4.1. Письма

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по почте.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. В переписке можно выделить два основных вида: письма, факсы.

По содержанию и назначению письма бывают:

• инструкционные (директивные) – исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экономии и др.;

• гарантийные – содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции;

• информационные – содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения;

• рекламные – содержат рекламу, цены предлагаемых товаров и услуг;

• коммерческие – составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложения (оферту) на поставку товара, оплаты, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламы, кредитные письма;

• рекламационные (претензионные) – в которых предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документы (рекламации);

• кредитные – при заключении контрактов с иностранными партнерами, в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номерами валютного расчетного счета и гарантии банка оплаты покупателем товаров или услуг;

• письма-запросы, – в которых предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента дать ответное письмо;

• сопроводительные – когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительное письмо не несет смысловой нагрузки, то его составлять не следует, т.к. в этом случае оно становится ненужной формальностью.

Для составления писем, факсов используется специальный бланк для писем. В письмах, факсах название вида документа не указывается (кроме гарантийных).

В заголовочной частиписьма печатаются следующие реквизиты: справочные данные об организации, дата, номер (индекс), ссылка на номер и дату входящего документа (если письмо является ответом), заголовок (изложенный одной фразой), адресат (в котором должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат»: фирма, структурное подразделение, должность, имя, отчество, фамилия, почтовый адрес получателя).

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более чем четырем адресам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный документ. Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Текст письмадолжен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события предоставляться объективно, а все излагаемые вопросы должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно

Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной частей. В водной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылки на факты, даты, документы, например: В связи с тем, что при получении груза на станции 00.00.0000 года по накладной № 0000 в исправном вагоне с не нарушенными пломбами грузополучателя при вскрытии ящиков и проверки содержимого с участием представителя… была обнаружена недостача… штук изделий на сумму….

Во второй части письма формируется его основная цель - предложения, отказы, просьбы, гарантии и т.д., например: На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет….

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.

Начало письма может иметь следующие варианты обращения: «Уважаемый Сергей Иванович! Господин Зорин! Уважаемые господа».

Затем уместны были бы слова благодарности: «Мы были рады получить Ваше письмо. Большое спасибо за факс от 00.00.0000 ».

Большинство писем продолжается далее словами: «В связи с…; Согласно контракту…».

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма используются следующие обороты:

Отправка груза, документа – Отправляем Вам…, Направляем Вам…, Высылаем Вам…

Напоминание – Напоминаем Вам…, По истечению срока… предложение фирмы теряет силу.

Подтверждение – Концерн…подтверждает получение партии товара, Подтверждаем…

Извещение – Сообщаем Вам, что…, Ставим Вас в известность…, Извещаем Вас, что…

Просьба - Пожалуйста, сообщите…, Мы будем благодарны Вам…

Гарантия – Оплату гарантируем…, Качество продукции нашей фирмы гарантируем…

Предложение – Мы рады предложить Вам…, Мы можем рекомендовать Вам…

Отказ – К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение.

Предупреждение – Фирма оставляет за собой право обратиться…, Задержка поставок может привести…, Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены…

Приглашение – Просим принять участие в …, Приглашаем Вас…, Мы рады пригласить Вас…

Письмо обычно заканчивается фразами: Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной …, Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества…, С уважением…

Письма по финансовым вопросам подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются гербовой печатью предприятия.

Деловая переписка делится на две части: поступающие (входящие) в фирму, отправляемые (исходящие) из фирмы.

Пример:

Министерство общего Члену Совета УПО

профессионального образования по специальности 06.02.00

Российской Федерации Н.М. Шубину

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ул. Б. Садовая, 69,

ОБЪЕДИНЕНИЕ г. Тюмень, 625001

По экономике и социологии труда

на базе Российской экономической

академии имени Г.В. Плеханова

Стремянный пер., 36

г. Москва,111054

тел. 2378777 ОКПР 03944527

16.01.2005 № 99/97

на № ____ от _______________

О выпуске учебных пособий

Кафедра управления персоналом РЭА им. Г.В. Плеханова в соответствии с учебным планом специальности 06.02.00 «Экономика и социология труда» выпускает в свет в 2005 г. следующие работы:

1. Олегов Ю.Г., Журавлев П.В. Управление персоналом. - 30 п. л.;

2. Руденко Г.Г., Кулапов М.Н., Картошов С.А. Рынок труда. – 30 п. л.

Эти работы рекомендованы Министерством общего и профессионального образования РФ в качестве учебников для студентов экономических специальностей.

По вопросам их приобретения обращаться по адресу: 111054, Москва, 54, Стремянный пер. д. 36 РЭА Г.В. Плеханова, кафедра «Управление персоналом».

Приложение: бланк заказа на двух стр. в 1 экз.

Председатель совета УПО по специальности