книги из ГПНТБ / Твердохлеб Н.Г. Машинная обработка экономической информации в промышленности учеб. пособие

Для учета выработки используются многодневные или одно­ дневные наряды, заполняемые операторами на основании опера­ ционных листков по мере выполнения той или иной операции.

Учет брака ведется в ведомости обнаруженных ошибок или в акте на брак.

Простои операторов учитываются в листках простоя. В них указываются причина и виновник простоя и время простоя. Лист­

четные установки составляют бухгалтерскую и статистическую от­ четность в порядке, принятом для хозяйственных организаций и установленном Положением о бухгалтерских отчетах и балансах. Кроме того, для вычислительных установок введена еще и спе­ циальная статистическая отчетность.

Так, ВЦ ежеквартально составляют «Отчет о работе вычисли­ тельного центра или другого подразделения, имеющего в своем составе ЭЦВМ» по типовой форме № 1-мехсчет. Вычислительные установки типа МСС один раз в год составляют «Отчет о работе фабрики механизированного счета (ФМС), машиносчетной стан­ ции (МСС)» по типовой форме № 2-мехсчет. Вычислительные уста­ новки типа МСБ составляют отчет о работе по типовой форме № 3-мехсчет. Вычислительные установки, находящиеся в системе ЦСУ, кроме указанных статистических отчетов, составляют месяч­ ные, квартальные и годовые отчеты о выполнении производствен­ ного плана по типовой форме № 1-мехсчет.

Порядок заполнения указанных статистических отчетов уста­ новлен специальными инструкциями, утвержденными ЦСУ СССР.

В з а и м о о т н о ш е н и я в ы ч и с л и т е л ь н ы х у с т а н о в о к с з а к а з ч и к а м и . Вычислительные установки, находящиеся на хозяйственном расчете, оформляют взаимоотношения с заказчи­ ками двусторонними договорами. В договоре указывается наи­ менование выполняемых работ, их общий объем, очередность и сроки последней сдачи первичных документов, общее количество выходных документов, составляемых на ВУ, и последний срок их изготовления, способы доставки первичных и выходных докумен­ тов, стоимость выполненных работ, порядок расчетов и ответст­ венность сторон.

Кдоговору прилагается график сдачи документов заказчиком

ивыдачи ему выходных документов. В графике, составленном по каждому участку учетно-плановых и вычислительных работ, указывается перечень видов документов, передаваемых на обра­

ботку, сроки (дата, часы) и последовательность их поступления на ВУ, количество первичных документов, сдаваемых заказчиком на обработку, а также сроки их возврата после обработки, сроки (дата, часы) и количество документов последней сдачи за отчет­ ный период, перечень наименований выходных документов, оче­ редность и сроки их составления и т. д.

60

К договору также прилагается выписка из плановой кальку­ ляции себестоимости одной нормо-смены, машино-часа и т. д.

Стоимость выполненных работ определяется умножением коли­ чества выполненных работ в отчетном месяце (нормо-смен, маши­ но-часов и т. д.) на отпускную цену одной единицы этих работ.

Вычислительные установки выполняют кроме постоянных еще так называемые разовые, или периодические, работы, например,

обработка материалов переписи, единовременных переучетов и т. д. Для выполнения подобных работ, если заказчик не заклю­ чал с вычислительной установкой договора, достаточно гарантий­ ного письма, в котором заказчик излагает свою просьбу, сообщает наименование и объем работ, сроки их выполнения и свои платеж­ ные реквизиты (номер расчетного счета и отделения Госбанка).

Если кустовая ВУ не является хозрасчетной, то во взаимоот­ ношениях с заказчиками она выступает от имени своего предприя­ тия или организации.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ к ГЛАВЕ IV

1.Дайте определение организационной формы использования ЦВМ для обра­ ботки экономической информации.

2.Дайте характеристику индивидуальных способов использования ЦВМ.

3.Дайте характеристику способов использования ЦВМ на ВУ.

