552

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который является базовым законом информационного законодательства, установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация, конфиденциальная информация и ряд других), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» содержит условия для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства. Закон определяет объекты международного информационного обмена:

документированная информация;

информационные ресурсы;

информационные продукты;

средства международного информационного обме-

на.

В Законе также закреплены и субъекты международного информационного обмена:

Российская Федерация;

субъекты Российской Федерации;

органы государственной власти и местного самоуправления;

физические и юридические лица.

Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вводит ограничения на вывоз документиро-

11

ванной информации.

Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» устанавливает правовые основы использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Сфера применения этого закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданскоправовых сделок, но не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи.

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» регулирует отношения,

возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

Закон устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечить сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носителей, контроль и надзор за обеспечением государственной тайны и др.

К государственной тайне Закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» регули-

12

рует вопросы использования государственного языка в работе государственных органов, организаций, предприятий и учреждений, в официальном делопроизводстве, в судебной практике, в коммерческой деятельности, в международных отношениях.

В соответствии с Законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации — русском, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемом законодательством республик. Официальная переписка между государственными органами, организациями с адресатами в Российской Федерации должна вестись на русском языке.

Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, документы об образовании, военные билеты на территории республик, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного языка, оформляются наряду с русским языком на государственном языке республики.

Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» был введен вместо ранее существовавшего Закона Российской Федерации от 10 июня 1993 г.№ 5154-1 «О стандартизации», который признан утратившим силу с 1 июля 2003 г. В новом Федеральном законе «О техническом регулировании» изменилась трактовка понятия «стандарт»: если раньше под стандартом понимался нормативный документ, то теперь в законе закреплен принцип добровольного применения стандартов. В указанном Законе стандарт определяется как документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, храпения,

13

перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг.

В Федеральном законе «О техническом регулировании» на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты. Новым принципиальным положением является то, что разработчиком национального стандарта может быть любое лицо. Эта практика уже имеет положительный опыт в развитых странах.

Вторая группа. Нормативно-методические материалы по классификации и стандартизации документации, архивному делу, по делопроизводству, по труду, по учету, по кадрам и др.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система органи- зационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», разработанный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России, принят и введен в действие постановлением Госстандарта России № 65-ст от 3 марта 2003 г.

Стандарт распространяется на организационнораспорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (код 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Общероссийские классификаторы - нормативные доку-

14

менты, распределяющие технико-экономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами) и являющиеся обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов в межведомственном обмене информацией. Порядок разработки, принятия, введения в действие и применения общероссийских классификаторов в социально-экономической области устанавливается Правительством Российской Федерации. Согласно Федеральному закону «О техническом регулировании» могут создаваться отраслевые (ведомственные) классификаторы технико-экономической и социальной информации, а также классификаторы указанной информации, используемые группой организаций, занимающихся аналогичными видами деятельности, или одной организацией.

Основой для систематизации унифицированных форм документов в информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России № 299 от 30 декабря 1993 г. Согласно ему на документе должен проставляться код по ОКУД. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Унифицированные системы документации (УСД)

- это совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности, нормативно-методических документов по их разработке, ведению и применению.

Одной из унифицированных систем документации явля-

распорядительной документации (УСОРД), Всего в Общероссийский классификатор управленческой документации включено 9 общероссийских унифицированных систем документации.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.Это основной нормативный документ общего действия, на основе которого определяются сроки хранения документов. В него включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых различными учреждениями в процессе своей деятельности. Перечень является основным нормативным документом, устанавливающим сроки хранения при отборе документов на хранение или уничтожение.

Нормативные документы по труду и охране тру-

да являются основанием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выполняемых ими заданий, создание благоприятных условий труда. Нормы времени распространяются на все виды работ, включенные в Государственную систему документационного обеспечения управления.

Госстандартом России, Министерством труда и социального развития РФ, Государственным комитетом по статистике, Федеральной архивной службой России и другими министерствами и ведомствами разработан целый ряд государственных стандартов, нормативно-методических документов, прямо или косвенно касающихся организации доку-

16

ментационного обеспечения управления персоналом, разработки и оформления конкретных видов и форм документов. В их числе: Общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); информации о населении (ОКИН); специальностей по образованию (ОКСО); управленческой документации (ОКУД); предприятий и организаций (ОКПО); информации по социальной защите населения (ОКИСЗН); органов государственной власти и управления (ОКОГУ); объектов адми- нистративно-территориального деления (ОКАТО); специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК).

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций (Утверждены Государственным комитетом СССР по труду и социальным вопросам по согласованию с ВЦСПС (постановление от 20.07.1984 года № 213).

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих утвержден постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37. Справочник предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым должностям предприятий. Квалификационные характеристики используются для разработки должностных инструкций работников структурных подразделений организации, в том числе и отдела кадров.

Третья группа. Методический материал по делопроизводству, кадрам, документированию трудовой деятельности

17

работников, по трудовому праву и др. (см. список литературы). Информация по этим вопросам достаточно разнообразна

ивключает как общие вопросы организации и функционирования служб делопроизводства, работы с документацией, так

иотдельные участки работы с документами (учет кадров, ведение личных дел и трудовых книжек и т.д.).

Четвертую группу составляют нормативные документы самих организаций, которые в той или иной степени включают как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организациях.

Ктаким документам, прежде всего, относятся положение о службе делопроизводства и должностные инструкции работников службы делопроизводства.

В каком бы состоянии нормативно-методическая база ни существовала, она является основой составления документов и непосредственно воздействует на состав и содержание документации, создаваемой в организации.

1.2. Делопроизводство и его особенности

Понятие делопроизводства, его элементы.

1.Делопроизводство представляет собой деятельность, обеспечивающую создание официальных документов и организацию работы с ними .

2. Документационное обеспечение управления -это дея-

тельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования, и организации работы с документами.

Делопроизводство включает в себя два составляющих элемента – документирование и документооборот. Документирование – это фиксация информации на мате-

18

риальных носителях в установленном порядке. Документооборот - это движение документов с момен-

та их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки. И плюс Хранение доку-

ментов (архивное дело).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

первичную обработку;

предварительное рассмотрение;

регистрацию;

рассмотрение руководством;

передачу на исполнение

Виды и задачи делопроизводства.

Различают общее, специальное, секретное и не секретное делопроизводство.

Общее делопроизводство — это документирование об-

щей управленческой деятельности, присущей любому органу государственного управления, и организация работы с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности. Оно обслуживает реализацию обеспечивающих функций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т.п.) аппарата управления.

Специальное – реализация основных функций органа управления, т.е. его специальная (внешняя) деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативнорозыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы с такими документами являются специальным видом делопроизводства.

Секретное – документирование сведений, составляю-

19

щих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайной утраты соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документах сведений. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам, называется секретным делопроизводством. Следует иметь в виду, что по правилам секретного делопроизводства в органах внутренних дел может осуществляться как общее, так и специальное делопроизводство.

Так, многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы, создаваемые в процессе финансово — хозяйственной деятельности органов внутренних дел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства.

Вто же время документирование уголовно — процессуальной, административно — юрисдикционной деятельности не требует применения таких правил –несекретное/

Документационное обеспечение управления

Существует множество определений понятия «управление». В общем виде управление — это деятельность, направленная на достижение определенных целей. Оно представляет собой осознанную целенаправленную деятельность человека, с помощью которой он упорядочивает и подчиняет своим интересам элементы внешней среды общества, техники и живой природы.

Вуправлении всегда есть: субъект — тот, кто осуществляет управление, и объект — тот, кем управляют.

Процесс осуществления управленческой деятельности включает выполнение ряда функций, важнейшими из кото-

20