Управление_человеческими_ресурсами. (1)

Занятие 4 Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) – совокупность доку-

ментов организационно-распорядительного, информационно- справочного и учетного характера по персоналу организации, а также создание этих документов или получение их извне, обра- ботка и организация движения по всем уровням управления вплоть до передачи в другие подразделения и сдачи в архив.

Основные делопроизводственные функции службы управления персоналом

1.Разработка и оформление необходимой кадровой доку- ментации.

2.Своевременная обработка поступающей документации по персоналу.

3.Регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу.

4.Разработка, согласование, печатание документов по кад- ровым вопросам.

5.Доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения.

6.Контроль за исполнением документов.

7.Подготовка кадровых документов к сдаче в архивы (ор-

ганизации, ведомственный, государственный).

Виды документации, используемой в управлении персоналом 1. Организационная документация (устав организации,

штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, положения о структурных подразделени-

ях, должностные инструкции).

2. Распорядительная документация (приказы по основ-

ному производству, постановления, распоряжения, указания, ре-

шения).

3. Информационно-справочная документация (письма,

факсы, телеграммы, протоколы, докладные и объяснительные за- писки).

181

5. Опыт работы (указывается в обратном хронологическом порядке);

-годы работы, название организации, должность, основные обязанности;

6.Специальные способности: навыки работы на компьютере, знание иностранных языков;

7. Дополнительные сведения;

-наличие водительских прав, общественная деятельность и

т. д.

8. Интересы (хобби);

9. Рекомендации.

Задание 2. Написать заявление о приеме на работу.

Образец заявления

(наименование должности,

фамилия инициалы руководителя организации)

от

(фамилия, имя, отчество лица, поступающего на работу)

проживающего(ей) по адресу:

адрес местожительства)

Паспорт серия номер выдан

(кем выдан)

« » г.

(дата выдачи)

183

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня с __ _________ 20__ г. на работу в (цех, отдел) _____________________ на должность (или по про-

фессии) _______________________________________________.

Задание 3. Найдите ошибки в оформлении приказа. Укажите их. Приведите правильный вариант его оформления.

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «КОНТИНЕНТАЛЬ» ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123,

ИНН/КПП 1234567890/123456789

ПРИКАЗ

Ульяновск Внесение изменений в штатное расписание

В связи с приказом директора от 21.07.2012 г. № 44 «О реор- ганизации службы делопроизводства»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в штатное расписание аппарата организации сле- дующие изменения:

1.1.Добавить в состав службы делопроизводства должность секретаря-референта в составе одной штатной единицы с должно- стным окладом 12500 рублей 00 коп. без персональных и прочих надбавок;

1.2.Увеличить месячный фонд заработной платы на 12500 рублей 00 коп.

184

1.3. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. ди- ректора Козлова А.М.

Задание 4. Перед вами части должностной инструкции бухгалте- ра одной из компаний (приложение 5). Соберите долж- ностную инструкцию, расставив ее элементы в правиль- ном порядке. Найдите те части, которые не относятся к должностной инструкции бухгалтера.

185

Занятие 5 Адаптация персонала

Адаптация – это процесс знакомства сотрудника с деятель- ностью организации и изменение его поведения в соответствии с требованиями среды.

Основные аспекты адаптации:

–психофизиологический – приспособление к новым физи- ческим и психологическим нагрузкам, условиям труда;

–социально-психологический – приспособление к относи- тельно новому социуму, нормам поведения и взаимоотношений

вновом коллективе;

–профессиональный – постепенная доработка трудовых способностей (проф. навыков, доп. знаний, навыков сотрудниче- ства);

–организационный – усвоение роли и организационного статуса рабочего места и подразделения в общей организацион- ной структуре, понимание особенностей организационного и экономического механизма управления организацией.

Адаптация является вторым неотъемлемым шагом после принятия сотрудника на работу. В пользу адаптации красноречи- во говорят следующие цифры. Порядка 80 % людей, уволивших- ся в первые полгода-год работы, принимают решение об уходе из

компании в первые 2 недели. Целью системы адаптации в целом является снижение издержек организации за счет следующих

факторов:

−ускоренный процесс вхождения нового сотрудника в должность:

−сокращение уровня текучести кадров;

−уменьшение количества сотрудников, не прошедших ис- пытательный срок;

−уменьшение количества сотрудников, покинувших ком- панию в течение первого года работы.

Проведение адаптации вновь принятого сотрудника позво- ляет ему войти в рабочий процесс организации. Однако в ходе адаптации могут быть выявлены и недостатки сотрудника, ме- шающие его эффективной работе на новом месте. Здесь возмож- ны два варианта действий. Первый: дать сотруднику доработать до конца испытательного срока, а затем уволить его как не под-

186

ходящего на данную должность. Второй: организовать в той или иной форме обучение сотрудника. Использовать данную техно- логию могут как линейные руководители, так и служба персона- ла.

Задание 1.

Предложить варианты поведения новичка на новом рабочем месте в зависимости от ситуации.

