Таблиця 6.9

План графік планових інвентаризацій підприємства

Місце проведення	Цінності, які належить інвентаризувати	Строк	Відповідальна особа
Склад 1,2,3	Запаси	1.02., 1.06., 1.09., 1.12.	Інвентаризаційна комісія, завідуючі складами № 1, 2, 3 та бухгалтер, що веде облік запасів
Територія підприємства	Виробниче обладнання та інші необоротні матеріальні активи	1.11.	Інвентаризаційна комісія, бухгалтер з обліку необоротних активів, МВО
Бухгалтерія підприємства	Нематеріальні активи	1.11.	Інвентаризаційна комісія, бухгалтер з обліку необоротних активів, МВО
Каса	Готівка в національній та іноземній валюті, векселі одержані	Щомісяця на 1 число	Інвентаризаційна комісія, касир та бухгалтер з обліку касових операцій

Позапланові перевірки наявності матеріальних цінностей проводяться зненацька один раз на місяць або квартал працівником бухгалтерії. Наприклад, перевірка правильності оформлення карток складського обліку запасів в держлісгоспі здійснюється бухгалтером, що веде облік запасів. Строки їх проведення не повинні бути відомі матеріально – відповідальним особам, тому графік таких перевірок є документом, який не підлягає розголошенню і зберігається у головного бухгалтера під замком. Позапланові перевірки звичайно бувають вибірковими за винятком тих, які проводяться поза всяким графіком: при зміні матеріально – відповідальної особи, при ревізії або на вимогу суду та прокуратури.

2. Організація підготовчих робіт зі складання звітності на підприємстві.

Одним із важливих завдань, які стоять перед головним бухгалтером підприємства, є забезпечення високої якості інформації, що відображається у звітності, та своєчасність її складання.

Наступним кроком у забезпеченні якості і строків подання звітності є організація нагромадження даних по господарських операціях підприємства, потрібних для складання звітності наростаючим підсумком із початку звітного періоду. Дане нагромадження є одним із видів підготовчих робіт з організації складання звітності. До регістрів обліку вводять спеціальні графи або рядки під назвою «із початку звітного періоду». Такі дані є в більшості діючих відомостях та регістрах обліку – вони потрібні й протягом року для контролю за виконанням управлінських рішень. Якщо потрібні для звіту дані систематично нагромаджуються з початку року (або з початку звітного кварталу (місяця) для поточної звітності), то після його закінчення до підсумків за одинадцять місяців додають дані за грудень і одержують таким чином показники за рік (або, додавши до підсумків за два місяці заключні дані за третій місяць отримують показники за квартал; або додавши до даних на початок місяця дані за місяць одержують показники за місяць), не вдаючись до будь – яких вибірок і спеціальних підрахунків. Це значно економить час на складання поточної та річної звітності.

Щоб не повторювати помилок, допущених в організації роботи зі складання річної звітності в минулі роки, та не шукати заново вже знайдені способи виконання тієї чи іншої операції, головному бухгалтеру слід вести «Пам'ятку про складання річної звітності». До неї необхідно записувати всі невдачі, помилки й досягнення та використовувати ці записи при організації роботи в наступні роки. Пам'ятка повинна складатися з тематичних пунктів згідно з планом робіт по річному звіту. До неї доцільно також внести результати обговорення організації робіт із складання річного звіту на виробничій нараді відразу після здачі річного звіту. У пам'ятці фіксують також витрати часу на виконання кожної окремої роботи по річному звіту. А також дані пам'ятки рекомендується використовувати працівниками бухгалтерії держлісгоспу й при складанні ними поточної звітності.

В кінці вересня (на початку жовтня) керівник підприємства видає наказ (розпорядження) про початок складання річного звіту. Проект наказу (розпорядження) розробляє головний бухгалтер разом із головним економістом та іншими головними спеціалістами підприємства. У наказі визначаються строки початку окремих робіт, особи, відповідальні за той чи інший комплекс робіт, ступінь участі кожної з економічних служб підприємства (планового відділу, відділу бухгалтерської служби, головного економіста тощо) у складанні річного звіту. Крім того, в наказі зазначаються особи, відповідальні за створення нормальних умов праці апарату, зайнятого складанням річного звіту.

