организации по поводу осуществления их функций. Организационный порядок воплощается в формальную организацию, обеспечивающую стабильность и устойчивость фирмы, и результативность управления ею. Формальную организацию можно сравнить с пирамидой, где произведённый горизонтальный срез показывает систему требований функционального разделения труда, а вертикальный срез отображает отношения власти и субординации.
Вместе с формальной организацией также существует и неформальная организация, которая строится на принципах саморегуляции и самоорганизации. Её деятельность может, как поддерживать формальную организацию, так и противостоять ей. Особенность неформальной организации заключается в том, что она основывается на личностных особенностях работников, специфических отношениях, которые складываются между ними.
6.2 ПРИНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
Выработка и принятие управленческих решений является основой управленческой деятельности и представляет собой творческий процесс, включающий в себя следующие этапы:
∙выработку и постановку цели;
∙изучение проблемы на основе получаемой информации;
∙выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возможных последствий принимаемого решения;
∙обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы (задачи);
∙выбор и формулирование оптимального решения;
∙принятие решения;
∙конкретизацию решения для его исполнителей.
Управленческие решения можно разделить на решения, строящиеся на основе экономического анализа и многовариантного расчета, используя математические методы оптимизации, теорию вероятностей, математическую статистику или теорию полезности и на интуитивные решения, которые могут нести в себе большую долю неопределённости и вероятность ошибок, основанных на субъективной оценке действительности. Однако на практике эти два вида решения применяются в комплексе. Кроме этого выделяют такие управленческие решения: общие; организационные (запрограммированные и незапрограммированные); рациональные; нерациональные; вероятностные; решения в условиях неопределенности; на основе компромисса; альтернативные. По субъекту принятия управленческих решений выделяют единоличные, коллегиальные, коллективные решения. По времени проведения
- стратегические (перспективные), тактические (ближайшие), оперативные управленческие решения.
Принятие управленческого решения в большинстве своём строится на компромиссе, так как включает в себя много факторов: техническую целесообразность, научную необходимость, экономические факторы, социальные факторы и т.д. Иногда для получения эффективного результата придаётся предпочтение одному фактору в ущерб другому. Принятие правильного (нужного, необходимого) управленческого решения заключается в выборе альтернативного варианта из числа возможных вариантов, который будет наиболее оптимален для достижения поставленной цели.
Принятие управленческого решения осуществляется на основе следующих компонентов:
∙методологии принятия управленческого решения, которая представляет собой логическую организацию деятельности, состоящую из формулирования цели управления, выбора методов разработки решений, критериев оценки вариантов, составления логических схем выполнения операций;
∙методов разработки управленческих решений, включающих в себя способы и приемы выполнения операций (способы анализа, обработки информации, выбора вариантов действий и пр.);
∙организации разработки управленческого решения, состоящей из упорядочения деятельности отдельных подразделений и отдельных работников в процессе разработки решения с помощью регламентов, нормативов, организационных требований, инструкций, ответственности;
∙технологии разработки управленческого решения заключается в определении последовательности операций разработки решения, зависящие от компетентности сотрудников, конкретных ситуаций, оснащения технической базой и т.д.
∙оценки качества управленческих решений, складывающейся из совокупности свойств, которые отвечают потребностям успешного разрешения проблемы (своевременность, адресность, конкретность).
Методики разработки группового принятия решения:
1.“Консенсус” – открыто обсуждаются индивидуальные варианты решения проблемы, после чего формулируется единое групповое решение;
2.“Диалектическая методика” – происходит обсуждение факторов, способствующих появлению различных вариантов управленческого решения;
3.“Диктатура” – в ходе обсуждения выбирается мнение, которое становится мнением целой группы (достигается максимальное качество решения);
4.метод Дельфи – предполагает письменный опрос специалистов по существующей проблеме, с помощью чего формируется определённый массив информации, отражающий индивидуальные оценки специалистов. В результате применения этой методики происходит выявление преобладающего мнения специалистов по существующей проблеме и выносится решение. Данный метод исключает проведение дебатов между специалистами;
5.“Коллективная” методика – в результате высказывания индивидуальных мнений происходит усреднение результатов, выдвигается решение, удовлетворяющее все стороны (наименьшее качество решения).
Методы мозгового штурма
∙Метод аналогий. Решение существующей проблемы с помощью идей из других сфер жизни и науки. На основе этого метода возникла целая наука –синектика, а её область, направленная на заимствование технических идей в биологии называется бионикой.