4.Укажите классификацию и дайте характеристику ВУ, организованных по территориальному размещению ЦВМ, по признакам подчиненности и мето­ дам хозяйствования, по сфере обслуживания заказчиков, по уровню при­ меняемых основных ЦВМ.

5.Дайте общую характеристику индивидуальных и кустовых МСБ.

6.Дайте общую характеристику индивидуальных и кустовых МСС.

7.Дайте общую характеристику ВЦ.

8. Дайте характеристику способов использования ЦВМ в автоматизирован­ ных системах.

9.Дайте определение технологического процесса машинной обработки эконо­ мической информации и основных типов его построения.

10.Дайте характеристику пооперационного типа построения технологического процесса и укажите его положительные и отрицательные признаки.

11.Дайте характеристику попредметного типа построения технологического про­ цесса и укажите его положительные и отрицательные признаки.

12.Дайте характеристику смешанного типа построения технологического про цесса.

13.Назовите основные операции типового технологического процесса при ис­

пользовании машин с ручным вводом данных и укажите их варианты.

14.Назовите основные операции типового технологического процесса при ис­ пользовании ПВМ и укажите их варианты.

15.Назовите основные операции типового технологического процесса при исполь­

зовании ЭВМ.

16.Дайте характеристику структуры МСБ.

17.Дайте характеристику типовой структуры МСС.

18.Дайте характеристику типовой структуры ВЦ.

23.Укажите содержание сметы затрат организационного периода ВУ.

24.Какова методика составления плана по производству?

61

25.В чем заключается методика составления плана материально-технического снабжения ВУ? Назовите его основные показатели и дайте их характери­ стику.

26.Какова методика составления плана по труду? Назовите его основные показатели и дайте их характеристику.

27.В чем заключается методика составления плана по себестоимости? Назо­ вите его основные разделы и дайте их характеристику.

28.Каковы структура и порядок составления сметы расходов и плановой калькуляции себестоимости одного нормо-человека-часа, нормо-смены и т. д.?

29.В чем заключается методика составления финансового плана? Перечислите основные показатели и дайте их характеристику.

30.Какова методика составления плана организационно-технических мероприя­ тий? Назовите его основные разделы и дайте их характеристику.

31.Что представляет собой оперативно-календарное планирование? Укажите его основные разделы и дайте их характеристику.

32. Как организуется учет выработки операторов вычислительной установки?

33.Какие документы применяются для учета труда и начисления заработной платы операторов ВУ? Дайте их характеристику.

34.Расскажите об отчетности ВУ, дайте ее характеристику.

36.Расскажите о взаимоотношениях ВУ с заказчиками.

Г л а в а V

ОСНОВЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ МАШИННОЙ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

5.1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ ПО ПРОЕКТИРОВАНИЮ

Изменение способов обработки экономической информации требует предварительного технико-экономического проектирова­ ния, которое является весьма сложным делом. С повышением уровня применяемой для обработки экономической информации вычислительной техники усложняется и проектирование. На сте­ пень сложности проектирования серьезное влияние оказывают способы сбора и передачи информации на обработку, а также способы размножения, хранения и поиска документации.

Предлагаемый (устанавливаемый) порядок машинной обработ­ ки экономической информации оформляется проектом. В проекте дается детальная разработка вопросов организации и технологии сбора, передачи и машинной обработки экономической информа­ ции с помощью вычислительных машин, периферийных устройств (оргтехники) и других технических средств.

Составление проектов машинной обработки экономической ин­ формации производится:

для вновь организуемых ВУ; при замене на ВУ имеющейся техники более современной или

оснащении этой установки дополнительными устройствами; при разработке новых участков учетно-плановых работ, под­

лежащих механизации;

62

при совершенствовании и рационализации действующих спо­ собов машинной обработки информации, включая взаимоувязку отдельных участков учетно-плановых работ;

при организации комплексной машинной обработки экономи­ ческой информации или автоматизированной системы управления.

Проектирование вновь организуемых вычислительных устано­ вок представляет собой самостоятельное направление.

