Тема 10. Организация анализа требований к ис

 

Вопросы:

1.     Анализ действующей информационной системы (as is).Формирование требований предприятия-потребителя (ППТ) к ИС (as to be). Состав модели требований к ИС.

2.     Проблемы этапа анализа требований к ИС.

3.     Структурный и объектный инструментарий моделирования бизнес процессов как средство изучения объекта автоматизации (BP Win, IDEFDesign, Rational).

Содержание темы (дидактические единицы и их характеристика):

Детальный анализ требований фирмы-потребителя (ФПТ) к ИС (as is и as to be). Анализ требований фирмы-производителя (ФПР) к ИС, цели и задачи анализа. Состав модели требований к ИС. Проблемы этапа анализа требований к ИС. Структурные методы анализа: диаграммы потоков данных, диаграммы сущность-связь (отношение), диаграммы переходов состояний. Принципы и преимущества структурных методов анализа. Объектно-ориентированные методы анализа. Принципы и преимущества объектно-ориентированных методов анализа.

В результате успешного изучения темы Вы узнаете:

       этапы анализа функциональных моделей действующей ИС,

       состав требований предприятия-потребителя к ИС,

       принципы формирования функциональной модели будущей ИС на основе требований предприятия-потребителя,

       принципы и способы решения проблем, возникающих на этапе анализа требований к ИС,

       основные принципы построения функциональной модели процессов предприятия, на которых будет основан функционал ИС,

       особенности, достоинства применения и недостатки различных программных инструментальных средств функционального моделирования бизнес-процессов.

и приобретете следующие навыки (компетенции):

       анализировать действующую ИС,

       формировать требования к ИС с точки зрения предприятия-потребителя программного продукта,

       моделировать бизнес-процессы, подлежащие автоматизации.

В процессе освоения темы акцентируйте внимание на следующих понятиях:

- бизнес-процесс,

- предприятие-потребитель,

- вендор,

- функция,

- ресурсы,

- ограничения процесса (ИС).

 

 Теоретический материал

Детальный анализ требований к информационной системе (AS IS) –  модель "как есть" включает в себя существующие неавтоматизированные технологии, работающие на предприятии. Формальный анализ этой модели позволит выявить узкие места в технологиях и предложить рекомендации по ее улучшению (независимо от того, предполагается на данном этапе автоматизация предприятия или нет). При анализе требований мы можем получить ответ на вопрос: «что должна делать будущая система?»

Обследование и оценка состояния предприятия реализует:

•         исследование организационной структуры предприятия, опросы представителей различных структурных подразделений на предмет их информационных потребностей;

•         исследование информационных потоков в организации с точки зрения их оптимальности;

•         определение возможной последовательности внедрения системы, определение потенциальных выгод от внедрения;

•         оценка существующих информационных систем, которые останутся и которые будут заменены;

•         определение отличий между технологиями выполнения функций в организации и их реализацией в ИС;

Анализ “как есть” осуществляется с помощью интервью; заполнения опросных листов; работы с  документацией и регламентами. Для оценки существующей на предприятии ИС (наследуемой системы) необходимо изучение:

•         насколько существующая ИС будет соответствовать ожидаемым изменениям организационной структуры управления;

•         насколько существующая ИС может способствовать или не способствовать внедрению новой системы с точки зрения функционала, т.е. с позиций информационной поддержки существующих бизнес процессов предприятия;

•         как ИС влияет на управление бизнесом предприятия, а также как она может сказаться на управлении будущим проектом внедрения новой системы;

•         готовность предприятия к внедрению новой системы с точки зрения информационных технологий (наличие соответствующих служб, сервисов, инфраструктуры и т.д.);

Детальное определение свойств ИС (функционал и качество) (AS TO BE) определяется исходя из стратегических установок, которые были определены на этапе стратегического планирования: функционал и основные свойства ИС и из результатов детального анализа требований;

Переход от модели "как есть" к модели "как должно быть" осуществляется двумя способами:

1.      Совершенствование технологий на основе оценки их эффективности. При этом критериями оценки являются стоимостные и временные затраты выполнения бизнес-процессов, дублирование и противоречивость выполнения отдельных задач бизнес-процесса, степень загруженности сотрудников ("легкий" реинжиниринг).

2.     Радикальное изменение технологий и переосмысление бизнес-процессов ("жесткий" реинжиниринг). Например, вместо попыток улучшения бизнес-процесса проверки кредитоспособности клиента, может быть следует задуматься, а нужна ли вообще такая проверка? Возможно затраты на такие проверки каждого из клиентов во много раз превышают убытки, которые может понести компания в отдельных случаях недобросовестности.

В рамках проведения обследования деятельности предприятия

•         предварительное выявление требовании, предъявляемых к будущей системе;

•         определение организационной структуры предприятия;

•         определение перечня целевых задач (функций) предприятия;

•         анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам;

•         определение перечня применяемых на предприятии средств автоматизации.

