3. ИНСТРУМЕНТЫ

3.1 Системы управления корпоративным контентом

Система управления корпоративным контентом (ECM1) может представлять собой как единое платформенное решение, включающее все основные компоненты, так и набор приложений с раз личной степенью интеграции в единую систему (от полностью интегрированных до полностью самостоятельных). Компоненты или приложения могут находиться как по месту работы, так и в облачной среде.

Отчеты могут доставляться пользователям по различным каналам, включая распечатку, e-mail, веб-сайты, порталы и мессенджеры, а также через интерфейс системы управления документами. В зависимости от способа доступа пользователи могут искать нужную инфор мацию посредством углубления в многоуровневые списки, просматривать, полностью или выборочно загружать и при необходимости выводить отчеты на печать или заказывать полиграфическим образом исполненные тиражи. Функции управления каталогами, включая до бавление и удаление отчетов из папок и их перенос из папки в папку, существенно упрощают управление отчетами. Систему можно настроить таким образом, чтобы она автоматически контролировала сроки хранения отчетов и по их истечении автоматически удаляла их из от крытого доступа, перемещая в архив: например, на выделенном под это дисковом накопителе или записывая на CD-ROM, DVD и т. п. Можно хранить отчеты и в облачном хранилище. Важно помнить о недопустимости хранения контента в не поддерживаемых или устаревших форматах, поскольку это представляет риск для организации, что не раз уже отмечалось (см. главы 6, 8 и раздел 3.1.8).

Границы между управлением документами и управлением контентом становятся всё более размытыми по мере взаимопроникновения и тесного переплетения между собой различных биз нес-процессов и ролей на фоне непрекращающихся усилий поставщиков программных продук тов осваивать всё новые и новые рынки.

3.1.1 Управление документами

Система управления документами — это прикладное программное обеспечение, используемое для отслеживания и хранения электронных документов и электронных образов бумажных доку ментов. Примерами специализированных систем управления документами являются библиотеки документов, электронные почтовые программы и системы управления изображениями. Системы управления документами часто включают функции управления каталогами, сравнения версий, ИБ и защиты данных, управления метаданными, индексирования контента и поиска. Расширен ные возможности некоторых систем могут включать, например, предварительный просмотр до кументов в режиме сравнения метаданных.

1 сокр. от англ. Enterprise Content Management [system]. — Примеч. пер.

Документы могут создаваться непосредственно в системе управления документами или по средством сканирования с возможной обработкой программами распознавания символов (OCR) с целью преобразования в структурированные текстовые документы. Все электронные докумен ты, включая отсканированные копии бумажных, должны в обязательном порядке индексиро ваться по ключевым словам или словосочетаниям, чтобы впоследствии их можно было находить. Как правило, любой документ автоматически сохраняется вместе с метаданными, такими как имя создателя и даты создания, последнего изменения и сохранения. С целью упрощения поис ка документы могут распределяться по категориям с присвоением уникального идентификатора и/или внесением в метаданные дополнительных слов-ключей, ожидаемых в запросах поиска. Ме таданные могут извлекаться из документа автоматически и редактироваться либо добавляться пользователем к имеющимся вручную. Библиографические записи о документах представляют собой структурированные описательные данные, как правило, в формате машиночитаемых ката ложных записей стандарта MARC (Machine-Readable Cataloging), хранящихся в локальных базах данных библиотек и доступных через обмен каталогами пользователям во всем мире (если позво ляют правила приватности и разрешения).

Некоторые системы оснащены дополнительно функционалами поддержки работы со сложно составными документами и тиражирования контента. Современные программные средства об работки текстов позволяют внедрять в формально текстовые документы всевозможный контент, включая электронные таблицы, графику, аудио, видео и прочие мультимедийные объекты. Кроме того, составной документ может включать и набор элементов пользовательского интерфейса, по зволяющих обеспечить единое представление интегрированного контента.

Системы управления хранилищами документов обычно поддерживают ряд функций работы непосредственно с документами, таких как включение/исключение документов, контроль вер сий, открытие для совместного доступа, сравнение версий, архивирование, управление кодами статусов, перенос из одной среды хранения в другую и безвозвратное удаление. Также может поддерживаться доступ и некоторые функции управления свойствами документов во внешних хранилищах (например, в файлообменной или облачной среде).

Некоторые системы управления документами включают модули поддержки рабочих процес сов различных типов, например:

ручная обработка с отслеживанием адресов отправки документа пользователем;

обработка документов согласно заданным правилам маршрутизации потоков документов внутри организации;

применение динамических правил, позволяющих дифференцировать порядок обработки до кументов в зависимости от их содержания.

Системы управления документами обязательно имеют модуль управления правами, через который администратор определяет правила открытия доступа к документам в зависимости от их типа и допусков пользователей. Организации могут дополнительно определять типы

документов, требующие дополнительной защиты или контроля доступа. Ограничения досту па по соображениям безопасности, включая защиту конфиденциальных данных, применяются на всех стадиях создания, управления и выдачи документов. Электронная подпись, к сло ву, — лучшее подтверждение идентичности личности отправителя документа и подлинности сообщения.