При проектировании машинной обработки экономической ин­ формации основным требованием является обеспечение комплекс­ ной обработки первичной информации, полученной из единых пер­ воисточников. Другими словами, первичная информация должна обрабатываться на машинах так, чтобы ее можно было исполь­ зовать для управления производственно-хозяйственной деятель­ ностью, для проведения комплексного экономического анализа, для заполнения установленной оперативной, текущей и годовой бухгалтерской и статистической отчетности, а также при состав­ лении текущих и перспективных планов.

Обработанная информация должна быть идентичной на всех видах учета, планирования и отчетности, для всех экономических отделов и служб, а также всего аппарата управления. Поэтому источник получения одной и той же первичной информации для ВУ должен быть единым.

Применение современных средств вычислительной техники для комплексной обработки экономической информации изменяет мето­ дику учета и планирования, процессы сбора, передачи и обработ­ ки экономической информации, а также способы составления отчетности. При этом существенно изменяются носители исходной и сводной (результатной) информации, структура экономических

.служб предприятия, организация труда и функции управленческо­ го персонала, а также способы передачи отчетной информации из нижестоящего управленческого звена в вышестоящее.

Разработка проекта машинной обработки экономической ин­ формации должна базироваться на наиболее рациональных прие­ мах и способах использования современных вычислительных ма­ шин, периферийных устройств и других технических средств с тем, чтобы значительно повысить производительность труда управлен­ ческого персонала, снизить затраты на обработку информации и обеспечить ее достоверность, сократить сроки проведения комп­ лексного экономического анализа и составления отчетности, улуч­ шить качество и повысить культуру управления в целом.

Все эти требования можно выполнить с наименьшей затратой труда лишь в том случае, если проектировщик будет системати­ чески изучать теорию и практику этого вопроса, излагаемую в специальной литературе; в совершенстве знать организацию тех­ нологических процессов производства на объекте, в котором про­ ектируется машинная обработка экономической информации; спо­ собы образования, формирования, передачи и использования экономической информации на данном объекте; математические методы и эксплуатационные возможности используемых для сбора

63

и обработки экономической информации вычислительных машин, периферийных устройств и других технических средств; вопросы организации проектирования комплексной машинной обработки экономической информации, а также рациональные способы вне­ дрения проектов. Вместе с тем проектировщик должен обладать хорошими организаторскими способностями, умением работать с коллективом и руководить им.

Основными вопросами, решаемыми при проектировании ма­ шинной обработки экономической информации, являются: выявле­ ние исходных данных для машинной обработки; выбор вычисли­ тельных машин и других технических средств, применяемых для

•обработки экономической информации, а также установление организационных форм использования этой техники; установление очередности перевода экономической информации на машинную обработку и определение варианта машинной обработки; разра­ ботка шифров для кодирования номенклатур экономической ин­ формации; выбор видов и разработка форм носителей исходной ин­ формации; составление алгоритмов обработки информации; опре­ деление показателей результатной информации и построение форм для ее вывода; разработка способов автоматического «сжатия» экономической информации, передаваемой из нижестоящей ВУ на установку вышестоящего управленческого звена; составление тех­ нических инструкций по операциям машинной обработки инфор­ мации и программ для вычислительной техники; расчеты сроков выполнения работ, их прохождения по технологическим операциям обработки, а также сроков загрузки оборудования; определение плановой (нормативной) себестоимости машинной обработки эко­ номической информации; расчеты эффективности использования вычислительной техники. Решение этих вопросов осуществляется последовательно и в несколько этапов.

Подготовка к проектированию осуществляется на первом эта­ пе. В программе подготовки и организации проектирования указы­ вается на необходимость изучения специальной, изданной в по­ следнее время литературы; приводится предполагаемый перечень всех работ, которые должны быть выполнены группой или одним проектировщиком; указываются последовательность и сроки вы­ полнения этих работ; формы организации и оплаты труда проекти­ ровщиков; состав материальной и технической базы проектирова­ ния; способы организации взаимоотношений проектировщиков с руководством и с управленческим персоналом предприятия и т. д. Все виды работ включаются в сетевой график, составляемый на весь период проектирования.

