4.6. Протокол
Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Более обобщенное определение дают, толковы словари русского языка, определяющие его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».
Протокол ведется во время заседания. Когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол составляется после его расшифровки.
Ведет протокол секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникать и разбираться в сущности обсуждаемых вопросов зависит качество записи выступлений. Назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка.
В его формуляр входят: наименование организации-автора, вид документа (протокол), дата заседания, номер, место издания, гриф утверждения (в том случае, когда протокол утверждается), заголовок, текст, подпись.
На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала и через тире – окончания (13-14.03.2007).
Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течении года (в учебном заведении, может быть, учебного года).
В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.
Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего» и содержит указание вида коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласовывается с названием коллегиального органа. Начинается заголовок с прописной буквы (Совещание студсовета), Заседание комиссии, Собрания трудового коллектива).
После оформления заголовочной части (это делается до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола состоит из двух частей:
вводная, состоит из постоянных и переменных величин. Постоянные находятся в левой части листа (председатель, секретарь, присутствуют, повестка дня), переменные, где указаны фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, повестки дня;
основная, фиксирующая ход заседания.
Словом председатель начинается протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. Также оформляется слово секретарь (Председатель – Петрова В.А. Секретарь – Сидорова А.А.).
Для проведения оперативных совещаний эта часть протокола опускается.
Далее перечисляются присутствующие. В протоколе постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должности. После них записывают фамилии приглашенных с указанием должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе (Присутствовали: 43 человека (список прилагается).
На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание (На учете в профсоюзной организации состоит 135 человек, присутствует 117).
Далее следует повестка дня – перечисляются вопросы вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О», «Об».
О перспективах развития завода, докладчик директор (Ф.И.О.)
Об итогах социологического опроса службы … Докладчик (Ф.И.О).
В ряде случае, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка заседания прилагается».
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разбивают текст. Слово СЛКШАЛИ начинает раздел каждого пункта повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилии и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются с новой строки с абзаца.
Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тезисы (тексты) докладов и выступлений , они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступающего указывается : «Текст доклада (выступления) прилагается). После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке выступления (Соколов А.В. – какие приняты меры по ликвидации аварии? Колесов И.К. – к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение).
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должны быть конкретная и содержать составные части: кому, что сделать, к какому числу, например:
1. СЛУШАЛИ:
Иванова П.И. – текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Петров А.П. – краткая запись выступления.
РЕШИЛИ:
Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное внедрению компьютерной техники в работу в течение первого семестра.
Иванову П.И. организовать в помещении информационного центра выставку современных технологических средств компьютеризации управленческих процессов к 1 октября 2007 г.
2.СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель подпись И.О. Фамилия
Секретарь подпись И.О.Фамилия
При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие.
Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступающих. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнения, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно.
Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тесты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если к
протоколу прилагается стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; в учреждениях, действующих на основе единоначалия, - проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протокола.
Протоколы формируются в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки заседания: повестка дня, приглашение, списки участников заседания, списки приглашенных, доклады или тезисы выступлений, справочные материалы по обсуждаемым вопросам, проекты решений и итоговых документов (все по 1 экземпляру).
ТКСИУ
ПРОТОКОЛ
00.00.0000 № 00
Москва
Заседания коллегии
Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь - Фамилия И.О.
Присутствовали: (перечисляются фамилии членов коллегии в алфавитном порядке с указанием
должностей или числом – 25 человек).
Приглашенные: (перечисляются фамилии членов коллегии в алфавитном порядке с указанием
должностей)
Повестка дня:
О работе отдела информатизации по обеспечению деятельности учреждения. Доклад начальника отдела Сергиенко И.О.
О представлении Раевского О.И. к присвоению Почетного звания «Заслуженный работник культуры Российской Федерации». Сообщение начальника отдела Татарского М.Ю.
1. СЛУШАЛИ:
Сергиенко И.О. – текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Кузнецова С.Д. ставит вопрос о дополнительном ведении компьютеров типа Pentiumдля отдела.
Сумцов А.Ж. – предлагает передать отделу массив имеющихся в других подразделениях информационных карточек.
Закладин Р.Г. – сообщает о имеющихся в отделе новых разработках по улучшению организации информационных процессов.
ПОСТАНОВИЛИ:
Одобрить основные направления работы отдела.
Разработать административно-хозяйственной службе приобрести для нужд отдела информатизации 3 компьютера необходимой конфигурации.
2. СЛУШАЛИ:
Татарского М.Ю. – текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Семенов Ф.М, - поддерживает предложение о выдвижении Раевского О.И. на присвоение почетного звания «Заслуженный работник культуры Российской Федерации».
Лученков И.Т, - говорит о серьезных заслугах Раевского О.И. в деле развития отечественной культуры.
ПОСТАНОВИЛИ:
Выдвинуть Раевского О.И. на присвоение ему почетного звания «Заслуженный работник культуры РФ»
Председатель подпись И.О.Фамилия
Секретарь подпись И.О. Фамилия
ТКСИУ
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛ
00.00.0000 № 00
Москва
Заседания коллегии
2. СЛУШАЛИ:
Татарского М.Ю. – текст сообщения прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ:
Выдвинуть Раевского О.И. на присвоение ему почетного звания «Заслуженный работник культуры РФ»
Председатель подпись И.О.Фамилия
Секретарь подпись И.О. Фамилия
Контрольные вопросы:
В каком документе определяется фонд заработной платы?
Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?
С каким документом при поступлении на работу сотрудника обязательно знакомят?
На каком служебном документе проставляется ссылка на номер и дату входящего документа?
Какие распорядительные документы принимаются в результате обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов?
Когда и в каких случаях применяются телефонограммы?
Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?
