2.5. Постановка бюджетного управления

Бюджетное управление будет работать только в том случае, если «рабочими» будут все его этапы. Для этого нужно каждый из этапов «поставить», настроить и добиться регулярного проведения. Во-первых, необходимо на основе организационной структуры сформировать финансовую структуру предприятия. Это предполагает формулировку финансовых целей для различных уровней управления.

Во-вторых, требуется сформировать бюджетную структуру предприятия. Рекомендуется провести обоснование и выбор бюджетных показателей, а также методов их прогнозирования и планирования.

В-третьих, необходимо совместить финансовую и бюджетную структуры с тем, чтобы установить ответственность каждого ЦФО за выполнение определённых бюджетов или отдельных бюджетных статей. Ответственность должна быть персональной – руководство предприятия должно знать, с кого спрашивать за выполнение того или иного бюджета.

В-четвёртых, бюджеты должны быть обязательны для составления и исполнения.

В-пятых, следует организовать анализ исполнения бюджетов и принятие управленческих решений по результатам анализа.

На каждом этапе должны быть приняты определённые решения и предприняты шаги, которые приведут к организационным изменениям (табл. 9).

На разных этапах цикла бюджетного управлении участвуют разные сотрудники предприятия, каждый из которых должен чётко понимать, каковы его задачи и какие действия он должен предпринимать для их решения.

Так, этап разработки бюджетов предполагает участие следующих специалистов:

- руководителей и специалистов ЦФО для составления заявок и предварительных планов;

- экономистов для подготовки базового варианта основных бюджетов, а также для проверки отобранных сценариев бюджета на соответствие планам и целям предприятия;

- маркетологов и специалистов отдела продаж для составления различных сценариев доходной и отчасти расходной части бюджета, а также бюджетов закупок и производства;

- руководителей ЦФО для проверки и уточнения показателей;

- руководителей предприятия для утверждения бюджетов.

Этап сбора информации об исполнении бюджета (фактических данных) требует участия следующих специалистов:

- всех сотрудников предприятия, связанных с передачей исходной информации сотрудникам, которые вводят данные в учётную систему;

- сотрудников, в обязанности которых входит ввод определённых данных в учётную систему: бухгалтеров, продавцов и менеджеров, сотрудников кредитного отдела и т. д.;

- сотрудников компьютерного отдела, которым необходимо обеспечить сбор и обработку поступающей информации.

Таблица 9

Организационные изменения на предприятии на этапах постановки бюджетного управления

Содержание этапа	Цель этапа	Организационные изменения
Подготовительный этап	Корректировка оргструктуры, уточнение целей и т. д.	Реорганизация предприятия (в отдельных случаях) или пересмотр организационной структуры. Формулировка миссии предприятия. Установление финансовых целей предприятия. Выработка стратегии
Формирование финансовой структуры предприятия	Распределение финансовой ответственности между организационными звеньями и закрепление её за конкретными должностями (сотрудниками)	Появление ЦФО. Назначение руководителей ЦФО. Установление системы оплаты труда, предполагающей материальное стимулирование за выполнение бюджетных показателей
Формирование бюджетной структуры предприятия	Составление перечня необходимых бюджетов и определение взаимосвязи между ними	Появление системы планов (бюджетов). Наполнение бюджетов показателями, адекватными характеру производственно-финансовой деятельности предприятия. Выбор методов прогнозирования, планирования и расчёта бюджетных показателей
Формирования финансово-бюджетной структуры предприятия	Установление ответственности каждого ЦФО за исполнение определённых бюджетов или отдельных бюджетных статей	Распределение бюджетов между ЦФО. Установление ответственных за составление, исполнение и анализ бюджетов или отдельных бюджетных статей
Прогнозирование деятельности предприятия и составление бюджетов	Составление бюджета предприятия, соответствующего финансовой цели	Прогнозирование и планирование деятельности предприятия. Количественная увязка бюджетов
Анализ исполнения бюджетов и принятие управленческих решений по его результатам	Оценка исполнения бюджета и корректировка бюджетов будущих периодов, тактики, стратегии и финансовых целей предприятия	Сбор информации о фактическом исполнении бюджетов, план-фактный анализ отклонений и факторный анализ исполнения бюджетов. Принятие решений об изменении тактики и стратегии предприятия. Корректировка бюджетов с различным горизонтом планирования
Постановка управленческого учёта на предприятии	Обеспечение предыдущих этапов корректной информацией	Настройка системы управленческого учёта

Этап план-фактного контроля исполнения бюджета почти целиком ложится на плечи специалистов экономического отдела и только в некоторой степени – на руководителей ЦФО.

Анализ бюджетной отчётности разбивается на две стадии: 1) стадию подготовки аналитической информации и аналитических отчётов и 2) стадию интерпретации полученных результатов. Стадия подготовки информации и отчётов обычно является прерогативой экономического отдела или бухгалтерии, а стадия интерпретации может находиться в ведении не только экономического отдела, но и руководства предприятия и руководителей ЦФО.

Этап корректировки бюджетов предполагает участие следующих сотрудников:

- руководителей ЦФО и предприятия для выдвижения предложений по воздействию на производственно-финансовую деятельность;

- экономистов для проверки влияния того, как реализация тех или иных предложений повлияет на достижение цели предприятия и выполнение его планов;

- руководителей предприятия для утверждения корректировок.

Распределение обязанностей сотрудников предприятия по этапам цикла бюджетного управления представлено в табл. 10.

Наибольшую нагрузку переход на бюджетное управление создаёт на экономический отдел и руководителей ЦФО.

Таблица 10.