Управление документами и контентом

Управление документами и контентом (Document and Content Management) подразумевает наличие средств, позволяющих контролировать создание, регистрацию, хранение, защиту и использование самых разнородных данных и информации, доступ к которым не может быть организован

средствами традиционных реляционных СУБД1. Главная задача в этой области управления дан ными — обеспечение сохранности и целостности документов и других неструктурированных / полуструктурированных (semi-structured) данных, а также регулирование доступа к ним. В этом плане управление документами и контентом в общих чертах мало чем отличается от операционно го управления реляционными базами данных. Однако помимо текущих задач в этой области есть

истратегические. Во многих организациях неструктурированные данные имеют прямое отно шение к структурированным. Соответственно, и управленческие решения должны приниматься согласованно и применяться последовательно. Кроме того, как и другие типы данных, документы

инеструктурированный контент требуют надежной защиты и контроля качества. А обеспечение информационной безопасности и качества таких данных, в свою очередь, невозможно без руко водства, надежной архитектуры и налаженного управления метаданными.

1.1 Бизнес-драйверы

Главными бизнес-драйверами управления документами и контентом являются обеспечение со блюдения требований нормативно-правового регулирования, способность адекватно отвечать на запросы судебно-арбитражных и надзорных органов об электронном раскрытии информации, а также требования по обеспечению непрерывности бизнеса. Качественное управление записями (records) оказывает влияние на эффективность работы организаций. Хорошо структурирован ные веб-сайты с мощными поисковыми возможностями позволяют эффективно управлять он тологиями и другими структурами, максимально упрощающими клиентам и сотрудникам поиск нужного контента, повышая тем самым уровень их удовлетворенности.

Законы и регламенты требуют от организаций учета определенных видов деятельности и хра нения соответствующих записей на протяжении установленных сроков. Кроме того, в большин стве организаций действуют внутренние правила, стандарты и методики ведения записей. К за писям относятся как бумажные документы, так и информация, сохраняемая в электронном виде (Electronically Stored Information, ESI). Хорошее управление записями является обязательным для обеспечения бесперебойной и устойчивой работы любой организации. Оно же позволяет надеж но доказывать свою правоту в случае каких-либо судебных или арбитражных разбирательств.

Процедура электронного раскрытия информации (e-discovery) позволяет выявлять электрон ные записи, которые могут быть предъявлены в судах различных инстанций и юрисдикций в ка честве документальных доказательств. По мере развития технологий создания, хранения и ис пользования данных объемы ESI растут по экспоненте. При этом все их нужно хранить и учи тывать, поскольку невозможно заранее определить, что именно из массы накопленных вашей организацией электронных записей со временем пригодится в суде или будет истребовано над зорными органами.

1 Число типов неструктурированных данных с начала нулевых годов выросло неимоверно, первопричиной чему — ко лоссальный рост емкости хранилищ и производительности систем регистрации и обработки цифровой информации. Понятие неструктурированные данные (unstructured data) при этом по-прежнему относится к любым данным, структура которых не описывается предопределенной моделью данных — будь то реляционная или некая иная модель.

Способность организации адекватно и оперативно откликаться на запросы в отношении e-discovery зависит от того, насколько предусмотрительно и активно велось управление накапли вающимися электронными записями, такими как почта, чаты, веб-сайты и электронные доку менты, а также рабочими данными приложений и метаданными. Повсеместное распростране ние практики накопления, обработки и анализа гигантских массивов данных (большие данные) также стимулирует организации к более эффективному учету имеющихся в хранилищах масси вов электронной информации, соблюдению требований относительно сроков хранения записей и созданию развитой структуры руководства данными.

