та збереження готівки;
аналітичний і синтетичний облік касових операцій;
оперативний контроль касової дисципліни.
У проекті організації обліку касових операцій викладається порядок оперативного контролю за збереженням готівки та дотримання касової дисципліни, під яким розуміють здійснення операцій на основі оформлених прибутково – видаткових документів, своєчасне оформлення операцій по надходженню та видачі готівки, визначення порядку ведення касової книги, своєчасне представлення звіту касиру до бухгалтерії, своєчасна здача понад лімітованих сум готівки в банк, визначення осіб, які мають право підписувати касові ордери.
Організація каси та збереження готівки передбачає обладнання приміщення каси, яке б унеможливлювало доступ сторонніх осіб до нього; підбір касирів, із якими обов'язково укладається договір про повну матеріальну відповідальність; організацію доставки готівки в банк та з банку та охорону каси.
Організація аналітичного й синтетичного обліку касових операцій передбачає:
організацію документування касових операцій та їх документообігу;
організацію аналітичного й синтетичного обліку касових операцій.
Кожна операція по надходженню та видачі грошей повинні оформлюватись документом і записуватись до касової книги, тому що не оприбуткована готівка вилучається до бюджету у п’ятикратному розмірі. Касові операції оформлюються прибутковими касовими ордерами (форми КО – 1) і видатковими касовими ордерами (форми КО – 2). Вони виписуються бухгалтером, реєструються у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (форми КО – 3), підписуються прибуткові – головним бухгалтером, а видаткові – керівником і головним бухгалтером та передаються особисто касиру для виконання (рис. 10.6).
Рис. 10.6. Блок – схема обліку касових операцій
Касир повинен ретельно перевірити документи. Забороняється виконувати операції по незаповнених документах та з виправленнями. Після виконання операцій касир зобов'язаний підписати ордери, поставити дату виконання операції та погасити супровідні документи штампом “Сплачено”. Після цього касир записує до касової книги окремо кожну операцію за кожним документом, потім визначає суму оборотів і залишку, після чого відриває другий лист касової книги, додає до нього усі документи, зшиває й здає бухгалтеру під підпис у касовій книзі. Бухгалтер після перевірки звіту касира обробляє його і заповнює журнал 1 і відомість 1.1.
Ліміт каси розраховується підприємством, оформляється на спеціальному бланку заявки – розрахунку ліміту. Фактичний залишок грошей в касі визначений в касовій книзі не повинен перевищувати ліміт тому, що таке перевищення стягується до бюджету у подвійному розмірі.
Підприємства також можуть здійснювати розрахунки готівкою через установи банків шляхом переказу готівки на користь підприємств або фізичних осіб для сплати будь – яких платежів, але у межах десяти тисяч гривен за один день.
Виходячи із особливостей документообігу у процесі здійснення касових операцій організація їх обліку включає призначення працівника, відповідального за складання касових ордерів; забезпечення комп’ютерною технікою для їх заповнення та реєстрації у журналі; розробку графіку документообігу, який би включав усі стадії його складання та перевірки й підписування керівником і головним бухгалтером із зазначенням часу виконання кожного виду робіт.
Організація контролю за веденням касових операцій включає:
оперативний контроль за збереженням готівки та дотриманням порядку ведення касових операцій під яким розуміють оформлення прибуткових і видаткових документів відповідно до інструкції;
своєчасне оформлення операцій по надходженню та витратам готівки, контроль за оприбуткуванням готівки;
правильне ведення касової книги;
дотримання встановлених лімітів каси;
контроль за видачею значних сум готівки;
контроль за своєчасної здачею в банк касових надходжень і депонованої заробітної плати;
витрачення готівки з виручки на виплату заробітної плати;
дотримання порядку видачі готівки під звіт та її використання;
дотримання обмежень на здійснення розрахунків готівкою.
Відповідальність за дотримання порядку ведення касових операцій покладається на керівника і головного бухгалтера підприємства. Контроль за готівкою включає щоденний перегляд касових звітів, оформлення касових ордерів підписом головного бухгалтера до передачі їх касиру для виконання й підпису грошових чеків до пред'явлення їх банку.
Контроль за доходами одержаними у вигляді готівки здійснюється шляхом запису до книги обліку валових доходів і валових витрат яку ведуть підприємці, фізичні особи відповідно до інструкції про податок із доходів фізичних осіб.