5.2. Основные термины и определения в делопроизводстве

Знание каждым работником сферы управления персоналом делопроизводственной терминологии является одним из условий грамотного, квалифицированного исполнения служебных обязанностей в рамках своей компетенции. Нечеткое представление о границах основных понятий делопроизводства, неверное их толкование чреваты служебными ошибками.

Принятая в работе с документами терминология нормативно закреплена в стандарте ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденном постановлением Госстандарта России 27 февраля 1998 г.

Делопроизводство

Термин "делопроизводство" вошел в научный оборот и практику административных органов России еще во второй половине XVIII в., обозначив деятельность, связанную с принятием решений, или "производством дел". Сегодня делопроизводство определяется как отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

В научной литературе последнего десятилетия в качестве синонима термина "делопроизводство" стал использоваться термин "документационное обеспечение управления", чем подчеркивается информационно-технологический характер современной организации делопроизводства.

Документирование. Документ. Реквизит

Важнейшей частью документационного обеспечения управления является документирование, представляющее собой регламентированный процесс фиксации на различных материальных носителях и оформления на основании установленных требований и норм всей необходимой для управленческой деятельности информации. В результате процесса документирования появляется документ (лат. documentum - свидетельство, доказательство) - зафиксированная на материальном носителе первичная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В документе, выступающем одновременно и средством, и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражаются все формы управленческой деятельности, определяя его полифункциональность.

Обязательным информационным элементом оформления документа, обеспечивающим его юридическую силу, является реквизит. ГОСТ Р 6.30-97 в редакции от 21 января 2000 г. устанавливает максимальное число (29) и порядок расположения реквизитов для организационно-распорядительных документов. Юридическая сила документа есть свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Организация работы с документами

Не менее важная составляющая делопроизводства – организация работы с документами, т.е. организация документооборота, системы хранения документов и использования их в текущей деятельности органа управления.

Документооборотом организации, учреждения, предприятия называется совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в организации с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки.

Система хранения документов представляет собой совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их сохранения, поиска и использования в текущей деятельности организации, учреждения.