Після оголошення наказу головний бухгалтер проводить інструктивну нараду, на якій знайомить працівників обліку із переліком та графіком проведення підготовчих робіт із складання звітності, розподілом усього обсягу робіт між виконавцями тощо. Учасники наради обговорюють графік і розподіл робіт, коригують їх і схвалюють до виконання.

Важливим елементом організації робіт із складання звітності є метод організації. Найбільш придатним є графічний метод, який дає змогу чітко організувати роботу. При складанні графіків продумується найбільш оптимальна послідовність виконання робіт з урахуванням установлених строків подання звітності, досвіду роботи, рекомендацій. Після того як складено графік, його ретельно обговорюють з усіма, хто братиме участь у складанні річного звіту, і затверджують. Для контролю ходу робіт у графіку роблять позначення про фактичне виконання.

З метою конкретизації загального графіку робіт із складання річної звітності з окремих видів робіт (інвентаризація, уточнення показників поточного обліку, складання різних форм, приміток до звітів та ін.) розробляють окремі графіки. Усі види цих графіків прикладаються до наказу (розпорядження) про початок складання річного звіту.

Наказ є підставою для складання списку підготовчих робіт до річного звіту й плану – графіку комплексу робіт із складання річного звіту.

Організація підготовчих робіт із складання звітності на підприємстві включає в себе такий перелік робіт:

• перевірка правильності відображення в обліку результатів інвентаризацій коштів, матеріальних цінностей і розрахунків, зроблених протягом року;

• інвентаризація витрат основного виробництва й відображення в обліку її результатів;

• перевірка правильності розподілу робіт і послуг підсобних виробництв між основними галузями виробництва та іншими споживачами; відображення в обліку результатів перевірки (якщо виявлені помилки в їх розподілі);

• калькуляція собівартості робіт і послуг підсобних виробництв (кожного зокрема,);

• розподіл за призначенням витрат на утримання основних засобів;

• розподіл непрямих витрат основного виробництва (загально виробничих витрат);

• розподіл непрямих витрат операційної діяльності (адміністративних, інших витрат операційної діяльності та витрат на збут);

• інвентаризація незавершеного виробництва;

• складання «пробного» («попереднього» та «проміжного») балансу підприємства на 1.01. наступного за звітним року.

Враховуючи тривалість (два – три місяці) складання річної звітності, весь комплекс робіт доцільно розчленувати на окремі етапи. Розглядають такі етапи робіт: організаційну підготовку – жовтень (видача наказу (розпорядження) про початок складання річної звітності керівником підприємства, розробка різних видів графіків по складанню річної звітності і т.д.); інвентаризацію річну – листопад – грудень; уточнення поточних даних за одинадцять місяців поточного року – грудень; складання річного пробного балансу, інших звітних форм, приміток до звітів тощо – січень; заключні роботи – лютий.

Кожний етап складається з окремих видів робіт. Наприклад, на етапі інвентаризації виконують такі роботи: інвентаризацію основних засобів, матеріалів, товарів на складах, у магазинах тощо. Склад видів робіт визначає головний бухгалтер, виходячи з конкретних умов господарювання підприємства. Організація інвентаризації – це одна із трудомістких ділянок підготовчих робіт. Річна інвентаризація – дуже відповідальна робота, в ході якої оцінюють майно, визначають результати роботи, складають баланс. Її проведення організовується згідно з чинним законодавством.

Організація складання пробного річного балансу вимагає поділу робіт на два етапи: попередній баланс та уточнений на основі інвентаризації кінцевий баланс.

У період підготовки до складання річного звіту перевірять і уточнюють накопичені звітні дані за одинадцять місяців поточного року. Цю роботу доцільно планувати на середину грудня і доручати її заступнику головного бухгалтера підприємства й особам, які готуватимуть аналітичні висновки.

Після розробки зведеного графіку головний бухгалтер складає переліки (графіки) робіт для кожного виконавця в хронологічному порядку (табл. 6.10).