06.02.00 Зав. Кафедрой управления персоналом,

д.э.н. профессор подпись Ю.Г. Одегов

Иванова

(095) 232 64 15

Письма деловым иностранным партнерам печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм) в левом верхнем углу в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если компания маленькая и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например, «организация туров, продажа недвижимости».

Под наименование фирмы или на нижнем поле листа указывается юридический адрес фирмы, содержащий почтовый и телеграфный адреса, номер телефона и факса, наименование банка, адреса и телефоны представительств компаний и ее филиалов (реквизит 2).

Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.

Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть цифрой, буквой или буквенно-цифровой, например: «RefDB/AP/101, где Reference (Ref) – ссылка; DB – инициалы автора; AP – инициалы секретаря или исполнителя; 101 – порядковый номер документа».

Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма, например, «Your reference 12».

Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым способом (без добавления кавычек к числу), например, 18 August 2004/

Адресат получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно: имени и фамилии получателя; наименование компании; номера дома; улицы; города; штата (графства), почтового округа (указанного цифрами); страны. При написании адреса чаще всего используется «открытая пунктуация», т.е. без запятых и точек.

Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала. Деловые письма начинаются со слов «Dear…». В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться фразы: «Dear Sir – если имя получателя неизвестно; Dear Madam – если имя получателя неизвестно; Dear Mr Heit – господину, имя которого неизвестно; Dear Mis Fella - замужней женщине».

Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения. Заголовок обозначается: RE- сокращение слова «regarding» (относительно);In re– сокращенное сочетание«in regard to» (касательно);Subject– предмет, тема, вопрос. Например:RE -Выставка «Информатика 2005» илиinreоплата по контракту № 345/7. Заголовок не обязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона.

Текст (реквизит 8) может писаться как от границы левого поля, так и с красной строки. Абзацы могут отделяться друг от друга дополнительным межстрочным интервалом. Текст письма обычно не превышает одной страницы.

Через два межстрочных интервала после текста письма указывается заключительная формула вежливости (реквизит 9). Она должна соответствовать по формуле приветствия и положению (званию) получателя письма.

После заключительной формулы вежливости делается не мене пяти межстрочных интервала для личной подписи автора письма (реквизит 10). Ниже подписи указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.

Если к письму имеется приложение (реквизит 11), то они указываются следующим образом: «Enclosure (приложение): Order № 34, или сокращением Encl: Contract № 11/ S/15».

При направлении копий письма нескольким адресатам указываются фамилии лица или компании, которым отправлены копии (реквизит 13).

Пример:

PRENITICE – HALL, INT

ENGKEWOOD CLIFFS, N. J. 07632

Ret: DB/101 Your reference 12 (3)

16. August 2004 (4)

Ms Sheila Jones (5)

12 Harrington Place

Greenpoint, N. Y/ 100200

USA

Dear Ms Jones: (6)

RE: The Style of Setting up a letter (7)

You asked me it any one style of setting up a letter that is used more than the others. Probably more doziness concerns use the dl0ck style of letter than any other style, because ins marginal uniformity saves time for the typist. This letter is example of the block style. (8)

As you can see, the inside is blocked and the paragraph beginnings are aligned with he margin. Open punctuation is used in the address.

The date reference lines are flush the right margin. The date line is to spaces below the letterhead, and the reference line is two spaces below the date line. The complimentary close deigns slightly to right of the canter of the page. Both lines of the signature are aligned with the complimentary dose.

As the dictators name is typed in signature, it is not considered necessary to include his or her initials in the identification line.

Sincerely yours, (9)

M. Seott (10)

Martha Scott

Correspondence Chief

Accounting

Department

Enclosure: Order 34 (11)

cc M Pryor, Accounts Manager (12)

____________________________________________________________________________________________

Address, Telephone Number, Fax Number YAT, registered XXXXXXXX (2)

Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является, по сути, копией переданного документа.

По телефаксу могут предаваться любые виды документов и приложений к ним - таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии и т.д.

Факсы в большой степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.

Дополнительные данные, которые представляет сам аппарат (телефакс), является:

• указание кода отправителя;

• дата и время передачи;

• номер телефакса (аппарата), с которого передана информация;

• количество страниц.

Отправитель факса должен получить подтверждение (CONTIMATION REPORT) о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается – код фирмы получателя, номер телефакса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц (P) и результат (RESULTS). Главной является графа «RESULTS)», в которой ставится «OK» (O’ KEY),если сообщение получено полностью и без ошибок, или«NG»(негатив),если имелись сбои во время получения факса.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходимо скопировать, т.к. факсовая бумага недолговечна.

Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года (ст. 74 «перечня документов с указанием сроков хранения» и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с инофирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт, гарантии и др.) хранится 10 лет (ст. 83 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).