552

(распоряжением) о прекращении трудового договора или невозможности довести его до сведения работника не требует составления акта, допуская ограничиться лишь соответствующей записью.

2.3. Деловые письма: характеристика, виды, особенности подготовки. Обращение граждан

Самым значительным видом информационносправочных документов являются деловые письма.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.

Виды служебных писем:

письмо-просьба;

письмо-предложение;

письмо-претензия;

письмо-запрос;

письмо-извещение;

информационное письмо;

письмо-отказ;

письмо-напоминание;

сопроводительное письмо и т.д. Формуляр письма состоит из реквизитов:

название организации;

наименование структурного подразделения (если

есть);

адрес организации (почтовый, телеграфный);

номер телефона, факса, телетайпа;

номер счета в банке;

101

дата, номер;

ссылка на индекс и дату входящего документа;

адресат;

заголовок;

текст;

приложения;

подпись;

печать;

фамилия и телефон исполнителя;

гриф ограничения доступа.

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность.

Текст письма состоит из двух частей: вводной и основ-

ной.

Ввводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания.

Восновной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

Рассмотрим отдельные виды писем.

Сопроводительное письмо – документ, информирую-

щий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей.

Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ.

Например: НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.

Письмо-приглашение – документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д.

102

Письмо-приглашение может содержать:

полную повестку дня мероприятия;

фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;

фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;

способ проезда и другую информацию.

Например: ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ…

Информационное письмо – документ, в котором со-

общается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция.

Рекламное письмо – документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров.

Цель письма – побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.

Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию.

Письмо-извещение – документ, являющийся ответом на запрос.

Письмо-извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: «Ставим Вас в известность…».

Письмо-подтверждение – документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия.

Направление письма-подтверждения относится к обязательной части деловых отношений.

Письмо-подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ…

Письмо-напоминание – документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какоголибо действия.

Письмо-напоминание направляется адресату тогда, ко-

103

гда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров. Например: НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.2005.

Гарантийное письмо – документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чеголибо (работы, помещения и т.д.).

В гарантийном письме организация – адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Например: ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.

Такие письма подписывают директор и главный бухгалтер предприятия.

Письмо-претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований.

Письмо-претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером .

Письмо-ответ – документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа.

Ответа требуют письма-запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии.

Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:

принятие предложения;

отказ от предложения;

выполнение просьбы;

ответ на запрос.

Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован. Письмо

104

иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Структура письма иностранному партнеру:

фирменный знак и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);

адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефонов(а), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);

номер документа в цифровой или буквенной фор-

ме;

дата в буквенно-цифровой форме;

адрес получателя;

вступительное обращение;

заголовок, текст;

заключительная форма вежливости;

личная подпись автора письма;

ниже подписи – ее расшифровка;

на следующей строке – должность лица, подписавшего документ.

При этом рассмотрим, как и в каких стилях составляются вышеуказанные письма:

Специфика делового письма

Письмо — короткий текст объемом в одну-две страницы, предназначение которого донести до адресата информацию относительно чего-либо.

Характер информации и отношения между отправителем и получателем письма делят корреспонденцию на:

деловую (формальную)

личную (неформальную)

Для делового письма характерны:

лаконичность

105

точность

аргументированность и логичность

информативность

оценочная и эмоциональная нейтральность

стандартизированность:

используются официальные бланки

употребляются устойчивые обороты речи, специальные канцелярские термины и построения

количество тем — 1-2

адресность

четко выраженная субординация (в случае необхо-

димости).

2.3.1. Особенности подготовки делового письма

Вид делового письма определяет: 1. Цели его написания

Коммерческие цели:

Вы хотите заключить сделку и предлагаете ее конкретные условия — составляйте для адресата письмопредложение (оферту);

Если вы не определились с приемлемыми для вас условиями сделки — отправляйте письмо-запрос;

Хотите проинформировать своего адресата о нарушении обязательств по договору с его стороны? Составьте письмо-претензию (рекламацию).

Некоммерческие цели:

Благодарите в благодарственном письме;

Подтверждайте свои обязательства гарантийным письмом, а свое согласие — письмом-подтверждением;

Пишите информационные письма, если считаете, что ваша информация будет интересна адресату;

106

Напоминайте о важных договоренностях, обязательствах, штрафных санкциях письмами-напоминаниями;

Поздравляйте в письмах-поздравлениях, просите в письмах-просьбах, соболезнуйте в письмах-соболезнованиях;

Если вам необходимо отправить важные документы или материальные ценности, обязательно составьте для своего груза сопроводительное письмо.

2. Получатель

Если вы адресуете письмо сразу нескольким получателям, значит, вы составляете циркулярное письмо.

3. Содержание

Ваше письмо может затрагивать несколько тем одновременно, что автоматически делает его многоаспектным.

4. Структура

Регламентированные письма предполагают составление текстовой части письма по определенному образцу, а нерегламентированные имеют свободную форму изложения.

5. Форма отправления

в конверте;

в электронном виде;

по факсу;

курьером.

2.3.1.1.Структура делового письма

Структура стандартного делового письма требует более тщательного рассмотрения.

Корректно оформленное письмо должно соответствовать следующей схеме:

Рассмотрим подробнее некоторые пункты схемы:

1. Заголовок

Как правило, это краткое изложение темы письма.

107

Важно: Составляйте заголовок правильно, если хотите, чтобы адресат прочел ваше письмо.

Отсутствие заголовков в деловой корреспонденции свойственно новичкам, у которых нет элементарных навыков ведения деловой переписки.

2. Обращение

имеет традиционную форму «Уважаемый»

пишется с заглавной буквы посередине строки.

Правила написания обращения 1.Уважаемый(-ая) +Имя Отчество ( в именительном

падеже)!

Пример: Уважаемый Петр Иванович!

2.Уважаемый (-ая) + господин(-жа) Фамилия ( в именительном падеже)!

Пример: Уважаемый господин Петров!

3.Уважаемый (-ая) + должность!

Пример: Уважаемый генерал-полковник!

Обратить внимание: Использование сокращений в обращении запрещено!

3.Преамбула

знакомит адресата с основной мыслью письма

готовит адресата к правильному восприятию последующей информации, изложенной в письме (таблица 1).

Таблица 1

Преамбула делового письма

Начинаем со своей цели

4. Основная часть текста обосновывает ключевую идею, изложенную в преамбуле

В этой части письма:

вы четко указываете суть предложения/обращения;

приводите аргументы: факты, цифры, иную конкретику по теме письма, экспертное мнение, собственный позитивный/негативный опыт.

Для удобства обоснования можно использовать следующую схему:

Важно: Последний абзац должен содержать фразу, указывающую на конкретный шаг или ожидаемый результат и

109