15. Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом.

Делопроизводственное обеспечение СУП - это создание условий для осуществления работы с документами, обращающимися в СУП, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основные функции по делопроизводственному обеспечению СУП:

1. Обработка поступающей и передаваемой информации

2. Доведение документации до соответствующих работников СУП

3. регистрация, учет и хранение документов по персоналу, формирование в соответствии с номенклатурой

4. Контроль за исполнением документов, передача документации по вертикальным и горизонтальным связям

Виды документации по управлению персоналом:

1. Распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения и т.п.)

2. Персональные документы (трудовая книжка, личные дела, автобиография, справки по личному составу)

3. Учетные документы (личные карточки, командировочные удостоверения)

4. Плановые документы (плановые расчеты по численности, оплате труда, заявки на молодых специалистов и т.п.)

5. Отчетно-статистические документы (документы о производительности труда, балансе рабочего времени, численности и т.п.)

Оформление трудовых отношений включает до 40 видов работ, которые могут быть сгруппированы следующим образом:

1. Своевременное оформление приема, перевода и увольнение работников в соответствии с законодательством

2. Учет личного состава, выдача справок о трудовой деятельности

3. Заполнение и хранение трудовых книжек

4. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям, подготовка документов по пенсионному страхованию

5. Работа по обновлению научно-методического обеспечения кадровой службы и ее материально технической базы

6. Создание и обновление банка данных о персонале

7. Разработка должностных инструкций для работников

8. Формирование и ведение личных дел работников

9. Подготовка материалов для аттестационных и конкурсных комиссий

10. Подготовка документов к сдаче в архив

16. Основные теории мотивации. 17.Понятие и процесс мотивации.

17. Мотивация - совокупность внешних и внутренних сил, побуждающих человека к деятельности ради достижения своих целей.

Мотив - та причина, которая лежит в основе выбора всех действий и поступков человека.

Современные теории мотивации делятся на две группы:

1. Внутриличностные ( содержательные) основывается на выявлении потребностей людей и их роли в мотивации

2. Процессуальные - рассматривают механизм и процесс мотивации

Содержательные теории

1. Теория потребностей по А. Маслоу

Маслоу выделял следующие группы:

• ^{физиологические}

• ^{Потребность в безопасности}

• ^{Потребность в принадлежности и участии}

• ^{Потребность в признании}

• ^{Потребность в самовыражении}

Менеджер должен определять доминирующую потребность каждого работника и мотивировать эффективность его работы, удовлетворяя эту потребность

2. Двухфакторная модель Фридриха Герцбурга

Им были выделены две группы факторов, вызывающие удовлетворенность и неудовлетворенность работой

1. факторы гигиены (поддерживающие факторы) - политика компании, условия работы, заработок, межличностные отношения

2. Факторы мотивации, которые вызывают удовлетворение либо неудовлетворение работой - продвижение по службе, возможность творческого и делового роста, признание и т.п.

Отсутствие мотивов само по себе не ведет к неудовлетворенности человека работой, но их присутствие дает удовлетворенность и мотивируем работников к повышению эффективности труда.

3. Теория приобретенных потребностей МакКлелланда

Рассматривал только потребности высшего уровня, которые сводил к трем типам:

1. потребность во власти

Люди с высокой мотивацией к власти делятся на две категории:

(1) тех, кто стремится к власти ради тщеславия

(2) тех, кто хочет добиться лучшего выполнения задач

2) потребность в успехе

Появляется в стремлении человека к ответственности за решение поставленных задач в желании видеть результаты своей работы

3) потребность в принадлежности

Реализуется в налаживании дружеских отношений, поддержке компании и т.п.

Согласно данной теории людей нужно ставить на определенные должности, чтобы удовлетворить их потребности соответственно целям организации

Процессуальные теории

1. Теория ожидания (В. Врум)

Успешный менеджер должен показать подчиненным, что направление их усилий на достижение целей организации ведет к достижению их личных целей.

Он считал, что подчиненные работают лучше, когда уверены, что оправдают их ожидания в трех областях:

1. ожидание в отношении затрат труда и результатов

2. Ожидание в отношении результатов и вознаграждения

3. Ценность вознаграждения.

2. Теория С. Адамса

Люди удовлетворены тогда, когда в организации соблюдается справедливое равенство в отношении норм труда и вознаграждений

3. Модель Портера и Лоулера

Человек соединяются ценность ожидаемого вознаграждения с восприятием того, какие усилия нужно сделать, чтобы получить данное вознаграждение. Результаты зависят от способностей и характера человека и осознания той роли, которую он играет в выполнении данного задания