5. Учет и хранение трудовых книжек

В целях учета и хранения трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в организации ведутся:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Следует пользоваться утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162 в редакции от 19 октября 1990 г. формой:

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Дата			От кого получено или кому отпущено	Основание (наименование документа, № и дата)	Приход				Расход
число	месяц	год			количество		сумма		количество
					трудовых книжек (серия и номер)	вкладышей (серия и номер)	руб.	коп.	трудовых книжек (серия и номер)	вкладышей (серия и номер)

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. В данную книгу вносятся все сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в нее, с указанием серии и номера каждого документа.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

№	Дата приема или заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней			Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки	Серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней	Профессия, специальность рабочего или служащего, который сдал или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш к ней	Наименование цеха (отдела), куда зачислен рабочий или служащий	Дата и № приказа (распоряжения), на основании которого произведен прием работника или служащего	Расписка ответственного лица, принявшего книжки
	число	месяц	год
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой, оформляющей прием и увольнение работников. В этой книге должны регистрироваться все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Когда работник получает трудовую книжку в связи со своим увольнением, он должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Законодательство устанавливает ряд требований к приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в нее и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Они должны быть:

• пронумерованы;

• прошнурованы;

• заверены подписью руководителя организации;

• скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовых книжек и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности, т.е. необходимо точно определить их количество, регулярно проводить их учет и т.д. Они выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке, которая должна быть оформлена в письменной форме.

По окончанию каждого календарного месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации письменный отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные работникам трудовые книжки и вкладыши к ним. К отчету прилагается приходный ордер кассы организации. Если при заполнении отдельные бланки трудовой книжки и вкладыша в нее были испорчены, то они подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

УТВЕРЖЖДАЮ

Руководитель организации

___________ И.О. Фамилия

«___»___________ 200 __г.

Место печати

АКТ

0. г. Тюмень

_______________________________________________________________________________

(указать должность, фамилию, имя и отчество)

Составлен настоящий Акт в том, что за период с «___»______200__г. по «___»______ 200 _г.

_______________________________________________________________________________

(полное наименование организации)

Испорчено______________________________________________________________________

(указать подробную причину порчи)

«____» штук ____________________________________________________________________

(указать прописью)

Бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним)____________________________________

(перечислить серию и номер каждого бланка трудовой книжки (или вкладыша к ней)

которые «___»___________________200 __г. уничтожены путем сожжения.

Акт составлен на списание испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей к ним) с подотчета ___________________________________________________________________________

(полное наименование организации)

подписи:

Примечание: с 1992 года время работы осужденных в период отбывания или наказания в виде лишения свободы засчитывается в общий трудовой стаж – Закон РФ от 12.06.92 № 2988-1.

Законодательством устанавливается обязанность работодателя иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в нее.

Работодатель несет юридическую обязанность организовать работу, связанную с ведением, хранением, учетом и выдачей трудовых книжек и вкладышей в них.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначенное приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностное лицо несет ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. Данная ответственность может быть дисциплинарной (ст. 192-195 ТК РФ и административной (ст. 5.27 КоАП РФ).

Порядок изготовления бланков трудовых книжек и вкладышей в нее и обеспечения ими работодателей утверждается Министерством финансов РФ.

Вполне естественно, что такие важные документы, как бланки трудовых книжек и вкладыши в нее, должны иметь соответствующую степень защиты.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату. Размер платы определяется исходя из размера расходов на приобретение трудовой книжки или вкладыша в нее. Исключение составляют следующие случаи:

• массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);

• неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее, порчи их не по вине работника (стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем).

Контрольные вопросы:

1. На кого ведутся трудовые книжки.

2. Кем и на основании, каких документов заполняется трудовая книжка на работника.

3. В течение какого времени и в присутствии кого заполняется трудовая книжка на приятого работника.

4. При увольнении работника, какой день считается последним.

5. Кто несет ответственность за правильное заполнение и хранение трудовых книжек на предприятии.