552
.pdfкакими номерами листов подшиты или зарегистрированы по журналам, карточкам текущего года. В журналах или карточках делается отметка о новом местонахождении документов. В акте на уничтожение указывается фактическое количество оставшихся листов дела, подлежащих уничтожению.
Дела временного срока хранения уничтожаются только после утверждения описей дел постоянного срока хранения, при этом описи документов, находящихся в деле, изымаются и приобщаются к специальному делу с постоянным сроком хранения.
Документы вывозятся за пределы здания органов внутренних дел и уничтожаются в день вывоза. К месту уничтожения они доставляются служебным транспортом в опечатанных мешках, ящиках и уничтожаются членами комиссии, принимавшими участие в сверке документов.
Документы особой важности уничтожаются только путем сожжения. После уничтожения документов сотрудники, выполнявшие эту работу, подтверждают факт уничтожения своими подписями в акте. В учетных документах делают отметки об уничтожении с указанием номера акта и даты его регистрации.
Без составления акта, но с пометкой в учетных данных с проставлением даты уничтожаются следующие документы:
черновики и проекты совершенно секретных и секретных документов;
испорченные листы спецблокнотов;
корешки спецблокнотов, внутренние описи, стоящие на предварительном учете;
бракованные экземпляры размноженных документов;
технические документы, находящиеся на предварительном учете.
201
Изделия, выбракованные в процессе производства, испытаний и эксплуатации, или в которых отпала надобность, отбираются организованной комиссией специалистов структурных подразделений, что оформляется актом для уничтожения. После утверждения акта уничтожение производится по технологии, указанной разработчиком в техпаспорте изделия. Факт уничтожения подтверждается в акте подписями лиц, производивших уничтожение. Паспорта и формуляры на уничтоженные изделия также подлежат уничтожению в установленном порядке с отметкой в акте.
Об изъятии из уничтожаемых изделий секретных комплектующих, пригодных для дальнейшего использования, делается соответствующая запись в акте, после чего они берутся на учет. Драгоценные металлы из уничтожаемых изделий изымаются в обязательном порядке.
Размещение режимных помещений и их оборудование должны исключать возможность проникновения в них посторонних лиц и гарантировать сохранность находящихся в этих помещениях секретных документов.
Помещения, в которых ведутся секретные работы и хранятся секретные документы, являются режимными и должны отвечать требованиям, обеспечивающим секретность проводимых работ. К режимным помещениям относятся: служебные помещения секретариатов, режимно-секретных органов, военно-мобилизационных подразделений, секретных архивов, библиотек и типографий, отделов секретной технической документации, секретных подразделений множительной техники.
Данные помещения должны быть отдельными, иметь капитальные стены и надежные перекрытия, металлические двери, оборудованные замками, гарантирующими надежное
202
закрытие помещений в нерабочее время, отвечать требованиям пожарной безопасности, иметь пожароохранную блокировку, а при необходимости - металлические решетки и охранную сигнализацию. Внутренняя планировка и расположение рабочих мест в режимных помещениях должны способствовать обеспечению персональной ответственности за сохранность документов.
Помещения для приема и выдачи документов оборудуются специальными окнами, не выходящими в общий коридор, или в рабочей комнате выделяется часть помещения, изолированная барьером.
При отсутствии поста охраны режимные помещения оснащаются охранной сигнализацией, связанной с караульным помещением, пультом централизованного наблюдения за сигнализацией или оперативным дежурным по органу внутренних дел.
В режимные помещения право доступа имеют руководители, начальники секретариатов, их заместители и лица, непосредственно отвечающие за сохранность документов. Остальные сотрудники имеют право допуска в эти помещения только с разрешения руководителя данного органа внутренних дел, начальника секретариата или его заместителей. Во время проведения хозяйственных работ в режимных помещениях должен присутствовать один из работников, а документы должны находиться в сейфах. В соответствии с приказом № *251995 г. ключи от сейфов должны быть в двух экземплярах, вторые экземпляры должны постоянно храниться в опечатанном виде в секретариатах или дежурных частях.
Перед началом эксплуатации режимные помещения обследуются комиссией, назначаемой начальником органа внут-
203
ренних дел, в которую включаются соответствующие специалисты, а также специалисты по технической защите информации. Комиссия предоставляет акт обследования пригодности данного помещения для проведения секретных работ.
В соответствии с требованиям Временного наставления, утвержденного приказом № *29 от 2001 г., проводится обследование на предмет технической защиты информации. Это специальные проверки для выявления встроенных специальных технических и программных средств перехвата информации, которые проводятся с целью выявления возможных технических каналов утечки информации путем измерений, выполняемых по специальным методикам.
