1. витрати утримання запасів на складі (25-30% від ціни запасу);

2. Витрати утримання запасів в дорозі;

3. витрати замовлень (витрати формування запасів, складання замовлення)

4. Витрати вичерпання запасів.

3.1. Витрати утримання запасів на складі (25-30%) є найістотнішою складовою витрат запасів і формують чотири складові витрат утримання запасів:

1. витрати капіталу; (приблизно 15-20%)

2. витрати утримання складів; (приблизно 3%)

3. витрати обслуговування запасів; (приблизно 2%)

4. витрати ризику запасів (приблизно 5%).

3.1.1. Витрати капіталу (15-20%) за своєю сутністю визначаються рівнем втрат підприємства від “замороження” капіталу, тобто представляють собою втрачені можливості, зважаючи, що цей капітал міг бути використаний в іншій виробничій діяльності, інвестований, покладений на депозитний рахунок тощо. Традиційно витрати капіталу розраховуються шляхом встановлення відсоткової ставки по відношенню до вартості запасу і це ототожнює її із звичайною процентною ставкою, рентабельністю капіталу тощо. Очевидно, що рівень витрат капіталу залежить від прийнятого граничного значення відсотка, тобто:

, (3.1)

де  – середньорічна кількість одиниць товару в запасі , шт.;

 – ціна одиниці запасу, грн./шт.;

 – прийнятий відсоток витрат капіталу стосовно вартості запасу, %.

Нерідко витрати капіталу є однією із найістотніших складових витрат запасів, тому необґрунтовано завищений чи занижений граничний рівень відсотка може призвести до хибних логістичних рішень в управлінні запасами. Водночас, нижній поріг відсотка не може бути меншим депозитної ставки, оскільки найпростішою альтернативою використання капіталу організації стосовно створення запасів є їх розміщення на депозитному рахунку, хоч і в цьому випадку теж можуть мати місце витрати ризику тощо.

3.1.2. Витрати утримання складів (складські витрати) (3%) включають в себе витрати розміщення, переміщення як маніпуляції і витрати зберігання на складі, такі як амортизація, освітлення, опалення, вентиляція), орендна плата, забезпечення особливих умов утримання запасів. Витрати утримання складу, як і будь-яких інших об’єктів (експлуатаційні витрати), складаються із постійної та змінної складової витрат. Очевидно, що маніпуляційні витрати (витрати внутріскладських переміщень), витрати праці тощо пропорційно змінюються стосовно величини запасів. Інші складові, такі як амортизація складських засобів, в певній мірі освітлення, опалення, вентиляція можна віднести до постійних чи умовно-постійних витрат утримання складу.

У випадку використання сторонніх складських об’єктів розрахунок витрат утримання складу здійснюються пропорційно величини утримуваних запасів, тобто всі витрати є змінними.

Математично змінні витрати на утримання складу виразяться:

, (3.2)

де – відсоткова ставка змінних витрат на утримання складу, %.

– змінна складова витрат утримання одиниці запасу на складі.

Графічно взаємне розміщення залежностей витрат утримання складу від величини запасу стосовно власного чи орендованого складу виглядає так.

Рис. 3.5. Графічна інтерпретація рішення щодо вибору власного чи стороннього складу

На графіку прийняті такі позначення:

,  – відповідно витрати утримання власного і стороннього складу;

 – постійні витрати утримання власного складу;

,  – відповідно змінні витрати утримання власного і стороннього складу на одиницю запасу.

З графіка можна визначити критичне значення рівня запасів (): якщо утримувані запаси є менші цього значення, то доцільно використовувати сторонні склади, якщо є більші – власні склади.

3.1.3. Витрати обслуговування запасів (2%) представляють собою витрати страхування запасів та оподаткування запасів. І перша, і друга складова є пропорційні кількості запасів та їх вартості, тобто:

, (3.3)

де  – сумарна відсоткова ставка у %, що враховує страхування від ризику втрати чи пошкодження та чинні податки на власність. Очевидно, що ця відсоткова ставка є досить диференційованою і залежить від економічних та логістичних властивостей логістичного продукту (концентрація вартості, логістична придатність складування, маніпулювання, інші фізико-хімічні властивості, що впливають на ризик пошкодження), локалізації складів (країна, місто чи село), логістичних стратегій в обслуговуванні клієнта.