С какой целью, и какие составляются справки?
Назовите виды докладных записок и определите их значение.
Какое значение имеют акты в работе организации и кем они составляются.
Лекция № 6. Виды доверенностей
Виды доверенностей.
Типовые формы доверенностей.
Требования к нотариальному удостоверению доверенностей.
Составление и оформление доверенностей.
Общие правила составления и оформления доверенностей
В соответствии с п.1 ст. 185 Гражданского кодекса РФ доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу.
Доверенности могут быть как служебными, так и личными. Личная доверенность выдается гражданином и может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает или учится, жилищно-эксплуатационной организацией, а также в нотариальном порядке.
Одно из основных требований, предъявляемых к доверенности, - не правильное оформление. Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы (например, сделок с недвижимостью), должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом (п.2 ст. 185 Гражданского кодекса РФ). Существуют и некоторые специальные требования относительно формы доверенности. Ст. 160 Гражданского кодекса РФ предусматривает, что соблюдение дополнительных требований к форме сделок, и в частности скрепление их печатью организации, необходимо только тогда, когда на этот счет есть указание в законе, ином правовом акте или соглашении сторон. Такое специальное указание содержится, в частности, в п.5 ст. 185 Гражданского кодекса РФ. В нем предусмотрено, что при выдаче доверенности от имени юридического лица необходимо наличие помимо подписи руководителя или иного уполномоченного на это учредительными документами лица также печати организации.
Установлено, что доверенность на получение или выдачу денег либо других имущественных ценностей от имени юридического лица, находящегося в государственной или муниципальной собственности, должна быть скреплена также подписью главного (старшего) бухгалтера. Отсюда следует, что на доверенности, связанной с распоряжением денежными или имущественными ценностями , если она исходит от хозяйственного товарищества или общества либо кооператива, общественной или религиозной организации, достаточно одной подписи.
Доверенность по общему правилу подписывается руководителем (любым другим лицом, если оно наделено соответствующими полномочиями учредительным документом организации).
Ст. 186 Гражданского кодекса РФ устанавливает предельный срок действия доверенности – три года. Доверенность, выданная на больший срок, будет действительна только в течение трех лет. Доверенность, срок действия которой не указан, сохраняет силу в течение года со дня ее совершения (доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна).
Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей – используют для оформления права работника выступать в качестве доверенного лица предприятия (учреждения, организации) при получении товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу или соглашению. Лицом , не работающем на предприятии (учреждении, организации), доверенность не может быть выдана. Если получение товарно-материальных ценностей представителями организации происходит нерегулярно, то доверенности выписываются по форме № М-2, если оно носит массовый характер – по форме № М-2а.
Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подписываются в хронологическом порядке.
Доверенности выписываются на 15 дней, а если материальные ценности приобретают у одного и того же поставщика регулярно (в порядке плановых платежей), то на календарный месяц. Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года.
2
Бухгалтер выписывает доверенность в одном экземпляре и выдает ее работнику, который будет получать товарно-материальные ценности. Работник должен расписаться в получении доверенности на ее корешке. Кроме того, работник должен поставить свою подпись в самой
доверенности, после чего она заверяется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Работник, получающий товарно-материальные ценности, может предъявить поставщику кроме доверенности и другие документы (например, копию счета и платежного поручения на оплату материальных ценностей). Реквизиты этих документов указывают в доверенности по строке «Наименование, номер и дата документа».
Если работник по какой-либо причине не получил товарно-материальные ценности по доверенности, он должен возвратить ее в бухгалтерию, где она будет храниться до конца текущего года.
Доверенности, по которым были выданы товарно-материальные ценности, хранятся в архиве организации пять лет.
Приложение 1
ДОВЕРЕННОСТЬ
«_____» _________ 20 ___ г. № _______
генеральная
Настоящая доверенность ________________________________________________________
(наименование предприятия, учреждения, организации)
в лице Директора (Генерального директора) _____________________________________________
(Ф.И.О.)
Действующего на основании Устава, поручает ___________________________________________
(должность, Ф.И.О. )
Паспорт (удостоверение) ___________________ представлять интересы ______________________
____________________________________________________________________________________
(наименование предприятия, учреждения, организации)
во всех учреждениях и организациях и перед гражданами, с правом передоверия, совершать все необходимые действия в интересах _____________________________________________________
(наименование предприятия, учреждения, организации)
заключать договоры, представительствовать в суде, арбитражном и третейском суде, пользоваться всеми представленными истцу, ответчику и третьему лицу правами, в том числе заключать мировое соглашение.
Доверенность действительна по ___________________________________________________
(дата прописью)
Образец подписи ____________________________ удостоверяю _______________________
(Ф.И.О.) (образец подписи)
Директор подпись И.О.Фамилия
М.П.
Приложение 2
С
лужебная
доверенность
Типовая межотраслевая форма № М-2
Утверждена постановлением
Госкомстата России
от 30.10.1997 № 71 а
Коды
0315001
Ф
орма
по ОКУД
Организация _____________по ОКПО
Доверенность № _______
Дата выдачи «_____» ___________ 20 ______ г.
Доверенность действительна по «_____»____________ 20 ____ г.
_______________________________________________________
(наименование потребителя и его адрес)
_
______________________________________________________
(наименование плательщика и его адрес)
Счет № ________________ в ______________________________
(наименование банка)
Д
оверенность
выдана ____________ ________________________
(должность) (Ф.И.О.)
Паспорт: серия ______________ №_________________________
Кем выдан _____________________________________________
Д
ата
выдачи «_______» ___________________ 20 ______ г.
На получение от ________________________________________
(наименование поставщика)
материальных ценностей по _______________________________
(наименование, номер и дата
________________________________________________________
документа)
Оборотная сторона формы № М-2