Печать данных, введенных в электронную форму:

• Задать команду Сервис►Параметры и выбрать вкладку Печать;

• Установить флажок Печатать только данные для форм;

• Нажать кнопку Печать.

Word напечатает только данные, введенные в форму.

Примечание. Если электронная форма была разработана на основе уже имеющегося бланка, например платежного поручения, и поля формы находятся в тех же местах, что и на бланке, то приведенная выше последовательность действий может быть использована для заполнения бланка.

Работа с шаблонами

Шаблон можно рассматривать как стандартный бланк, подготовленный для заполнения. После запуска редактора открывается пустой документ, базирующийся на шаблоне Обычный, который представляет собой чистый лист бумаги формата А4 и содержит все стандартные стили форматирования.

Для удобства пользователя можно создавать в виде шаблонов заготовки документов, содержащих информацию единую для всех по тематике и оформлению (например, бланки доверенностей, заказов и т.д.).

Создание нового шаблона

Выбрать команду Файл►Создать, в поле Создать включить параметр Шаблон. Нажать кнопку ОК или клавишу <Enter>. Далее ввести текстовую информацию, которая будет оставаться неизменной для всех документов, используя для оформления шаблона команды форматирования, связанные с данным шаблоном. В шаблонах удобно использовать переменные Поля форм (см. выше). Задать команду Файл►Сохранить, ввести имя для данного шаблона, указать имя каталога, где будет храниться шаблон.

Создание составных документов

Текстовый процессор предоставляет возможность создания и рассылки однотипных документов (писем) многим адресатам, сведения о которых хранятся в специальной базе данных. Создание составных документов в Word осуществляется путем слияния основного документа, содержащего неизменные данные с документом, содержащим переменные данные.

Процесс создания составных документов состоит из трех этапов:

создание основного документа (письма с неизменной частью данных с указанием мест, в которые будет вставлена информация из источника данных);

создание (открытие) источника данных (базы данных с информацией, которая будет различна в разных экземплярах составного документа – адреса, имена и т.п.);

объединение (слияние) основного документа с источником данных.

Для того чтобы заранее определить содержимое полей основного документа, создание составного документа целесообразнее начать с формирования источника данных. Каждый из этих этапов можно редактировать: изменять текст основного документа, изменять структуру базы данных, вводить и удалять новые записи, обеспечивать слияние определенных записей и др.

Создание основного документа

Задать команду Сервис►Слияние, в открывшемся окне в пункте 1 щелкнуть на кнопке Создать, выбрать пункт Документы на бланке, щелкнуть на кнопке Создать основной документ. На экране появится окно нового документа для создания основного документа, а также Панель слияния. Ввести текст основного документа (типового письма). Форматирование абзацев, шрифтов документа осуществляется стандартными средствами Word.