6.3. Взаимодействие бухгалтерской службы с внешними и внутренними пользователями бухгалтерской информации

Современную систему управления организацией отличает довольно сложная информационная система. Это связано прежде всего с обилием внешних и внутренних информационных потоков, разнообразием видов ин­формации, циркулирующей в информационной системе управления. По оценкам специалистов, в общей совокупности экономической ин­формации этой системы более половины всего ее объема составляют данные бухгалтерского учета.

В настоящее время трудно представить работу бухгалтера без исполь­зования компьютера и специализированной программы автоматизации бух­галтерского учета, которые являются составными частями бухгалтерской информационной системы. Сам бухгалтер также является частью системы и играет в ней ведущую роль.

В свою очередь, бухгалтерская информационная система представляет собой подсистему комплексной информационной системы управления пред­приятием и занимает в ней центральное место. Место и роль бухгалтерской информационной системы в системе управления обусловлены следующими аспектами:

• обязательностью ведения бухгалтерского учета для всех организаций независимо от их вида, форм собственности и подчиненности;

• необходимостью предприятий регулярно и своевременно предостав­лять бухгалтерскую отчетность в налоговые органы;

• тем фактом, что бухгалтерский учет представляет собой наиболее формализованную задачу в системе управления организацией в связи с относительной простотой создания алгоритмов, описывающих процес­сы бухгалтерского учета.

Бухгалтерская информационная система взаимодействует с другими информационными системами как внутри предприятия, так и за его предела­ми (схема 1).

Система дело

про­изводства

Кадровая система

Система финан­сов и хозяйствен­ной деятельности

Система

оперативно­го производства

Справочно-правовая система

Бухгалтерская ин­формационная система

Система маркетинга

Система финансо­вого планирования

Схема 1. Бухгалтерская информационная система

в комплексной системе управ­ления предприятия

Трудно переоценить ответственность, лежащую на бухгалтере, особен­но в условиях современной нестабильной экономической ситуации. От бухгалтера требуются не только знания и практический опыт работы в области бухгалтерского учета и налогообложения, но и умение разбираться в запутанных хозяйственных и экономических ситуациях на основе действую­щего гражданского законодательства. Бухгалтер, свободно владеющий правовой информацией, реально помогает экономить средства в бюджетных организациях и строить более эффективный бизнес в коммерческих структурах.

В этом бухгалтеру помогает справочно-правовая система. В последнее время справочно-правовые системы стали удобным инструментом для рабо­ты бухгалтера с законодательством, например "Гарант", "Консультант +" и т.п. Справочно-правовая система (СПС) не избавля­ет бухгалтера предприятия от всех стоящих перед ним проблем, но помогает решать многие из них. СПС дают возможность бухгалтеру своевременно по­лучать правовую информацию, изучать бухгалтерский учет на чужих ошибках, использовать накопленный опыт коллег, помогают грамотно организо­вать учет и избежать собственных ошибок.

Взаимодействие и взаимоотношения бухгалтерской службы с работо­дателями, собственниками, персоналом предприятия, государственными ор­ганами, кредиторами и инвесторами повышает уровень требований к профес­сиональной компетентности бухгалтера. Счетный работник должен не только владеть теорией и практикой бухгалтер­ского учета, но и иметь навыки работы в конкретной бухгалтерской инфор­мационной системе, уметь подготовить информацию для информационных потребностей внешних пользователей. На схеме 2 представлена бухгалтерская служба в ее отношении к внешним пользователям учетной информации.

Стало общепринятым, что сегодняшний работодатель ищет не просто бухгалтера, а бухгалтера со знаниями в области информационных техноло­гий. Одной из основных внешних информационных систем является система налоговых органов. Для осуществления управления подразделениями по за­казу Федеральной налоговой службы была создана информационная система "Налог". Этот комплекс является собственностью Федеральной налоговой службы и предоставляется налоговым инспекциям через фонд алгоритмов и программ Министерства бесплатно.

Федеральная налоговая служба

Внебюджетные фонды

Бухгалтерская информационная система

Кредитные организации

Федераль­ное казначейство

Потенциальные инвесторы

Страховые ком­пании

Наемные работники, поставщики и прочие кредиторы

Орга­ны

государственной

ста­тисти­ки

Ауди­торские организации

и индивидуальные аудиторы

Схема 2. Бухгалтерская информационная система в среде

внешних пользователей

Между информационной системой "Налог" и бухгалтерской системой имеется тесная информационная связь. Существующая практика пере­дачи бухгалтерской отчетности в налоговую инспекцию на бумажных носи­телях устарела. Современные технические и программные средства передачи данных по каналам связи позволяют освободить бухгалтера и налогового ин­спектора от ежеквартальной личной встречи в налоговой инспекции. Обще­ние может состояться только в случае обнаружения инспектором ошибок и нарушений. Однако до практической реализации электронного обмена между предпри­ятиями и налоговыми инспекциями пока еще далеко, так как это требует больших финансовых вложений в техническое переоснащение всех на­логовых инспекций страны.

Другой внешней системой является информационная система Пенси­онного фонда России. Федеральный закон "Об индивидуальном учете в сис­теме государственного пенсионного страхования" вступил в силу с 1 января 1997 г. на всей территории Российской Федерации. Для обеспечения соблю­дения действующего законодательства, создания мотивации к полной уплате страховых, пенсионных взносов, а также налаживания контроля за правиль­ным назначением пенсий и учета трудового вклада граждан в Пенсионный фонд России (ПФР) была разработана система индивидуального учета данных о на­селении (система персонального учета – СПУ).

Для функционирования СПУ потребовалось создать базу данных по каждому работнику, поскольку число анкет в РФ исчисляется миллионами, то в рамках этой системы была разработана и внедрена в промышленную экс­плуатацию автоматизированная система обработки зарегистрированного ли­ца. Система потоковой обработки стандартизированных форм разработана на базе использования элементов скоростного сканирования и технологий по автоматическому распознаванию. Для организации взаи­модействия между информационной системой ПФР и бухгалтерскими информационными системами предприятий разработаны специальные про­граммные комплексы, с помощью которых в бухгалтериях предприятий под­готавливается на магнитных носителях информация, необходимая ПФР.

Информационные системы Федерального Казначейства тесно взаимо­действуют с бухгалтерскими службами бюджетных организаций. В настоя­щее время в большинстве органов Федерального Казначейства для учета до­ходов федерального бюджета и распределения налогов меж­ду бюджетами различных уровней применяется централизованно разрабо­танный программный комплекс "Казна".

Информационные системы органов статистики собирают информа­цию о хозяйственной деятельности предприятий для обобщения ее на макро­экономическом уровне. Наиболее широкое применение в Госкомстате РФ получил программный комплекс "Форма", предназначенный для автомати­зации проектирования электронной обработки данных. Кроме этого программного комплекса, при решении регламентных задач на региональном и районном уровне системы Госкомстата РФ наиболее массовое распространение получило АРМ "Пермстат". Это АРМ предназначено для обработки первичной отчетности различной периодичности и подготовки сводной информации, которая может быть выведена на печать, записана на магнитные носители, передана в виде файла по каналам связи на вышестоящие уровни системы Госкомстата России и в органы управления.

Информационное взаимодействие между государственной статистиче­ской информационной системой и системами бухгалтерского учета пред­приятий осуществляется благодаря использованию пакетов прикладных про­грамм подготовки и первичной обработки статистических отчетов на уровне предприятия, организации.