При данном обследовании осуществляются следующие действия:
определение правильности категорирования и паспортизации объекта;
изучение имеющейся технической, технологической и другой документации на объект информатизации, в том числе на системы электрочасофикации, охранной и пожарной сигнализации, системы электропитания, электроосвещения и заземления, а также инженерно-технические системы и сооружения (приточно-вытяжной вентиляции, отопления, водоснабжения, и сточно-фекальной канализации);
анализ результатов специальных исследований;
анализ и оценка возможных угроз защищаемому объекту информатизации с учетом особенностей размещения
ифункционирования объекта;
классификация автоматизированной системы или средств вычислительной техники, имеющихся в составе обследуемого объекта, по требованиям защиты от несанкционированного доступа к информации;
204
подбор необходимых организационных (режимных) и технических мер защиты.
Также проводится аттестация объекта информатизации по требованиям безопасности информации - комплекс организационных и технических мер, в результате которых по средствам специального документа - аттестата соответствия - подтверждается, что объект соответствует требованиям стандартов или иных нормативных документов по технической защите информации.
Такие же требования предъявляются к методическим, учебным кабинетам, кабинетам профмастерства и другим помещениям, где сосредоточены секретные материалы.
205
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
Контрольные вопросы по разделу «Понятие и значение делопроизводства»:
1.Какие нормативно-правовые документы регулируют деятельность делопроизводства.
2.Охарактеризуйте виды документов.
3.Что понимается под унификацией и стандартизацией документов?
4.Дайте характеристику Общероссийского классификатора управленческой документации.
5.Охарактеризуйте этапы подготовки управленческих документов.
6.Каков порядок оформления документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
7.Назовите реквизиты документов по ГОСТ Р 6.30-
2003.
Контрольные вопросы по разделу «Документирование управленческой деятельности»:
1.Каков порядок разработки и утверждения устава организации.
2.Назовите основные разделы должностной инструкции 3.Охарактеризуйте виды распорядительных и информа-
ционно-справочных документов.
4.Какие виды распорядительных и информационносправочных документов оформляются в процессе наложения на работника дисциплинарного высказывания.
5.Дайте характеристику видов деловых писем.
6.Приведите пример разработки гарантийного письма.
7.Что такое обращение.
206
8.Функции
9.Виды и квалификационных признаки
10.Составления ответов на обращение граждан
Контрольные вопросы по разделу «Техническое обеспечение работы с документами, учѐт и хранение
документов и дел»:
1.Приведите пример технологии создания шаблона конкретного вида документа (протокола, приказа, акта и др.)
сиспользованием системы электронного документооборота.
2.Действительно ли создание корпоративных шаблонов документов позволяет экономить время сотрудников? Обоснуйте ответ.
3.Осуществление систематизация и учета документов в организации (номенклатура дел)
4.Формирование заголовка, индекса дела, примечания, срок хранение, количество единиц документов.
5.Формирование и хранение дел с конфиденциальными документами
Контрольные вопросы по разделу «Режим секретности»:
1. Этапы развития отечественного делопроизвод-
ства
2.Правовое регулирование делопроизводства в организациях, учреждениях
3.Организация работы с конфиденциальными документами
4.Виды документов.
5.Состав и правила оформления реквизитов документов, расположение их на бланках.
6.Понятие, значение и виды распорядительных до-
207
кументов.
7.Техническое обеспечение работы с документами, учѐт и хранение документов и дел в организациях.
8.Архивное хранение документов.
9.Контроль за исполнением документов и принятых
решений.
10.Порядок допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне.
11.Требования к тексту служебного письма.
12.Понятие, значение виды информационносправочных документов.
208
ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ
Тестовые задания по теме «Понятие и значение делопроизводства»:
Вопрос 1. Делопроизводство – это:
1.отрасль деятельности, которая не обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами;
2.отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами;
3.сфера деятельности по обеспечению организации офисными документами;
4.нет правильного ответа.
Вопрос 2. Унификация документов – это:
1.установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов;
2.установление единого комплекса видов и разновидностей отчетов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.
3.установление не единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов;
4.нет правильного ответа.
Вопрос 3. Документооборот – это:
1.движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в архив;
2.документ, не требующий особого внимания;
209
3.движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
4.не знаю.
Вопрос 4. К внутреннему документообороту относятся:
1.приказы, распоряжения учреждения;
2.официальные письма;
3.внешние докладные записки, справки;
3.приказы, распоряжения учреждения;
4.не знаю.
Вопрос 5. Какие функции имеют все официальные документы?
1.общие и основные;
2.деловые и общие;
3.материальные и процессуальные;
4.общие и специальные.
Вопрос 6. Состав документов в учреждении зависит
от…
1.характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами;
2.объема и характера взаимосвязей в организации;
3.порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);
4.все вышеперечисленное.
Вопрос 7. Реквизит – обязательный элемент:
1.присущий как общий;
2.присущий элементу;
3.присущий определенному виду документа;
4.нет правильного ответа
Вопрос 8.Выбор формы организации работы с документами зависит от…
210