3.1.4. Витрати ризику запасів (5%) відображають ймовірну втрату вартості товару (знецінення) в результаті його утримання в запасі. Причинами знецінення можуть бути:

• моральне старіння товару, наприклад, комп’ютерів;

• фізичне “старіння” товару, наприклад, свіжих фруктів, ржавіння виробів з металу;

• сезонне “старіння” товару, наприклад, сезонного, модного одягу.

Очевидно, що такі витрати мають встановлюватися диференційовано в залежності від виду товару, оборотності товару в запасі і бути пропорційними до величини запасів

, (3.4)

де  – сумарна відсоткова ставка ризику знецінення, %.

Викладений аналіз складових витрат утримання запасів показує, що за винятком витрат утримання складів у випадку використання власних складів, решта складових витрат є пропорційні величині запасів, тобто:

а)  витрати утримання запасів стороннього складу, :

, (3.5)

б) витрати утримання запасів власного складу , :

. (3.6)

З отриманих залежностей виникає, що витрати утримання запасів можна подати узагальненою моделлю:

, (3.7)

якщо подати і не враховувати постійну складову витрат утримання власного складу, оскільки зміна рівня запасів впливає лише на змінну складову витрат утримання складу.

Подана модель дозволяє сформувати такий загальний укрупнений порядок розрахунку витрат утримання запасів:

• розрахунок вартості запасів: рекомендується оперувати середньозваженою величиною рівня запасів протягом року;

• встановлення відсотка вартості продукту, що відображає всі складові питомих витрат утримання запасів;

• розрахунок річної суми витрат утримання запасів.

3.2.  Витрати утримання запасів в “дорозі” є актуальними, коли право власності на товари переходить до клієнта в момент поставки до місця призначення. Це характерно, зокрема, для поставок на умовах FOB (free-on-board), за якими транспортні витрати включаються в ціну товару.

За складом витрати утримання запасів в дорозі ідентичні витратам утримання запасів на складі, тобто включають чотири розглянуті складові. Водночас за структурою істотно різняться:

1. витрати капіталу оцінюються аналогічно, однак є необхідність в розрахунку часових параметрів, а відтак і середнього рівня запасів в дорозі;

2. витрати утримання транспортного засобу як тимчасового складу повністю враховані в транспортних тарифах (амортизація обладнання, вартість навантаження-розвантаження тощо) і не вимагають додаткового врахування;

3. витрати обслуговування запасів в дорозі як витрати страхування від втрати, пошкодження запасів враховані в транспортних тарифах і не вимагають додаткового врахування;

4. витрати ризику запасів реально відсутні з причини нетривалого перебування в запасі, що не призводить до знецінення.

Отже, розрахунок витрат утримання запасів в дорозі здійснюється за такою формулою:

, (3.8)

де  – середньорічний рівень запасів в дорозі, розраховується за формулою:

, (3.9)

де  – час транспортування і-того замовлення.

Як і інші складові витрат запасів, витрати утримання запасів в дорозі конфліктують із транспортними витратами: чим швидше відбувається поставка замовлення, що вимагає дорожчого виду транспорту, тим менший час транспортування (), а значить, і витрати утримання запасів в дорозі.

3.3. Витрати замовлень викликані необхідністю формування замовлення з метою створення (поповнення) запасів матеріалів, виробів тощо. Очевидно, що рівень витрат замовлення залежить від кількості річних замовлень, вартості одного замовлення та структури витрат замовлення. Приймаючи до уваги, що витрати замовлень стосуються лише витрат складання замовлення і не стосуються витрат закупівлі, їх можна поділити на постійну та змінну складову. Постійна складова – це витрати експлуатації інформаційних систем, що не залежать від кількості сформованих замовлень. До змінних витрат, що залежать від кількості замовлень, слід віднести витрати моніторингу запасів, опрацювання замовлень на поставку та розрахункових документів тощо. З врахуванням цього витрати замовлень можна розрахувати за формулою:

(3.10)

де  – річна сума постійних витрат замовлень;

– змінні витрати одного замовлення та

- кількість замовлень в рік.

Зробивши нескладні перетворення, отримаємо залежність річних витрат замовлень () від величини одного замовлення (), партії поставки:

, (3.11)

, (3.12)

де () – величина одного замовлення.