Обследование объекта осуществляется на втором этапе по за­ ранее составленной программе, определенной методике и технике обследования. Перечень вопросов, решаемых при обследовании объекта, зависит не только от сложности задачи, но и от квали­ фикации и опыта проектировщика. Обязательным является озна­ комление проектировщика с организацией производства, техно­ логической документацией и нормативным хозяйством, выявление

64

предпосылок машинной обработки экономической информации,

а затем всестороннее и тщательное изучение существующих пото­ ков экономической информации.

Обследованию подлежит вся информационная система объекта. Выявляются потоки информации, устанавливаются объемы инфор­ мации и ее номенклатуры, формы первичных носителей информа­ ции и поэлементный состав показателей каждой формы, формы сводных носителей информации, их состав и структура сводных (результатных) показателей, документооборот, а также периодич­ ность и необходимость получения тех или иных сведений. Кроме того, на этом этапе знакомятся с существующими методами тех­ нической обработки экономической информации, а также с опре­ деленной точностью фиксируют фактические затраты на сбор, обработку и анализ информации.

На практике применяются следующие основные методы обсле­ дования: беседы и консультации с работниками управления, лич­ ное наблюдение, документальный опрос исполнителей работ, инвен­ таризация всех выполняемых операций, расчетный метод и др.

В настоящее время разработано и описано более десяти раз­ личных типов методик документального обследования. Общий их недостаток заключается в том, что собираемые материалы должны с высокой степенью точности отражать процессы деятельности обследуемого объекта. Однако при разработке проекта собранные материалы и сделанные обобщения не могут быть использованы в полной мере, так как в условиях комплексного применения современных вычислительных машин и средств оргтехники для обработки информации будут по-иному организованы потоки ин­ формации, а использование постоянной информации, зафиксиро­ ванной на машинных носителях, и применение периферийных средств для измерения, фиксации и передачи исходной информа­ ции значительно изменяет существующие объемы информации, направление движения и методику ее обработки. Кроме того, в условиях функционирования АСУП или системы комплексной машинной обработки информации коренным образом изменится структура аппарата управления и функции его работников, будет качественно другим сам потребитель информации — работник управления.

Непригодность этих методик для специалистов по машинной обработке информации очевидна. Поэтому при обследовании спе­ циалистом используется в основном метод бесед и консультаций. В беседах и консультациях с работником, выполняющим ту или иную операцию, необходимо выяснять не всю технологию ее вы­ полнения, а лишь отклонения от типовых схем, которые должен хорошо знать проектировщик-обследователь. Это значительно ускорит время обследования объекта и выявит нерациональные или новые приемы обработки информации.

Третий этап включает обработку данных обследования и их анализ. Для выполнения этой задачи предварительно подготавли­ вается материал обследования. Результаты анализа и соответст­

вующие выводы оформляются в специальной таблице, а затем обрабатываются с помощью вычислительных машин. При анализе необходимо: отметить недостатки существующей информационной системы; установить, в какой части той или иной подсистемы необходимы изменения, а какая ее часть останется неизменной; составить схему потоков экономической информации в условиях ее машинной обработки; определить технические средства и ва­ риант обработки информации. Затем формулируются задачи, раз­ рабатывается новая структура информационной системы, осу­ ществляется ее математическое описание, создается экономико­ математическая модель этой системы, составляются алгоритмы и т. д. Следует отметить, что на практике опытные проектиров­ щики иногда совмещают второй и третий этапы в один и выпол­ няют их параллельно.

На четвертом этапе составляется проект машинной обработки экономической информации. Работа по проектированию на данном этапе заключается в разработке основных положений проекта и его рабочей части, а также в расчете эффективности данного про­ екта. Содержание проекта во многом определяется используемой вычислительной техникой для обработки экономической инфор­ мации.

5.2. ВИДЫ ПРОЕКТОВ

Результаты проектирования оформляются проектами машин­ ной обработки экономической информации. Проекты разрабаты­ ваются как типовые, так и индивидуальные.