∙Метод “635”. Сущность метода заключается в том, что шесть человек в письменной форме высказывают три идеи по заданному вопросу за пять минут. Далее в заданном порядке листки передаются друг другу. Участник знакомится с идеями своего соседа и детализирует их за 5 минут. Так поступают до тех пор, пока каждый не поработал над всеми идеями группы. В итоге формируется 18 разработанных предложений и следующие 30 минут выбирается наиболее подходящее управленческое решение.
∙Метод модераций. Участники анонимно заполняют по три карточки с кратким описанием существующих проблем. Модератор тасует полученные карточки, и по очереди оглашая их содержание, предлагает отнести их содержание к определённым группам. Далее обсуждается каждая группа по поводу укрупнения, разбития на более мелкие группы, исключение или включение других проблем. Определяется название каждой группы и степень её важности.
6.3МОТИВИРОВАНИЕ ПЕРСОНАЛА, РАЗРАБОТКА И ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ
ТЕХНОЛОГИИ ИЗМЕНЕНИЯ.
Мотивирование.
Успешность работы организации во многом зависит от системы мотивации, которая применяется в ней.
Мотивация – это предоставление условий работы, которые способствуют возникновению у работников потребности хорошо выполнять
свои обязанности, так как именно таким образом его потребности получают максимальное удовлетворение. Целью мотивации является обеспечение полной реализации трудового потенциала каждого работника.
Нет плохих работников, если работник плохо выполняет поставленные перед ним задачи, значит, такая деятельность удовлетворяет его потребности, так как поступки человека всегда направлены на получение максимальной материальной и моральной выгоды.
Движут человеком потребности. Потребности – это осознанная необходимость в тех или иных материальных, культурных благах, социальных и духовных ценностях. Потребность возникает в результате воздействия окружающего мира на человека и формируется в виде мотива, являясь осознанным индивидом внутренним побуждением к деятельности.
Внешнее побуждение к деятельности является стимулом, который использует руководитель для удовлетворения потребностей работников, поощряя его инициативу, творчество, профессионализм, развивая мотивационные установки.
Мотивация объединяет мотивы и стимулы для успешного достижения поставленной цели, образуя систему воздействия на работников, которая включает в себя следующие группы мотивов и стимулов:
1. Мотивы и стимулы, связанные с удовлетворение материальных и духовных потребностей.
Мотивы. Качество работы, рост квалификации, производительность, повышение занятости, работа на одном предприятии и т.д.
Стимулы. Рост заработной платы, доплаты, надбавки, единовременные выплаты, социальный пакет, система участия в прибылях и т.д.
2. Мотивы и стимулы личностного самоопределения.
Мотивы. Призвание, самовыражение, творчество, изобретательство, рационализаторство, новаторство и т.д.
Стимулы. Предоставление работы по интересам, обеспечение творческого характера труда, профессиональная ориентация, учёт личных качеств и способностей работника, премии за новаторство, гибкие графики работы, всеобщее признание и уважение и т.д.
3. Мотивы и стимулы социального взаимодействия.
Мотивы. Общение, солидарность, сопричастность, поддержка, дружба, взаимовыручка и т.д.
Стимулы. Возможность общаться на рабочем месте, равные возможности, благоприятный микроклимат, социальный пакет, участие в управлении и т.д.
4. Мотивы и стимулы статусного самоутверждения.
Мотивы. Развитие карьеры, власть, престиж, самоуверенность, достижение цели и т.д.
Стимулы. Расширение полномочий, участие в управлении и принятии решений, персональные блага (кабинет, машина), совместное участие в бизнесе, международное признание и т.д.
5. Мотивы и стимулы, оптимизирующие жизненные условия.
Мотивы. Социальная, профессиональная мобильность, возрастные преимущества и т.д.
Стимулы. Предоставление работы по желаниям и возможностям, наставничество, психологическое поощрение, комиссии по трудовым спорам и т.д.
При мотивационном воздействии на работника необходимо учитывать тип, характеристику и метод выработки воздействия.
Тип воздействия связан с постановкой задачи, созданием стимулирующей ситуации при непосредственном воздействии. Определяя характеристику воздействия, различают:
∙долгосрочное воздействие (планирование трудовой карьеры, учёт выслуги лет, обеспечение системы пожизненного найма и т.д.) и краткосрочное воздействие (предоставление кредита работнику, материальная помощь, продажа автомобиля со скидкой);
∙периодически повторяющееся и разовое;
∙единичное и многоразовое;
∙стратегическое (перспективное) и тактическое (текущее).
Методы выработки воздействия выделяют: единоличные, коллегиальные, коллективные.
