Создание форм для просмотра и заполнения в Word

Чтобы создать форму для просмотра и заполнения в Word, нужно выполнить несколько действий.

Для создания формы необходимо составить ее примерный вид или использовать в качестве образца уже созданную форму. Форма может быть электронной или печатной. К преимуществам электронных форм относятся автоматическая проверка введенных данных (например, табельного номера сотрудника), обновление зависимых полей (например, полей города и области при вводе почтового индекса) и наличие подсказок, которые облегчают заполнение формы.

Многие формы, например контракты, состоят в основном из текста с включенными в него полями формы, в которые вводятся необходимые данные. В других формах используются сетки, которые сочетают в себе такие свойства таблиц, как выравнивание текста, рамки для выделения заполняемых полей, выделение цветом заголовков и другие специальные приемы, которые делают форму более привлекательной и легкой в использовании.

Для разработки и создания форм применяются следующие средства Word:

• Для создания формы с простой структурой используют команду Формы►Добавить таблицу панели инструментов Формы. Если структура формы более сложная, вставляют несколько таблиц, разделив их пустыми строками.

• Сложную форму можно также создать, используя команду Формы►Нарисовать таблицу панели инструментов Формы и нарисовав ее отдельные строки и столбцы. В случае ошибки при создании таблицы можно использовать панель инструментов Таблицы и границы (выделить линии, которые следует удалить, и перетаскивать их или удалить линии ластиком).

• Чтобы нарисовать рамку вокруг определенной области формы, а затем разместить внутри нее фрагмент текста, графический элемент или диаграмму, можно использовать кнопку Надпись на панели инструментов Рисование. Панель инструментов Рисование позволяет изменять границы рамки, фоновый цвет, цвет текста и т. д.

• Для увеличения привлекательности формы к ее ключевым элементам добавляются границы и заливка. Чтобы добавить линии (границы), печатающиеся между ячейками или обрамляющие таблицу, или затенить наиболее важные элементы формы, необходимо указать нужный элемент, выбрать команду Формат►Границы и заливка, а затем установить требуемые параметры на вкладках Граница и Заливка. По умолчанию линии сетки таблицы печатаются.

Поля формы в форме

Многие формы, например контракты, состоят в основном из текста с включенными в него полями формы, в которые вводятся необходимые данные. В других формах используются сетки, которые сочетают в себе такие свойства таблиц, как выравнивание текста, рамки для выделения заполняемых полей, выделение цветом заголовков и другие специальные приемы, которые делают форму более привлекательной и легкой в использовании.

Поля формы используются, когда в текст документа или шаблона необходимо включить переменную информацию (название темы работы, номер группы, срок сдачи работы и т.п.).

Для ввода такого рода информации следует установить курсор в позиции ввода переменного поля и определить вид вводимой информации, нажав соответствующую кнопку панели Формы:

• Кнопка Текстовое поле добавляет текстовое поле, для которого обычно задается значение информации по умолчанию, ясное из назначения поля.

• Кнопка Флажок добавляет флажок рядом с независимым параметром, который либо устанавливается (выводится в форму), либо сбрасывается. Флажки могут быть также добавлены к группе параметров, которые не являются взаимоисключающими (то есть можно выбрать более одного параметра).

• Кнопка Поле со списком добавляет поля со списком возможных ответов. Информация вводится посредством выбора требуемого значения из заранее составленного списка. Если список достаточно большой, пользователь сможет пролистывать его для просмотра остальных ответов.

При необходимости задавать специальные атрибуты поля (например, тип поля: обычный текст, число, дата) следует установить в область поля курсор мыши, нажать на панели инструментов Формы кнопку Параметры поля формы или нажать правую кнопку мыши и выбрать команду Свойства. Для текстового поля можно задать вид вводимой информации, максимальную длину, автоматически появляющийся текст. Текстовое поле может иметь следующие типы параметров (табл. 3).

Таблица 3

Параметры текстового поля формы

Параметр	Назначение
Обычный текст	Ввод текста, чисел, символов или пробелов.
Число	Ввод чисел
Дата	Ввод даты.
Текущая дата/Текущее время	Отображает текущую дату и текущее время. Это поле не может быть изменено.
Вычисление	Использует поле = (Формула) для проведения вычислений. Это поле не может быть изменено.

Для поля Флажок можно задать его точный размер, а также начальное состояние (включен или не включен). Для поля со списком задаются элементы, входящие в список. Для любого вставленного поля, выделив его, можно задать нужный размер, шрифт; тогда вводимые в него символы будут изображаться в указанном формате. Для лучшего выделения полей на экране и печати может быть нажата кнопка Затенение полей формы. Все изменения в форме документа с полями можно производить только в том случае, когда ни одно поле формы не защищено, поэтому любые изменения в форме необходимо начинать со снятия защиты с его полей (или всей формы).