Исходные положения при проведении обследования деятельности предприятия

•         данные по организационной структуре предприятия;

•         информация о принятых технологиях деятельности;

•         стратегические цели и перспективы развития;

•         результаты интервьюирования сотрудников (от руководителей до исполнителей нижнего звена);

•         предложения сотрудников по усовершенствованию бизнес-процессов предприятия;

•         нормативно-справочная документация;

•         опыт системных аналитиков в части наличия типовых решений.

Проектирование позволяет ответить на вопрос: «как система будет удовлетворять предъявленные к ней требования?»

Процесс выбора системы в общем случае может быть представлен как процесс выбора из большого количества альтернатив:

       уровень системы: «коробочная», средний или высокий,

       уровень исполнения: управление цехом или производством,

       тип принимаемого решения,

       и так далее.

Основным критерием, которым следует руководствоваться при выборе системы, должен быть критерий удовлетворения потребностей бизнеса предприятия. Потребности бизнеса формулируются в терминах бизнеса.  

Поэтому при выборе системы потребности бизнеса, сформулированные в терминах бизнеса, должны быть конвертированы в технические и экономические требования к системе, сформулированные в соответствующих терминах:

       функциональные возможности,

       совокупная стоимость владения,

       перспективы развития, поддержки и интеграции,

       технические характеристики.

Под функциональными возможностями   понимается степень соответствие ИС основным бизнес-функциям, которые существуют или планируются к внедрению в организации. В идеальном случае стратегия развития бизнеса и контекстное описание бизнеса должны содержаться в стратегическом плане автоматизации предприятия. Если исходные данные для выбора системы отсутствуют, то в план выбора ИС необходимо включить этап по подготовке исходных данных разработать техническое задание на ИС).

Как видно из общего перечня работ, для их успешного осуществления необходим  аутсорсинг внешних консультантов, т.к.

• консультант обладает навыками и знаниями, которых может не быть у сотрудников организации;

• консультант может показать реальное положение дел, так как он независим от заказчика;

• персонал заказчика получает специальные знания (обучается).

Описание существующих бизнес-процессов и информационных потоков предприятия, его организационной структуры и принятых технологий работ позволяет достичь сразу нескольких целей. Во-первых, это помогает персоналу самого предприятия, особенно его руководящему составу, лучше разобраться в работе своей организации. Во-вторых, полученные данные могут сравниваться с передовым опытом различных организаций, с которыми уже работала консультационная фирма. Это позволяет более качественно подготовить предложения по изменению и оптимизации деятельности. В-третьих, даже если предприятию по объективным или субъективным причинам и не требуется реорганизация, структурированные материалы, касающиеся деятельности организации, особенно если они представлены в графическом виде, могут существенно облегчить последующее внедрение системы автоматизации управления предприятием. Кроме того, это позволяет определить, можно ли осуществить изменения в организации после внедрения данной системы и насколько легко это может быть сделано.

 Определение функциональной полноты легко решается для систем начального и среднего уровня. Для больших систем  определяются:

       типы производства, которые может поддерживать ИС;

       возможность ERP-системы управлять цепью поставок (МТС логистикой) и спросом;

       поддерживает ли ИС производственные поставки (электронные средства поставки);

       обеспечивает ли ИС работу с клиентами.

Перспективы развития и поддержки в основном определяются поставщиком решения и тем комплексом стандартов, который заложен в систему и составляющие ее компоненты.

К техническим характеристикам системы относятся следующие:

       архитектура системы;

       характеристики оборудования.

Технические характеристики влияют на такие параметры системы, как возможность наращивания при необходимости функциональных возможностей и увеличение числа пользователей.

Основные свойства ИС  выбора системы:

       масштабируемость;

       надежность, особенно в части выполнения критических бизнес-приложений;

       способность к восстановлению при сбоях оборудования;

       наличие средств архивирования и резервного копирования данных;

       средства защиты от преднамеренных и непреднамеренных технических нападений;

       поддерживаемые интерфейсы для интеграции с внешними системами;

       легкость внедрения;

       адаптивность системы;

       возможность интеграции с другими системами.

Все критерии имеют разную ценность в конкретных ситуациях. Так критерий удобство работы пользователей косвенно свидетельствует о квалификации компании-разработчика, а адаптивность системы является важным критерием,  если предприятие планирует меняться. Отсутствие адаптивности ИС приводит к необходимости постоянного привлечения дорогостоящих специалистов фирмы-разработчика или компании-интегратора для настройки системы автоматизации управления предприятием под меняющиеся потребности деятельности.  О легкости внедрения имеет смысл говорить в том случае, если предприятие жестко ограничено в конечных сроках и силах, необходимых для приведения системы в рабочее состояние. Однако забывать об этом критерии ни в коем случае нельзя, иначе внедрение автоматизированной системы рискует превратиться в бесконечный процесс. При выборе системы среднего и большого уровня предприятие должно быть готовым к проведению реорганизации предприятия, что связано с дополнительными затратами времени и средств. Успех реорганизации в первую очередь определяется позицией руководства. Таким образом, при выборе основными критериями являются: функциональная полнота,  готовность руководства к реорганизации бизнес-процессов.