Потребность в прибавке в эффективности по всем направлениям — лучший бизнес-драйвер совершенствования управления документами. Прогресс в области технологий управления доку ментами позволяет организациям автоматизировать и оптимизировать документооборот, устра нять дублирующие друг друга ручные операции, налаживать внутриорганизационное сотрудниче ство и внешние партнерские связи. Дополнительным преимуществом этих технологий выступает упрощение и ускорение поиска, доступа и публикации нужных документов. Наконец, они же спо собствуют предотвращению утери важных документов. Всё это крайне важно и для обеспечения электронного раскрытия информации, и для экономии денежных средств за счет высвобождения офисного пространства и снижения затрат на ведение и обработку документации.

1.2 Цели и принципы

Основными целями реализации лучших практик в сфере управления данными и контентом яв ляются:

обеспечение возможностей для эффективного накопления, получения и использования дан ных, сохраняемых в неструктурированных форматах;

интеграция структурированных и неструктурированных данных;

соблюдение действующего законодательства и соответствие ожиданиям клиентов.

Руководящие принципы управления данными и контентом таковы:

Все сотрудники так или иначе отвечают за безопасность своей организации во избежание потенциальных неприятностей. Следовательно, каждый должен строго соблюдать правила

ипроцедуры создания, получения, использования и ликвидации записей, имеющихся в рас поряжении организации.

Эксперты по обработке записей и контента должны привлекаться к выработке политики

ипланированию в качестве полноправных участников. Нормативно-правовое поле и лучшие практики в этой области сильно зависят от отрасли и страны юрисдикции организации.

Даже если в организации нет штатных специалистов по управлению записями, азам грамотного управления в этой области можно обучить всех сотрудников, чтобы они в полной мере понимали

важность проблемы. По завершении тренинга распорядители данных совместно с другими заин тересованными лицами могут выработать общий подход к эффективному управлению электрон ными документами и записями.

В 2009 году ARMA International, некоммерческая международная ассоциация специалистов по управлению записями и информацией, опубликовала Общепринятые принципы ведения записей (Generally Acceptable Recordkeeping Principles, GARP)1, описывающие, как именно следует вести де ловую документацию. Ассоциация также предлагает тщательно проработанную рамочную струк туру руководства информацией и соответствующие метрики. Ниже приведены вводные положения каждого из принципов, а детальные разъяснения каждого из них можно найти на веб-сайте ARMA.

Принцип подотчетности. В организации должен быть выбран глава программы руководства информацией из числа руководителей высшего звена, отвечающий за назначение ответствен ных, выработку политики, определение правил и процедур, которыми должны руководство ваться штатные сотрудники, и обеспечение контролируемого и проверяемого хода реализа ции программы.

Принцип целостности. Программа руководства информацией должна быть выстроена та ким образом, чтобы записи и информация, генерируемая организацией или имеющаяся у нее, в том числе и через сторонних провайдеров информационных услуг, имела разумные гаран тии аутентичности и достоверности.

Принцип защиты. Программа руководства информацией должна быть выстроена таким об разом, чтобы обеспечивать надлежащий уровень защиты персональных данных, сведений личного характера и иной информации, не подлежащей разглашению.

Принцип соблюдения нормативно-правового соответствия. Программа руководства инфор мацией должна быть выстроена таким образом, чтобы обеспечивалось соблюдение всех при менимых законов и подзаконных актов, а также внутриорганизационной политики и правил.

Принцип доступности. Организация должна обеспечивать максимальное удобство, опера тивность и эффективность доступа к нужной информации и точность ее предоставления для всех, кто заинтересован в ее получении и имеет право доступа к ней.

Принцип соблюдения сроков хранения. Организация обязана хранить информацию на протяжении сроков, установленных действующими законами, подзаконными актами и про чими регламентирующими документами и требованиями надзорных органов, не допуская ни преждевременного уничтожения отчетности, ни сверхнормативного удержания чувствитель ных данных. Конкретные требования зависят от страны.

Принцип ответственного распоряжения. Организация обязана обеспечивать безопасное и надлежащее использование имеющейся в ее распоряжении информации в соответствии с требованиями внутриорганизационной политики и всех применимых внешних законов, подзаконных актов и требований надзорных органов.

1 ARMA International, ARMA Generally Accepted Recordkeeping Principles®.