Некоторые системы в большей степени ориентированы на защиту данных и информации от утечки или несанкционированного доступа, нежели на обеспечение удобства доступа к ним с целью использования или извлечения. Такая ситуация характерна для спецслужб, вооружен ных сил, отраслевых научно-исследовательских институтов и лабораторий. В отраслях с высоким уровнем конкуренции или жестким регулированием, таких как фармацевтическая промышлен ность и финансовый сектор, также преобладают системы с жестким контролем доступа и обшир ными мерами по обеспечению ИБ.

3.1.1.1 УПРАВЛЕНИЕ ЦИФРОВЫМИ АКТИВАМИ

Поскольку требуемый функционал, по сути, не отличается, многие системы управления докумен тами успешно используются и для управления файлами с цифровым медиаконтентом, включая аудио- и видеозаписи, фотографии и т. п. Задачи включают каталогизацию, хранение и извлече ние цифровых активов.

3.1.1.2 ОБРАБОТКА ИЗОБРАЖЕНИЙ

Системы обработки изображений позволяют фиксировать и редактировать образы бумажных

иэлектронных документов, а также управлять полученным контентом. При этом используют ся такие технологии, как сканирование, оптическое/интеллектуальное распознавание символов

иобработка форм. Пользователи могут индексировать полученные файлы, снабжая их системны ми метаданными перед сохранением.

Наряду с программами, основанными на использовании традиционного алгоритма OCR, ко торые позволяют конвертировать в электронный формат отсканированные печатные документы, также появились продвинутые технологии интеллектуального распознавания символов (ICR), способные работать как с печатными документами, так и с рукописными записями. Обе техно логии крайне важны для перевода в форматы, поддерживаемые системой управления контентом (CMS) больших объемов неструктурированных данных.

Обработка форм заключается в сканировании заполненных табличных анкет с последующим распознаванием символов и оцифровкой данных в полях ввода. Для обработки отсканированной заполненной стандартной формы (например, загруженной через веб-сайт) системе нужно знать разметку верстки, структуру, логический формат и тип содержания полей.

Помимо образов (сканов) документов, в репозиториях могут храниться и другие оцифрован ные изображения — фотографии, инфографика, спутниковые и географические карты и т. п. Не которые системы управления электронным контентом (ECM) способны «переваривать» множе ство разнообразнейших форматов оцифрованных документов и мультимедиа, включая контент

лазерных дисков, аудиофайлы (*.wav, *.wmv, *.mp3 и др.), документы XML, медицинскую инфор мацию в формате HL7 и другие отраслевые форматы обмена сообщениями, и включать всё это в интегрированное хранилище.

Изображения часто изначально создаются с помощью различных компьютерных прило жений или снимаются на цифровые камеры и не требуют сканирования и оцифровки. В за висимости от формата файлы изображений могут содержать векторную или растровую (она же пиксельная, побитовая или точечная) графику, а также документы — например, в формате MS Word *.doc или *.docx — с внедренным изображением. Векторная графика основана на ис пользовании математических формул для описания геометрии рисунка и обеспечивает воз можность создания рисунков, допускающих масштабирование без ущерба для качества изобра жения, что выгодно отличает векторную графику от пиксельной. Форматы файлов векторных рисунков включают .AI, .EPS, .PDF, .SVG, .WMF и др. Растровые изображения содержат фикси рованное число цветных пикселей (точек), из которых складывается картинка. Соответствен но, увеличить их размер без ущерба для разрешения невозможно. Пример форматов — .JPEG,

.GIF, .PNG, .TIFF.

3.1.1.3 СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЕ ЗАПИСЯМИ

Система управления записями может предлагать функциональность автоматизации хранения и удаления, поддержку поиска запрашиваемой для раскрытия электронной информации и дол говременного архивного хранения в соответствии с установленными нормативно-правовыми требованиями. Также она должна поддерживать работу программы управления жизненно важ ными записями, необходимыми для оперативного восстановления критических для ведения биз неса записей после сбоев. Система управления записями может быть интегрирована с системой управления документами.

3.1.2 Система управления контентом

Система управления контентом (CMS) используется для сбора, упорядочения, индексирования, добавления и выдачи контента. При этом могут поддерживаться как сохранение и извлечение документов целиком, так и управление отдельными компонентами контента документов без на рушения целостности документов и внутренних связей между компонентами. CMS может также обеспечивать средства изменения (редактирования) контента документов, который находится под их управлением, но при этом система управления контентом, в целом, остается независимой от систем управления хранилищами документов.

CMS управляют контентом на протяжении всего его жизненного цикла. В частности, лю бая система управления контентом веб-сайта контролирует его с помощью инструментария авторской разработки, совместной работы и управления контентом основного хранилища. До полнительно могут поддерживаться надстройки для удобства создания, обработки и измене ния контента, а также функции дифференцированного развертывания контента для интранета, интернета и внешних клиентских приложений (расширенной интрасети). Функции доставки