Мотивационная система включает в себя внутреннее и внешнее вознаграждение. Внутреннее вознаграждение связано с психологическим состоянием работника, удовлетворённостью своим трудом, сознанием значимости своей работы. Внешнее вознаграждение основано на материальной, вещественной стороне стимулирования - заработная плата, денежные выплаты, премии, социальные льготы, скидки и т.д.
Правильно организованная мотивационная система должна учитывать следующие принципы:
∙механизм осуществления мотивации должен ориентировать как руководящий состав, так и исполнителей на достижение конечных результатов в своей работе и работе компании в целом;
∙система стимулирования должна быть направлена на повышение уровня профессионализма и мастерства;
∙выбираемые формы внешнего вознаграждения должны быть конкурентноспособными относительно других компаний.
Формы стимулирования26:
1.Негативные - неудовольствие, наказания, угроза потери работы.
2.Денежные - заработная плата, включая все виды премий и надбавок.
3.Натуральные - покупка или аренда жилья, предоставление автомобиля и др.
4.Моральные - грамоты, почетные знаки, представление к наградам, доска
почета и пр.
5. Патернализм (забота о работнике) - дополнительное социальное и медицинское страхование, создание условий для отдыха и пр.
6.Организационные - условия работы, ее содержание и организация.
7.Привлечение к совладению и участию в управлении.
Разработка и осуществление технологии изменения.
Эффективность управления в большой степени зависит от способности компании реагировать на происходящие изменения, вовремя понимать их необходимость и вовремя начинать необходимую реорганизацию. Во многом эта деятельность связана с наличием необходимых идей, умением их генерировать. В словаре С.И. Ожегова понятие идеи характеризуется следующим образом: «Идея – сложное понятие, представление, отражающее обобщение опыта и выражающее отношение к действительности»27.
Не существует особой профессиональной деятельности, связанной с генерацией идей, но руководитель, который имеет такую способность, как создавать и воспринимать новые идеи всегда может рассчитывать на успех.
Источники новых идей отличаются своим разнообразием. Сюда можно отнести:
∙повышение квалификации;
∙информационные материалы;
∙книги, журналы;
∙просмотр фильмов;
∙изучение опыта организаций;
∙управленческие отношения, взаимодействия;
∙достижения науки, открытия;
∙конкуренция;
∙мнение потребителей и т.д.
Формирование новой идеи связано с построением новой логической операцией, технологией, определяющей возникновение новых факторов или переосмысление старых, что ведёт к появлению новой продукции или выработке более эффективного управленческого решения. Таким образом, результатом возникновения, формирования и развития идеи, является воплощение её в жизнь, то есть введение инновационных изменений в
26Балашов Ю.К., Коваль А.Г. Мотивация и стимулирование персонала: основы построения системы стимулирования // Кадры предприятия. М. 2002, №7.
27С.И. Ожегов Словарь русского языка., М., 1990. С. 239.
деятельность.
Нововведение имеет несколько этапов своего воплощения28.
1.Идеи и научные открытия. На этом этапе происходят научные открытия, возникновение новых идей, представляющих собой новые знания, информацию и являются начальным этапом нововведения.
2.Лабораторные исследования. На этом этапе разрабатывается категориальный аппарат, строятся модели исследования, происходит контроль над ходом эксперимента.
3.Разработка экспериментальных образцов, проектов. Создание образцов необходимо для выяснения подходит ли данное воплощение идеи к заданным условиям, является ли решением предложенной проблемы.
4.Коммерческое внедрение или использование в управленческой деятельности. На этом этапе нововведение призвано доказать свою состоятельность и конкурентоспособность, желание отказаться от старых образцов в пользу новых.
5.Широкое распространение в организации. Этот этап говорит о том, что представленное нововведение превосходит по своим показателям предыдущие образцы и способно заменить их.
6.Применение в других организациях. Нововведения, обладая рядом свойств, становятся способными заменить как старые методы, выполняющие прежние функции, так и использоваться для выполнения новых функций, ранее не выявлявшихся.
7.Социальные и экономические результаты внедрения нововведения. Нововведение, достигая этого этапа, влияет на изменения, которые происходят в экономической и социальной
сфере деятельности людей (например, переход страны к рыночным условиям повлёк за собой и изменение менталитета многих людей).
Следует заметить, что внедрение нововведения не всегда проходит все представленные этапы полностью. Некоторые этапы могут быть опущены, не достигнуты или объединены.
Методы выработки новых идей.
Существует большое количество методов, способствующих генерации новых идей, позволяющие раскрыть творческий потенциал человека. Можно представить наиболее популярные методы.
