Лабораторная работа № 8

Тема: «Разработка документограммы по блоку «Оперативное планирование в подразделении (цехе)»»

Цель лабораторной работы: приобретение практических навыков построения документограммы по операциям формирования и использования документов, относящихся к управленческой работе.

Содержание лабораторной работы

Данная лабораторная работа базируется на представленной и разработанной в ходе лабораторной работы № 6 карте управленческих процедур. Работа проводится в 6 этапов.

1 этап - определение документов, используемых в процессе оперативного планирования в цехе;

2 этап - определение исполнителей, участвующих в процессе оперативного планирования в цехе;

3 этап - формирование основы документограммы (приложение 14);

4 этап - расчет периодичности выпуска каждого документа и количества прошедших за год документов;

5 этап - введение условных обозначений;

6 этап - построение документограммы.

Порядок выполнения работы

На первом этапе на основе информации лабораторной работы № 6 (см. приложение 13 и ситуация для анализа) формируется перечень документов, используемых в процессе оперативного планирования в цехе.

Второй этап заключается в составлении перечня исполнителей, участвующих в создании и движении совокупности документов (см. лабораторную работу № 4 и приложение 8).

На третьем этапе формируется графическая основа для построения документограммы (Приложение 14).

Четвертый этап состоит в определении периодичности выпуска каждого документа и количества прошедших за год документов на базе информации лабораторной работы № 6.

На пятом этапе необходимо ввести следующие условные обозначения для характеристики движения документов:

• в озникновение документа;

• утверждение документа;

• использование документа;

• х ранение и дальнешее использование документа;

• в несение корректировок в проект документа.

6 этап заключается в построении окончательного варианта документограммы.

Отчет по лабораторной работе должен содержать:

• название, цель и общие выводы работы;

• разработанную документограмму по блоку «Оперативное планирование в цехе».

Тема 9. Методы организационной диагностики

Диагностика. Этапы процесса диагностики.

Виды диагностических наблюдений.

Диагностическое интервью.

Методы организационной самодиагностики.

Этимология термина «диагностика» восходит к греческому языку и означает «способность распознавать». Первоначально термин «диагностика» был применен в медицинских исследованиях и трактовался как учение о методах и принципах распознавания болезней и постановке диагноза.

В настоящее время данный термин широко распространен в различных сферах человеческой деятельности и предполагает исследование состояния объекта с целью выявления проблем его функционирования и развития.

Общая схема процесса диагностики включает 9 этапов:

1. Организация и подготовка проведения диагностики.

2. Методическое обеспечение диагностики.

3. Информационное обеспечение диагностики.

4. Моделирование исследуемого объекта.

5. Диагностическое обследование.

6. Верификация результатов диагностики.

7. Постановка диагноза состояния объекта.

8. Разработка рекомендаций по использованию результатов диагностики.

9. Оформление результатов диагностики.

Содержание отчета по организационной диагностике:

- введение;

- сильные стороны организации;

- проблемное поле организации;

- основные угрозы предприятию;

- основные выводы и рекомендации [9].

Методической основой диагностики СУ являются:

• наблюдение и анализ документации оперативного, статистического и бухгалтерского учета, технической и плановой документации (технологические и маршрутно-технологические карты, карты производственного процесса, календарные и сетевые графики, ведомости норм и нормативов и т.п.);

• мониторинг процессов и явлений (фотографии рабочего дня и т.д.);

• интервьюирование, анкетный и экспертный опросы, групповое и индивидуальное тестирование;

• методы статистической, аналитической и компьютерной обработки информации;

• моделирование;

• прогнозирование.

К разновидностям организационной диагностики, по мнению А.И. Пригожина, относятся:

- организационная самодиагностика;

- диагностическое интервью;

- анализ управленческих решений;

- диагностическое наблюдение [9].

Методы организационной самодиагностики:

- метод «Метафора»,

- метод «Крестовина»,

- работа со схемой «жизненного цикла» организации,

- анализ управленческих ошибок,

- анализ организационных патологий,

- самооценка.

При проведении организационной самодиагностики возникает эффект саморефлексии, то есть осознание работниками предприятия собственного опыта и его самоосмысление.

Самооценка – это всестороннее оценивание, итогом которого является суждение о результативности и эффективности организации и уровне зрелости системы управления.

Самооценку обычно проводит руководство предприятия. Цель самооценки заключается в предоставлении организации рекомендаций, основанных на фактах.

В Приложении 15 представлен подход к самооценке системы менеджмента качества в соответствии с ГОСТ ИСО 9004

Диагностическое интервью – интервью с ориентировочным набором вопросов, при котором консультант активно взаимодействует с респондентом, проблематизирует его суждения, допускает возможность полемики. В данном интервью консультант не только опрашивает, но и обсуждает с респондентом его цели, трудности, проблемы [9].

Таблица 9.1

Структура диагностического интервью

Структура интервью	Содержание
Ознакомительное интервью	Знакомство, общие данные, история организации, рыночная ситуация, препятствия
Развивающее интервью:
введение	Знакомство, вовлечение, доверительность
Цели организации	Определение, достижение, разрыв между целями и результатами, изменения в целях
Проблемы, подразделения, личности организации в целом	Трудности, причины, что было сделано? результаты, новые решения
Позиционный анализ: разделение персонала	Кто разделяет вашу точку зрения (профессия, возраст, пол, прошлый опыт), причины различий, линии разделения
Социометрия: ключевые персоны	С кем вы предпочитаете советоваться в проблемных ситуациях? Кого вы предпочтете пригласить с собой на новое место работы?

Виды диагностических наблюдений:

а) включенное наблюдение – консультант принимает на себя роль, предусмотренную организационным порядком (например, покупателя, при этом роль консультанта скрывается)

б) участвующее наблюдение – консультант выполняет ту или иную функцию, не скрывая своей роли;

в) проблематизирующее наблюдение – консультант намеренно создает трудную ситуацию для кого-то из работников клиентской организации, чтобы проследить за его реакцией и выявить организационный порядок.

г) стороннее наблюдение (например, наблюдение за совещаниями и поведении конкурентов на выставках)

Анализ управленческих решений предполагает группировку решений, анализ их структуры, особенностей принятия, степени выполнения.

Вопросы для самостоятельной подготовки

1. Основные понятия по диагностике систем управления.

2. Алгоритм диагностического обследования систем управления.

3. Организация диагностики систем управления.

Контрольные вопросы

1. Раскройте понятие «диагностика» с точки зрения системного подхода.

2. Каково содержание отчета по организационной диагностике?

3. Какую проблему управления можно считать корневой?

4. С какой целью разрабатываются графы проблем?

5. Назовите этапы работы с оргпатологиями.

6. В чем заключается специфика диагностического интервью?

7. Каковы области использования различных видов диагностических наблюдений?