Отже, витрати одного замовлення () становитимуть:

. (3.13)

Виходячи із цієї залежності, можна сформулювати висновок, що чим частіше формуються замовлення, тим вищі витрати замовлень. Отже, річні витрати замовлень обернено пропорційні (знаходяться у гіперболічній залежності) до величини одного замовлення.

Подібними до витрат замовлень є витрати переналагодження виробництва, які мають місце, коли поповнення запасів відбувається від виробника і це вимагає витрат зміни виробничого процесу, його модифікації з метою випуску певної замовленої асортиментної позиції продукції для створення запасу. Очевидно, що витрати переналагодження виробництва теж складаються із постійної частини (витрати використовуваних пристроїв тощо) та змінної, що залежить від кількості таких змін протягом року, наприклад, витрат праці. Тому річні витрати переналагодження теж знаходяться в обернено пропорційній залежності від величини замовлення.

В умовах автоматизації формування замовлень на основі комп’ютерних технологій, впровадження інновацій в процедуру переналагодження виробництва, що істотно зменшує витрати праці, а значить, і змінну частину витрат, можливості та діапазон оптимізації витрат замовлень чи переналагоджень будуть зменшуватися, а це означає неістотність залежності “trade off” витрат замовлення і витрат утримання запасів, сутність якої буде описана нижче.

Співставляючи витрати утримання запасів із витратами замовлень / переналагодження, можна прийти до висновку про наявність залежності “trade off” між ними, причому регулюючим (оптимізуючим) чинником виступає величина замовлення: чим більша величина замовлення, тим менші витрати замовлення, але більші витрати утримання запасів і навпаки. Отже, можна очікувати при певній величині замовлення мінімальну суму річних витрат замовлень і утримання запасів ().

а) аналітичний розрахунок:

Визначимо першу похідну та прирівняємо до нуля:

Розрахуємо величину замовлення :

Отже, при певній величині замовлення Зопт досягається мінімальна сума річних витрат замовлень (Взам) і утримання запасів (Вуз), тобто ().

3.4. Витрати вичерпання запасів – відноситься до категорії розрахункових ймовірних витрат, облік яких не передбачений, однак вплив яких на прийняття рішень в управлінні запасами може бути надто істотним.

Витрати вичерпання запасів мають місце у таких випадках:

• запізнення реалізації замовлення;

• здійснена купівля товару конкурента;

• здійснена купівля товару-субституту;

• зупинка та простої виробництва.

В результаті наступлення перших трьох випадків організація недоотримає прибутку одноразово чи надовго (у випадку втрати клієнта), понесе збитки на постійних витратах тощо, тому такі витрати вичерпання запасів трактуються як витрати втраченого продажу.

Четвертий випадок – вичерпання запасів в постачанні призводить до істотних економічних збитків в результаті зупинки виробництва, невиконання зобов’язань перед наступними учасниками логістичного ланцюга, що може мультиплікувати прямі збитки виробництва.

До витрат вичерпання запасів в залежності “trade off” знаходяться витрати утримання запасів в частині утримання страхових запасів: чим вищий рівень страхових запасів, тим нижчий рівень витрат вичерпання запасів.

Принциповий розрахунок витрат вичерпання запасів можна здійснити за такою формулою:

, (3.14)

де  – питомі втрати прибутку чи / та збитки у відсотках до вартості запасів, що не були наявні для забезпечення існуючого попиту;

,  – відповідно ціна одиниці та кількість одиниць запасу, що не були реалізовані (отримані) з причини відсутності.

Отже, витрати запасів можна розрахувати за формулою:

. (3.15)

Графічно це можна подати в залежності від величини замовлення так:

Рис. 3.5. Графічна інтерпретація формування витрат запасів в залежності від величини замовлення

На графіку криві і мають власне такий характер змін, що було аргументовано попереднім матеріалом. Витрати вичерпання запасів мають тенденцію до зниження, оскільки із зростанням величини замовлення середньорічний запас теж зростає, а це дозволяє мати збільшені страхові запаси в певні періоди. Якщо ж припустити, що клієнти вимагають підвищення рівня обслуговування, то це вимагатиме від організації збільшення циклічних (поточних) запасів для забезпечення вищої доступності, збільшення страхових запасів, збільшення витрат замовлень тощо. А це безумовно зсуне як окремі складові витрат запасів, так і їх загальний рівень.