1. Метод свободных ассоциаций.
На листе бумаги записывается фраза, связанная с изучаемым вопросом, затем добавляются новые фразы, но так, чтобы каждое новое слово
28 Митин А.Н. «Культура управления», Екатеринбург, 2000 С.104.
способствовало рассмотрению представленной проблемы с новой стороны. Таким образом, возникает цепь новых мыслей, предлагающих эффективное решение данной задачи.
2. Метод синектики.
Этот метод основан на аналогии. Для того, чтобы выработать новые идеи, используют различные ситуационные модели, в которых непривычное помещают в привычный контекст и наоборот – из привычного делают непривычное.
3. Метод вопросника.
Данный метод связан с вопросами, которые составляются в произвольной форме и касаются изучаемой проблемы. Отвечая на них, опрашиваемый создаёт ряд идей, способствующих решению проблемы. Например:
∙«Можно ли найти для этого какой-то иной способ применения? По-иному использовать то, что известно? Найти другое применение, если изменить?
∙Можно ли адаптировать? Есть ли где-то что-то похожее? Не наводит ли это на какие-то другие идеи? Может быть что-то такое уже было в прошлом? Что можно скопировать? Как можно попытаться чтото превзойти?
∙Можно ли это как-то моделировать? Проверить по-новому?
Изменить смысл, цвет, движение, запах, форму, силуэт? Что ещё можно изменить?» и т.д29.
4.Метод «мозговой атаки».
Целью этого метода является получение новых идей для решения поставленной проблемы, с помощью раскрытия творческого потенциала человека, который помещён в непривычную обстановку (игра, дискуссия с элементами игры). Желательно, чтобы люди, предлагающие идеи по данному вопросу были разных профессий. Главное здесь не бояться высказывать как можно больше мыслей, которые возникают по данной проблеме, не воспринимать критически предлагаемые другие варианты. Идеи все записываются и обсуждаются.
5.Метод «мозговой атаки наоборот».
Этот метод направлен на выявление всевозможных недостатков в выдвигаемой идеи и определение путей их преодоления.
6.Метод Гордона.
Участники не знают проблемы, которая выносится на обсуждение. Руководитель предлагает концепцию, относящуюся к этой проблеме. Все участники высказывают своё отношение, мысли по поводу предложенной теории, уточняются различные её аспекты. После этого предлагается сама проблема, и участники уже высказывают конкретные идеи по поводу её разрешения.
29 Митин А.Н. «Культура управления», Екатеринбург. С 111.
7.Эвристический метод.
Этот метод связан с интуицией, с умением, ориентируясь на имеющийся опыт, высказывать догадки и предположения, выстроенные логическим путём. Этот метод часто применяется в японской практике менеджмента. К. Мацусита сказал об этом так: «По моему мнению, в философии менеджмента большое значение имеет не рациональное мышление, а внезапная интуиция. Этот тип философии происходит от вспышек мастерства, вдохновения или от интуитивной мудрости»30
8.Научный метод.
Этот метод применяется при исследовании какого-либо объекта. Руководитель собирает данные, полученные в результате эксперимента, анализирует их и выбирает наиболее подходящие решения, для достижения цели.
9.Метод записной книжки.
В записной книжке отмечаются проблемы и различные факты, связанные с этой проблемой. В результате обдумывания её путей решения записываются подходящие идеи, так происходит каждый день. К концу недели выбирается самая лучшая идея, позволяющая наиболее эффективно решить поставленную задачу.
10.Метод функционально-стоимостного анализа в управлении.
Этот метод связан с предложением более успешного использования функций или новое их применение.
11.Метод «мечты о невозможном».
В процессе использования этого метода рождаются новые мысли, связанные с улучшением работы исследуемого объекта или решением предложенной проблемы. Все идеи записываются и наиболее эффективные проходят дальнейшее изучение.
12.Метод анализа конкретных ситуаций.
Этот метод очень прост и используется как при стандартных, так и при критических и экстремальных ситуациях. Приёмами такого метода могут являться видеозаписи, магнитофонные записи, фотодокументы и т.д.
13.Метод «бенчмаркинг».
Суть этого метода состоит в нахождении успешных организаций и изучении их опыта, выявлении наиболее важного и значимого. В последствии на базе этого создаются новые идеи для решения своих проблем.
14.Метод «ринги».
Данный метод включает в себя следующие элементы:
∙определение общего отношения к предоставленной проблеме;
∙генерация идей по поводу решения проблемы на уровне управляемых;
30 Морита А. «Сделано в Японии» М., 1993.