Т и п о в ы е п р о е к т ы предназначаются для однородных (род­ ственных по характеру производственно-хозяйственной деятель­ ности) предприятий и организаций, а также для предприятий и организаций различных отраслей, но имеющих одинаковые усло­ вия возникновения, сбора и методы обработки экономической ин­ формации. Особенностью типового проекта является то, что в нем основные вопросы машинной обработки экономической информа­ ции решаются схематично. Типовые проекты бывают межотрас­ левыми и отраслевыми.

Типовые межотраслевые проекты машинной обработки эконо­ мической информации разрабатываются для предприятий и орга­ низаций разных отраслей народного хозяйства по таким участкам, в которых обработка информации осуществляется в основном одинаково. К ним относятся проекты машинной обработки инфор­ мации по учету наличия и движения материальных ценностей на складах, а также учету основных средств, денежных, кредитных и расчетных операций. Машинная обаботка экономической инфор­ мации по каждому из указанных участков организуется по единой методике. Разработчиками этих проектов являются в основном Главное управление вычислительных работ ЦСУ СССР, проектно­ технологические институты и другие организации.

Типовые отраслевые проекты машинной обработки экономиче­

66

ской информации предназначаются для группы однородных пред­ приятий и организаций одной отрасли, в которых экономическая информация обрабатывается по единой методике. Проект может быть составлен для любого участка учета, нормативно-плановых или конструкторско-технологических работ. Разработкой этих про­ ектов занимаются отраслевые проектно-технологические и научно-

тельно к условиям каждого предприятия или организации. В них детально рассматриваются все вопросы машинной обработки эко­ номической информации для конкретных условий. Эти проекты оформляют инженеры-проектировщики ВУ. При этом за основу берутся, как правило, типовые проекты.

В настоящее время рядом отраслевых проектно-технологиче­ ских и научно-исследовательских институтов совместно с пред­ приятиями и организациями разрабатываются проекты автомати­ зированных систем управления предприятиями, включающие комплексную машинную обработку экономической информации, начиная от автоматизированного измерения и регистрации пер­ вичной информации и кончая выдачей результатной информации в специальных таблицах-табуляграммах или через терминальные устройства.

В настоящее время имеются комплексно разработанные и ап­ робированные на практике типовые и индивидуальные проекты для отдельных частей системы машинной обработки экономиче­ ской информации (учета, планирования, технологической подго­ товки производства и т. д.). Однако носителем исходной (факти­ ческой) информации, как правило, является первичный документ. Технические средства измерения, регистрации и передачи инфор­ мации из мест ее образования на обработку или перфокартадокумент применяются еще редко.

При наличии типовых проектов упрощается и ускоряется инди­ видуальное проектирование. В этих случаях проектировщик лишь «привязывает» типовой проект к конкретным условиям, разра­ батывает и дополняет отдельные его части и положения. Причем этапы проектирования машинной обработки экономической ин­ формации проводятся по иной схеме, а сам проект содержит меньше составных элементов. Нет необходимости, например, со­ ставлять эскизный проект при наличии типового. При обследова­ нии объекта механизации необходимо фиксировать лишь откло­ нения от единой методологии организации производства, учета, планирования, а не изучать заново поставку вопросов на этих участках. При таком методе проектирования сроки будут значи­ тельно сокращены, а качество проектов — более высоким.

Структура проекта машинной обработки экономической инфор­ мации во многом зависит от используемых вычислительных ма­ шин, периферийных устройств и других технических средств. Про­ ект, как правило, состоит из трех частей: основных положений

(иногда называемых принципиальной частью проекта), раздела эффективности и рабочей части (иногда называемой указаниями по практической реализации основных положений).

Кроме того, в отдельных случаях самостоятельной частью могут быть выводы и предложения по реализации данного про­ екта.

