Что ждет впереди?

Технологических препятствий для развития рынка аутсорсинга документооборота в России нет. Однако никто из опрошенных экспертов не предполагает, что ситуация изменится в ближайшие годы, хотя аутсорсинг документооборота уже не является чем-то новым для российского корпоративного рынка. То есть точек для потенциального роста много, однако на пути развития полноценного рынка стоит вопрос доверия.

В компании "Интертраст" считают, что в течение 1-2 лет будет развиваться аутсорсинг корпоративных информационных систем для малых и средних предприятий. По прогнозу Александра Бейдера, директора по развитию направления ECM компании Terralink, крупные географически распределенные компании в целях повышения эффективности своей деятельности будут создавать централизованные бухгалтерии и службы управления персоналом. В такие корпоративные центры будет передана обработка информации, которая ранее обрабатывалась децентрализовано.

Эксперты "Техносерв-Консалтинг" предполагают, что развитие подобных услуг в России возможно, но, безусловно, они не будут массовыми. По их мнению, аутсорсинг документооборота может идти по нескольким направлениям. Во-первых, как услуги по хранению бумажных архивов из-за законодательных требований к наличию жестких копий документов; во-вторых, как организация хранения электронных архивов в дата-центре провайдера с целью сокращения расходов. По мере снижения цен на аренду серверов в ЦОДах такая услуга может становиться все более востребованной. 

В целом, опрошенные CNews эксперты сходятся во мнении, что в ближайшие годы развитие аутсорсинговых услуг на рынке СЭД не будет сколько-нибудь заметным, но предполагают, что ситуация начнет меняться в ближайшие 2-3 года.

Алексей Надеждин

Автоматизация архивов: с чего начать?

Электронный архив сегодня рассматривается лишь как составная часть более масштабной системы – электронного документооборота. Однако архивное дело заслуживает более чуткого к себе отношения, так как актуально и для небольшого ведомственного хранилища, и для центральных федеральных заведений.

Архив сегодня, как и много веков назад – это папки, стеллажи, пыль и добрые, хотя и замученные рутиной сотрудницы. Пока даже не верится, что когда-то будет по-другому. В нашем сознании документ – это, прежде всего, лист бумаги, скрепленный печатью и подписью, и только потом word'овский файл с электронной цифровой подписью. Мы должны иметь возможность подержать его в руках, потрогать, подшить в папку. А какую подобную радость нам может подарить электронный документ?

Итак, намучавшись с поиском, ошибками, утерями и прочими "радостями", организация принимает решение сделать как-то так, чтобы все было в компьютере. Чтобы раз - и получил систему, к тому же, чтобы она работала быстро, точно и была дешевой. В идеальном случае достичь всех трех целей, быть может, и возможно, но в реальной жизни - почти никак. Тут как в девизе консультанта: быстро, качественно, дешево. Выберите любые два варианта.

Тем ни менее, начинать с чего-то надо. В начале лучший вариант – разобраться в терминах и технологиях. В первую очередь, что такое электронный архив (ЭА).

ЭА – это, прежде всего, хранилище документов. Сейчас, в большинстве случаев, где есть хоть какая-то автоматизация учета, используется компьютерная база данных карточек документов,  т.е. ссылок на документ с указанием его атрибутов (номер, дату и пр.). Тем ни менее, наличие такой базы данных – очень неплохое начало. В результате, даже если при развертывании системы ЭА текущая база данных карточек не будет востребована, мы получим, во-первых, аппаратную часть (ПК, принтеры, ЛВС и пр.), а во-вторых, - неплохие базовые знания компьютерной грамотности у персонала, что, как ни цинично звучит, очень большой плюс к надежности функционирования системы в дальнейшем.