3. Системообеспечивающие элементы внутренней среды

Внутренняя среда каждой организации формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на осуществляемые в организации процессы. Именно они предопределяют структуру предприятия, необходимые ресурсы и культуру, которые отражают главные черты внутренней среды.

Ресурсы, как элемент внутренней среды, непосредственно связаны с деятельностью организации. Для ее осуществления необходимо иметь все виды ресурсов – трудовые, материальные, денежные, информационные – в количествах, обеспечивающих решение стоящих перед организацией целей и задач. Особенностью данного фактора внутренней среды организации является его прямая связь с внешней средой, которая выступает как «поставщик» всего необходимого.

Люди – это важнейший элемент внутренней среды организации и важнейший ресурс ее деятельности. Прежде чем определить типы работников, нужных данной организации, необходимо определить стержневые квалификации для основных процессов и достижения целей. Стержневые квалификации вносят неравнозначный и уникальный вклад в создание итогового продукта, идущего к потребителю, и при этом служат источником конкурентного преимущества организации.

Носителями стержневых квалификаций являются люди. Выделяют четыре основных момента в отношении к человеческим ресурсам: комплектование и наем на работу; обучение и развитие; тренировка и оценка; планирование карьеры. Наличие четких программ и согласование действий по этим направлениям обеспечивает залог успеха повышения квалификации и наиболее полной реализации способностей сотрудников организации.

Важнейшем элементом внутренней среды организации являются процессы. По своей сути процессы – это деятельность, которая наполняет жизнью организационные схемы. Общение, выработка решений, усовершенствование организации – это все примеры процессов. Особое значение имеют процессы бизнеса (бизнес-процессы), являющиеся основными процессами организации, обеспечивающими создание продукта или услуги. Чтобы не стать тормозом в развитии организации, эти процессы должны меняться и совершенствоваться в соответствии с изменением внутренних и внешних условий.

Процесс представляет собой определенную совокупность действий, направленных на преобразование ресурсов в результаты, которые чаще всего выступают в виде продукции или услуг. Рассмотрение организации как системы убеждает в том, что она представляет собой совокупность процессов, отсутствие которых означает, что организация не функционирует.

В любой организации одновременно протекает большое число процессов, различающихся как по своему назначению, так и по основным характеристикам. При самом общем подходе все ключевые процессы в организации можно подразделить на две группы: 1. процессы, носящие материально-вещественный характер; 2. информационные процессы.

Как правило, обе группы процессов имеют место во всех организациях, но их соотношения может быть различным в зависимости от вида деятельности организации. На предприятиях, связанных с переработкой сырья и материалов в продукцию, преобладают материально-вещественные процессы. В организациях, оказывающих услуги, где сбор, переработка и продажа информации отражают их предназначение, преобладают информационные процессы.

Другой подход к классификации процессов, происходящих в организации, базируется на их роли в создании новых ценностей. В соответствии с этим критерием все процессы подразделяются на три группы:

- первичные, или основные, включающие все виды работ, непосредственно связанных с производством продукции или оказанием услуг и обеспечивающих жизнедеятельность организации;

- вторичные, или обеспечивающие, задачей которых является поддержание основных процессов с позиций их непрерывности и экономичности;

- управленческие (инфраструктурные), включающие работы по установлению целей и направлений первых двух групп процессов; они формируют условия и используют факторы, необходимые для достижения организацией ее целей.

Процессы можно описать на разных уровнях, но они всегда имеют

начало, определенное количество шагов и четко очерченный конец – выход процесса. Не существует стандартного перечня процессов, и организации должны разрабатывать свои собственные. Широта описания процессов не имеет принципиального значения, так как определяется конкретной организацией и ситуацией при условии, что процессы представляют собой полные и цельные потоки работ и никакие этапы не пропущены.

Что касается бизнес-процессов, то отметим, что это понятие рассматривается как самостоятельное, не являющееся синонимом понятия «процесс». Любой бизнес-процесс является процессом, но не всякий процесс - бизнес-процесс. При наличии множества сходных признаков бизнес-процесс отличается многофункциональностью, причем последовательность функций представляет собой логически завершенную последовательность с точки зрения получения результата процесса.

Если подходит к рассмотрению проблемы абстрактно, что в принципе, любая организация выполняет один-единственный бизнес-процесс, преобразующий имеющиеся в его распоряжении ресурсы – сырье, труд, капитал, информацию – в конечный продукт, поставляемый заказчику или потребителю. В действительности же организация имеет до 20 ключевых бизнес-процессов, от выполнения которых зависит его успех на рынке (разработка продуктов, маркетинг и сбыт, снабжение, производство, сервис, доставка и пр.).

Важным элементом является внутренняя организационная культура, под которой понимается образ жизни, мышления, действий. Культура есть способ, которым мы выполняем работу, она проявляется в поведении и речи людей в организации, основывается на совместных взглядах и убеждениях ее членов. Культурой называется комплекс понятий, используемых отдельными лицами и группами при взаимодействии с организацией и ее окружением. Именно культура организации формирует внутренние отношения и ценности. Она функционирует на всех уровнях – от подсознательного до видимых проявлений.

Организационная культура означает упорядоченную совокупность производственных, общественных и духовных достижений людей. Эта совокупность может быть явной, то есть зафиксированной в форме каких-либо документов и неявной – отраженной в сознании человека и поддерживаемая традициями, верой, договоренностями. Часто эта совокупность принимается и разделяется человеком или коллективом без всяких доказательств или насилия со стороны внешней среды.

Культура организации является связующим элементом в отношениях людей, групп и компаний. Она может рассматриваться как процесс и как явление. Как процесс культура организации представляет собой деятельность по формированию или исполнению набора правил и норм. Как явление – организационная культура – это набор правил, инструкций, норм, принципов и т.п., зафиксированных письменно или устно.