В первую часть — <гОсновные положения проекта» обычно включаются следующие разделы: 1) введение или объяснительная записка, где указывается важность решаемых вопросов; взаимо­ связь данного проекта с другими; перечень используемых вычисли­ тельных машин, периферийных устройств и друбих технических средств для системы машинной обработки информации, размно­ жения, хранения и поиска документации и другие вопросы; 2) характеристика выбранного варианта машинной обработки экономической информации и постановка задачи; 3) алгоритмы решения и блок-схемы решаемых задач; 4) коды номенклатур и их шифры; 5) способы и средства механизации и автоматизации измерения, регистрации и передачи первичной информации на об­ работку, а также размножения, хранения и поиска документации (этот раздел включается в проект, как правило, при использова­ нии периферийных устройств); 6) формы носителей первичной (исходной) информации, а также схемы размещения информации на машинных носителях (перфокартах, перфокартах-документах, перфолентах); 7) формы носителей результатной информации (сводок, табуляграмм, графиков и др.), их назначение и

Основные положения проекта машинной обработки экономи­ ческой информации согласовываются с заинтересованными эконо­ мическими отделами и службами предприятия или организации, после чего используются при разработке его рабочей части.

Во второй части — «Эффективность проекта» обосновывается выбранный вариант путем расчета экономической эффективности в стоимостных и натуральных показателях. Кроме того, указы­ ваются качественные показатели, получаемые в результате меха­ низации обработки экономической информации. Следует отметить, что до согласования основных положений проекта с заинтересо­ ванными службами делается только предварительный расчет эф­ фективности, после согласования — окончательныйрасчет эффек­ тивности по всем показателям. В отдельных случаях определяется лишь стоимость машинной обработки экономической информации, предусмотренной проектом.

В рабочей части проекта содержатся конкретные указания о порядке машинной обработки экономической информации; раз­ рабатываются схемы технологического процесса обработки эконо­ мической информации, составляются технические инструкции исполнителям по каждой операции выполняемых работ, изготов­ ляются графики движения документации на обработку и после

08

ее обработки, разрабатываются схемы коммутации или програм­ мы разработки на ЭЦВМ и т. д.

В заключительной части проекта даются выводы и предложе­ ния, а также определяются методы внедрения машинной обработ­ ки экономической информации.

При проектировании машинной обработки экономической ин­ формации необходимо исходить из единства народнохозяйствен­ ного учета (оперативно-технического, бухгалтерского и статисти­ ческого), неразрывной связи планирования с нормативными и фактическими показателями. Не следует забывать и об утвержден­ ной методологии учета и планирования, заполнения установлен­ ной отчетности и т. д.

Несколько по-иному оформляются документы при п р о е к т и ­ р о в а н и и а в т о м а т и з и р о в а н н ы х с и с т е м у п р а в л е н и я п р е д п р и я т и я м и 1.

При обследовании предприятия изучаются его организацион­ ная структура, потоки и состав информации, материальные по­ токи, методы планирования и учета. На основе анализа этой ин­ формации вырабатываются общие рекомендации по улучшению управления, определяется объект автоматизации, намечается не­ обходимый технический комплекс, разрабатывается укрупненный перечень мероприятий по подготовке объекта к внедрению АСУП, определяются затраты на создание АСУП, а также составляется отчет о проведении обследования. Следующим этапом является разработка и утверждение технического задания на создание АСУП. АСУП создается, как правило, в две очереди.

Техническое задание содержит: основание для разработки АСУП; основные положения, характеризующие функционирова­ ние системы; состав подсистем и задач АСУП с указанием оче­ редности их разработки и внедрения, а также их обоснование, предложения по улучшению существующей системы управления; перечень предварительно выбранных технических средств АСУП; затраты на создание АСУП и укрупненный расчет эффективности; справку об обеспеченности финансирования работ по созданию

АСУП.

Проектирование АСУП осуществляется в две стадии: сначала разрабатывается технический проект, а затем рабочий проект.

Технический проект разрабатывается на основании утвержден­ ного технического задания и включает общий технический проект на АСУП, технический проект первой очереди АСУП, технический проект второй очереди АСУП.

Общий технический проект АСУП включает:

общую структуру схемы с указанием подсистем, подразделе­ ний, состава управленческого персонала, связанного с функциони­ рованием АСУП, общих принципов функционирования АСУП;

по созданию АСУП), утвержденные Государственным комитетом Совета Ми­ нистров СССР по науке и технике 10 мая 1971 г.

69