Ситуация 1

Я только что устроилась на работу. Мне очень важно произ- вести в коллективе хорошее впечатление. Существуют ли какие- нибудь способы это сделать?

Ситуация 2

Я недавно устроилась на работу. Меня сразу же начали «по- давлять авторитетом» более опытные и старшие по возрасту кол-

леги. Меня это не устраивает. Как вести себя в этой ситуации?

Ситуация 3

Я работаю в компании уже третий месяц, но коллеги про- должают относиться ко мне настороженно и несколько холодно. Как завоевать их внимание и доверие?

Ситуация 4

Первый день на новом рабочем месте. Как построить пове- дение на рабочем месте?

Задание 2.

1.Проанализируйте поведение и действия мастера по отно- шению к молодому рабочему.

2.Дайте психологическую оценку первого рабочего дня но-

вичка.

3.Определите целесообразное поведение и действия масте- ра в данной ситуации.

Ситуация «На молочный комбинат пришел новичок»

Леонид Ковшов, выпускник сельскохозяйственной акаде- мии, пришел на комбинат за полчаса до смены. Накануне в от- деле кадров ему дали телефон мастера цеха цельномолочной и диетической продукции, на участке которого ему предстояло ра- ботать. Минут десять он пытался дозвониться до проходной, по-

187

ка, наконец, не застал мастера на месте. «Направили ко мне?» – спросил тот. «Через 10 минут планерка – подходи к этому време- ни», – и повесил трубку. Молочный комбинат был большой, не- знакомый. Только через 15 минут Ковшов разыскал свой цех. Все рабочие уже успели получить задания, и он услышал лишь, как мастер «настраивал» всех на выполнение срочного задания, то уговаривая, то угрожая. Когда все ушли, мастер заметил нович- ка: «А, это ты? Пойдем к стерилизатору».

Они долго пробирались по цеху, пока не подошли к аппара- ту, который стоял несколько в стороне. Аппарат (это было вид- но) был новый.

-Что, приходилось работать на таком?

-Нет...

-Новенький, только три месяца, как получили. Видишь, сра- зу тебе доверяем. Ты прибери пока здесь, подготовь аппарат к работе, а я минут на двадцать к начальнику цеха сбегаю, после потолкуем, что к чему.

Новичок с готовностью принялся за уборку, собрал мусор, протер аппарат. Но когда подметал пол, его заставил вздрогнуть резкий свист: на него чуть не наехал электрокар. Электрокарщик увидел испуганное лицо, прокричал новичку: «Не зевай, сала-

га!».

После этого Ковшов все время оглядывался с опаской. Мас- тер вернулся через полчаса.

-Так, говоришь, на такой линии работать не доводилось? Тогда слушай.

И он стал рассказывать, какая это хорошая машина, на ка- ком принципе основано ее действие, каковы параметры и харак- теристики, как нужно ухаживать за оборудованием. Все время через несколько предложений он переспрашивал: «Ясно? Понят- но?» – и Ковшов поддакивал. Удовлетворенный такой обстоя- тельной и доходчивой, по его мнению, беседой, мастер еще раз переспросил: «Понятно?».

Получил снова все тот же робкий ответ, ободряюще похло- пал новичка по плечу: «Ну вот и начинай, а рабочие моменты уточнишь у Терентьича, нашего «старшины». Новичок хотел спросить, кто такой Терентьич и где его найти, но не осмелился, да и мастер уже его не услышал бы.

188

Оторвался от работы неожиданно – заметил, что стало меньше шума. Судя по времени, начался обед, и все без него уш- ли. Пока он искал столовую, опоздал – смена уже отобедала. По- жалели его в столовой, покормили, чем могли.

После обеда все шло, в общем, благополучно. В четыре часа Ковшов собрался было отчитаться за работу, но мастера не было видно. Мастер подошел к нему лишь в конце рабочего дня, ос- мотрел, что сделано, похвалил: «Продолжай в том же духе!». И тут же заспешил, ссылаясь на заботы: «Твоя смена кончилась, а

уменя, брат, день ненормированный».

УКовшова было к нему много вопросов: хотелось знать, сколько заработал, какая работа будет завтра, но докучать этими мелкими делами, отрывать от более важных он не решился, тем более что мастер уже был далеко, а все рабочие разошлись. Ниче- го не оставалось больше, как отправиться со своими вопросами домой – до утра. А что будет завтра?

189

Занятие 6 Деловая карьера и обучение персонала

1. Составьте и выделите основные этапы карьеры работника (таблица 11).

Таблица 11 – Этапы карьеры

2.Какие из предложенных мероприятий необходимо прово- дить и какие средства использовать в период испытательного срока и введения кандидатов в должность? Обоснуйте свой вы- бор.

1.Условия работы (рабочее место, рабочее время, время пе- рерывов, нерабочие дни).

2.Проверка оформления личного дела.

3.Разъяснение должностной инструкции.

4.Представление нового работника коллегам.

5.Представление работника руководству.

6.Ознакомление со зданием, где располагается организация.

190