Возможность интеграции с другими системами определяется совокупностью поддерживаемых стандартов.

В результате этапа «анализ требований» имеем:

•         описание функций системы и ее архитектуры

•         выработка требований к интерфейсу

•         распределение функций между системой и человеком

•         требования к программным и информационным компонентам

При покупке ИС её необходимо оценить как товар на рынке:

•         цена;

•         качество, чем оно определяется;

•         легитимность продукта;

•         полноценность фирмы, ее устойчивость на рынке.

Источниками информации об ИС являются:

•         реклама в СМИ;

•         демонстрационные семинары на фирме-производителе;

•         выставки и беседы со стендистом;

•         «независимые» эксперты;

•         точки, где ИС уже установлена - действительно независимая информация.

•         конкуренты фирмы-производителя.

Реклама в СМИ дает покупателю лишь общее представление о продукте. Более серьезным источником служит посещение семинаров для покупателей (демо-дни), которые проводят производители. Однако на таких семинарах обычно не говорят о недостатках продукта. Более содержательные беседы можно составить со стендистом на выставке. Начинает такую беседу обычно специалист по маркетингу, но если посетителей много и беседа затягивается, её продолжает программист.  «Независимые» эксперты не всегда оказываются по настоящему независимы, поэтому в беседе с ними или при использовании рейтингов, нужно делать соответствующую корректировку. Точки, где ИС уже установлена, могут дать достаточно полную информацию о продукте и о качестве обслуживания, если, конечно она не является конфиденциальной. Тем более, что  производители в процессе беседы обычно вручают лист инсталляций. Тиражируемость ИС (или, другими словами, количество ее внедрений) является серьезным аргументом, который помогает принять окончательное решение при выборе системы автоматизации. И если система не привлекла внимания покупателей, это должно насторожить ИТ-менеджера. А если система внедрена, то общение с персоналом организации, в которой она успешно эксплуатируется, позволит избежать возможных ошибок.

Информацию о недостатках продукта можно получить у конкурентов производителя.

При покупке ИС необходимо оценить:

•         сам программный продукт (функционал и другие свойства);

•         обеспечивающую технологию и платформу;

•         качество обслуживания (HotLine,скорая помощь, новые версии, обучение и др);

•         фирму-поставщика как участника рынка;

•         цену владения, цену приобретения и цену продукта.

Устойчивость поставщика решения и поставщиков отдельных компонентов определяется в первую очередь временем существования их на рынке и долей рынка (как мирового, так и российского), которую они занимают. Важным фактором является форма, в которой осуществляется присутствие на российском рынке: наличие сети сертифицированных центров технической поддержки, авторизованных учебных центров, «горячих линий» для консультаций. Немаловажным фактором риска могут стать такие показатели, как гарантированное время доставки запасных частей, которое формулируется в терминах: время доставки не превосходит такого-то. В противном случае затраты на владение решением могут стать весьма значительными.

Большая проблеа может возникнуть у предприятия при выборе фирмы. Надо выбрать такую, которая

       не исчезнет через некоторое время.

       обеспечит нормальное сопровождение,

       переход к новым версиям программного обеспечения.

Поэтому следует познакомиться с концепцией и видением:

•         стабильность концепции;

•         стабильные финансовые показатели за последние 5 лет;

•         инновационные подходы кадровой политики - набор и сохранение сотрудников.

•         инвестиции в расширение областей знаний и компетенции, особенно касающиеся новых, важных технологий;

•         стратегические альянсы и партнерства, которые являются таковыми не только на бумаге, но и оказывают влияние на получение дохода и пополнение списка клиентов;

•         явно ощутимые результаты, выраженные в росте дохода, выпуске новых продуктов и увеличении клиентской базы.

Убедиться в полноте концепции:

•         стратегические планы и видение, включающее знание и понимание основных направлений развития отрасли;

•         методологии сбора и реализации требований, которые могут быть четко изложены опытной командой менеджеров и разработчиков;

•         проницательность менеджеров, показателем которой является работа в рентабельных и/или технически прогрессивных компаниях;

•         инновационные подходы, которые позволят привлечь новых клиентов и/или стать мишенью для слияния или приобретения;

•         опыт функционирования на определенном вертикальном рынке или на рынке управления документами (отражен в списке клиентов по отраслям);

•         политика маркетинга и продаж, которая зачастую играет большую роль, чем функционал продукта.

 

Вопросы для самопроверки

1. Какие проблемы возникают на этапе анализа требований к ИС?

2. Каков состав модели требований к ИС?

3. Каким образом в функциональной модели ИС учитываются требования предприятия-потребителя (заказчика)?

4. В чем заключается анализ требований фирмы-потребителя и фирмы-производителя к ИС?

5. Что такое модель требований к ИС?

6. Каковы цели и задачи анализа требований фирмы-потребителя к ИС?

7. Каковы проблемы этапа анализа требований к ИС?

8. Какие существуют методы анализа требований к ИС?

9. Каковы принципы и преимущества структурных и объектно-ориентированных методов анализа?