Документационное обеспечение и эффективность управленческого труда

Любое производство и эффективность управления им во многом зависят от документационного обеспечения. Перечень документов, характерных для конкретного случая, разнообразен - это и планы, директив­ные письма, приказы и т.д.

Рассматривая данный вопрос, можно выделить следующие этапы.

1. Характеристика документов, обеспечивающих данное производство.

2. Организация документационного потока, когда выделяются наиболее значимые документы, документирование которых необходимо.

3. Регламентация и анализ документов, процесс их унификации и стандартизации.

4. Регистрация документов, общие правила и способы.

5. Контроль исполнения сложных заданий и документов.

6. Законодательные акты о работе с письмами трудящихся.

7. Организация документов в текущем архиве и их подготовка к после - дующему хранению и использованию.

8. Вопросы механизации и автоматизации административно-управленческого труда и делопроизводственных работ.

9. Стиль работы административно-управленческого персонала и взаимоотношения сотрудников.

2. Выработка и принятие управленческих решений

Современный этап развития теории и практики управления ха­рактеризуется значительными изменениями и усложнением проблем, кото­рые приходится решать хозяйственным руководителям. Повышаются требо­вания к качеству принимаемых ими управленческих решений, возникает необходимость быстрого и эффективного реагирования на более сложные условия производственно-хозяйственной, коммерческой деятельности.

Надо отметить, что при всём различии условий производствен­но-хозяйственной деятельности и характера проблем, которые встают перед работниками управления в разных общественно-экономических формациях, сами принципы, методы обоснования хозяйственных решений, рассматриваемые в научно-прикладном плане,- это как раз та область, где в довольно значительной степени проявляется общность закономерностей управления, отражающих его организационно-техническую сторону.

Подход к управлению с привлечением категорий принятия решений постепенно выделился в одно из направлений в современной теории управления государств дальнего зарубежья, оказывающих сильное влияние как на теоретические и прикладные исследования и разработки, так и на практику управления и бизнес во всех сферах действия частной и государственной.

Авторы данного направления ориентируются на руководителей, главным образом, хозяйственного плана, но могут быть использованы техническими специалистами, инженерами как в организациях небольшого масштаба, так и в цехах, подразделениях и предприятиях.

Руководитель любого ранга не всегда может по ряду разных причин принимать оптимальные решения и вынужден действовать в условиях организационной рациональности. Среди главных причин абсолютной рациональности выделяются три.

Реальные цели управления, с которыми приходится сталкиваться руко­водителям при принятии решений, многосложны; свести их к неоднозначно измеряемым количественным критериям выбора наилучших решений зача­стую практически невозможно.

Объективно существующее множество альтернатив достижения целей на­много больше того набора альтернатив, который известен руководите­лю и который может быть им охвачен при принятии решения.

Информационные, вычислительные, аналитические и другие возможности организаций и отдельных руководителей почти всегда сильно ограничены по сравнению с потоком реально возникающих проблем управления, что снижает возможность выработки наилучших решений, даже если это достижимо с научно-методической точки зрения.

Для классификации проблем и связанных с ними решений принципиальное значение имеет их отношение к стандартным проблемам, которым соот­ветствуют программируемые решения и нестандартным (творческим) проблемам, которым соответствуют решения непрограммируемые. Программируемое решение - это такое, которое уже известно из прош­лого опыта (или известен чёткий алгоритм его получения). В отличие от этого, выработка непрограммируемых решений требует новой информации, поиска её нестандартных комбинаций, разработки и оцен­ки ранее неизвестных альтернатив.

Можно выделить шесть фаз стандартного процесса принятия ре­шений:

• выявление проблемы;

• постановка проблемы;

• поиск решения проблемы;

• принятие решения;

• выполнение решения;

• оценка полученного результата.

Если проблема нестандартна, то необходимо выявить цели, аль­тернативы, критерии и затраты на её решение.

Методом, помогающим решать такие проблемы, является системный анализ. Многие новые проблемы с помощью системного анализа сводятся к стандартным и их решение становится программируемым.

Важное значение имеют, так называемые, методы опережающего управления, в основу которых положены методы: "причинно-следственный анализ”, "принятие решения”, "анализ плана”, "обзор ситуации”. При из­вестном сходстве принципов, на которых эти методы основаны, они определённым образом отличаются друг от друга.

Причинно-следственный анализ в основу ставит правильную пос­тановку проблемы.

Принятие решения - это следующая модификация опережающего управления.

Анализ плана - это ещё один шаг в распространении методики опережающего управления. Здесь важна не только постановка проблемы, но и её практическое решение с наименьшими затратами.

Обзор ситуации предполагает правильную формулировку проблемы, ее выделения среди похожих, определение затрат и анализ результата.

В чём же сущность метода опережающего управления?

Рассмотрим упрощённую четырёхстадийную модель обучения.

Модель обучения:

1. Неосознанная некомпетентность.

2. Осознанная некомпетентность.

3. Осознанная компетентность.

4. Неосознанная компетентность.

Возможен переход не только от низших стадий к высшим, но и . обратный процесс. Следовательно, обучающиеся всё время должны вести про­цесс самообучения, самосовершенствования. Руководитель должен находить экономические и моральные стимулы заинтересованности обучающихся.