Тема 10 Організація обліку та аналізу оборотних активів Тема 10. 1 Організація обліку та аналізу запасів.

10.1.1 Характеристика організації обліку запасів.

10.1.2 Організація складського обліку запасів.

10.1.3 Організація документообігу за операціями руху запасів.

10. 1.4 Організація аналітичного і синтетичного обліку запасів у бухгалтерії

10.1.1 Характеристика організації обліку запасів

При організації обліку та контролю запасів виділяють чотири обліково – економічних завдання – об'єкти:

1. облік і поточний контроль процесу заготівлі та придбання запасів;

2. облік і контроль наявності, руху та збереження запасів на складах;

3. облік і контроль руху та використання запасів у виробництві;

4. організація роботи персоналу матеріального сектору бухгалтерії.

Організація обліку запасів складається з етапів:

1. розробка та впровадження раціональних носіїв інформації та способів документообігу та документування;

2. упровадження прогресивних методів обліку;

3. удосконалення контролю;

4. підвищення рівня організації праці.

При організації обліку запасів потрібно створити необхідні передумови, які забезпечать його раціональне функціонування: налагодити стабільне й ритмічне матеріально–технічне постачання; науково обґрунтоване лімітування залишків запасів та нормування їх витрачання; забезпечення належного рівня організації складського господарства; забезпечення суворої матеріальної відповідальності за збереження запасів; забезпечення обліку працівниками, засобами техніки, приміщеннями.

З метою раціоналізації організації обліку матеріалів складається проект, у якому зазначають необхідні складові раціонального обліку (табл. 10.1).

Таблиця 10.1

Проект організації обліку запасів

Складова частина проекту	Зміст складової частини
Загальна частина	Перелік нормативних документів з обліку запасів. Методи кількісно – сортового обліку запасів. Методика оцінки запасів. Склад постійної інформації з обліку запасів.
Номенклатура запасів	Розробка номенклатури запасів. Розробка облікових цін запасів. Оформлення номенклатури – цінника запасів
Організація складського обліку запасів	Організація книг або карток складського обліку запасів. Складання сальдових відомостей та матеріальних звітів про рух запасів
Документація і документообіг за операціями надходження й вибуття запасів	Складання робочих інструкцій по заповненню документів і графіків документообігу запасів
Бухгалтерський облік запасів	Організація аналітичного й синтетичного обліку запасів відповідно до прийнятої на підприємстві форми обліку
План виконання робіт з обліку запасів	Розробка посадових інструкцій працівників матеріального відділу бухгалтерії, індивідуальних графіків облікових робіт, а також структурних графіків облікових робіт матеріального відділу бухгалтерії

Організація обліку запасів передбачає суворе дотримання принципів їх обліку згідно з нормативними документами, зокрема, П (с) БО 9 “Запаси”, яким визначено принципи визнання, оцінки та обліку запасів.

Обов’язковою умовою раціональної організації обліку запасів є наявність номенклатурних цінників на всі види матеріальних цінностей.

Номенклатура запасів – це систематизований їх перелік, у якому вказані номенклатурні номери кожного найменування матеріальних цінностей. Номенклатура запасів повинна обов’язково містити такі дані про кожен окремий вид матеріальних цінностей: технічно правильну їх назву, повну технічну характеристику (сорт, розмір, марка та ін.), одиницю виміру і номенклатурний номер. Номенклатура виробничих запасів – це їх перелік, який упорядковано за їх технічними властивостями та роллю у процесі виробництва. Розробка номенклатури розпочинається з визначення переліку груп запасів, які використовуються на підприємстві. Кількість та назва груп залежить від загальної кількості назв матеріалів; їх властивостей; економічного призначення у виробництві, а також групування при розрахунку потреби, плануванні процесу постачання, контролю за використанням та складанням звітності. Мінімальна кількість груп обмежена кількістю рахунків та субрахунків, максимальна дорівнює 10 для, щоб при шифруванні груп достатньо було одного цифрового знака. Група повинна відобразити техніко – економічний зміст включених до неї виробничих запасів. Перелік груп та підгруп розробляється у таблиці, де вони поділяються на групи та підгрупи. За кожною підгрупою складається детальний перелік виробничих запасів, де кожний сорто – розмір записується окремою позицією. На підставі номерів груп та підгруп у схемі та порядкових номерів, названих у підгрупі, встановлюється номенклатурний номер матеріалів. Номенклатури використовуються усіма службами підприємства.

Номенклатура – цінник включає ще один реквізит – облікову ціну, встановлену за одиницю запасів.

Номенклатурним номером називається постійно діюче скорочене позначення умовно присвоєне кожній назві цінностей. Даний номер проставляється на всіх первинних документах, якими оформляють рух матеріалів, і у всіх облікових регістрах, що значно скорочує кількість помилок в обліку одного і того ж виду матеріалів. Номенклатурний номер (умовне позначення) може бути цифровим, літерним та комбінованим. Найбільш поширеною в нинішніх умовах є цифрова номенклатура. Її розробляють за серійною або десятковою системою.

При серійній нумерації увесь перелік предметів і продуктів праці розділяють на групи за вибраними ознаками. Такою ознакою у більшості випадків є призначення того чи іншого виду матеріальних цінностей (основні матеріали, допоміжні матеріали, корми, насіння, паливо, запасні частини та ін.). Кожній із перерахованих груп виділяється серія номерів із таким розрахунком, щоб залишався резерв вільних номерів для нових видів матеріальних цінностей, що надійдуть у господарство пізніше.

При десятковій системі нумерації виділяється відповідне число знаків для кожної групи, підгрупи і назви матеріалів. Наприклад, один знак (перший) виділяється для назви групи від 0 до 9; два знаки (другий і третій) для підгрупи – від 0 до 99; два знаки (четвертий і п’ятий) чи всі три знаки (четвертий, п’ятий і шостий) – для назви матеріалу всередині підгрупи – від 0 до 99 чи навіть до 999. Наприклад, № 074009 буде означати за таких умов, що матеріал належить до 0 групи, підгрупи 74 і має в цій підгрупі порядковий шифр № 009. Методика розробки номенклатурних номерів матеріалів представлено у табл. 10.2.