Вопрос 59 Рис. 4.4. Классификационные признаки форм внутренней отчетности

По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на: комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

Комплексные итоговые отчеты представляются обычно за месяц (квартал, шесть месяцев и т. д.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период времени. Данные отчеты представляются регулярно и отражают доходы и расходы по центрам ответственности, исполнение сметы издержек, рентабельность, движение денежных средств и иные показатели для общей оценки и контроля.

Тематические отчеты по ключевым показателям формируются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям (объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции), не входящим в оценочные плановые показатели, подконтрольные центру ответственности.

Аналитические отчеты составляются только по запросам управляющих и содержат информацию, которая раскрывает причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности. Например, причины, влияющие на перерасходы ресурсов, уровень продаж по секторам рынка, всесторонняя оценка причин изменения рентабельности, анализ рынка и использования производственной мощности, факторы риска деятельности в определенных направлениях и т. п.

По уровням управления различают: оперативные, текущие, сводные отчеты.

Оперативные отчеты представляются на нижнем уровне управления в центрах ответственности. Они содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Составляются еженедельно и ежемесячно.

Текущие отчеты содержат информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от 1 раза в месяц либо в квартал.

Сводные отчеты предназначены для высшего управленческого персонала организации, принимающего стратегические решения и осуществляющего общий контроль деятельности и контроль управленческого персонала. Периодичность составления сводных отчетов колеблется от ежемесячных до ежегодных отчетов.

По объему информации внутренние отчеты делятся на: сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.

Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период и обобщают информацию о контролируемых показателях данного центра ответственности.

Общие и специальные формы отчетов подразделений

Отчеты по уровням управления. Одним из принципов формирования отчетности является принцип многоступенчатой отчетности по уровням управления, или «иерархический принцип». Такой принцип подразумевает уменьшение детализированности отчетов по мере повышения ранга руководителя, которому они представляются. Суть такого подхода, называемого управлением по исключениям, заключается в том, что руководителю более высокого уровня управления нет необходимости проверять подробности отчетов, составленных на более низком иерархическом уровне до тех пор, пока не возникает какая-либо управленческая проблема.

В основе формирования отчетов по уровням управления лежит принцип контролируемости затрат, который подразумевает, что в отчете структурного подразделения должны отражаться плановые и фактические величины только тех видов расходов, на величину которых руководитель центра ответственности может оказывать влияние.

Такая же форма представления отчетных данных предназначена для контроля над эффективностью расходования ресурсов по местам возникновения затрат и центрам ответственности. Принцип контролируемости затрат, лежащий в основе отчетов по уровням управления, позволяет устанавливать ответственных за расходы.

Отчеты об исполнении сводной сметы затрат. Для оценки общего объема потребленных организацией за отчетный период ресурсов все затраты группируются по экономическим элементам. Для установления суммарной величины расходов организации необходимо объединить информацию о затратах всех ее структурных подразделений. Это позволяет также определить долю издержек каждого центра ответственности в общем объеме потребленных ресурсов.

Объединение информации о расходах подразделений производится в сводной смете затрат, которая представляет собой матрицу затрат, где расходы центра ответственности предстают в разрезе элементов затрат и мест их возникновения. Такая матрица позволяет ответить на вопросы: где возникли затраты (место возникновения затрат); какой вид ресурса использовался (элемент затрат); какова сумма затрат по данному месту их возникновения и по центру в целом?

Сводные сметы затрат строятся на основе принципа иерархичности.

Смета, объединяющая затраты определенной группы центров ответственности, например, цехов основного производства (производственных центров ответственности) или снабженческо-сбытовых услуг (материальные и сбытовые центры ответственности), характеризует средний уровень управления затратами.

В матрице затрат можно не только отразить общую величину расходов центра ответственности, но и показать долю каждого центра в общем объеме затрат группы подразделений (или всей организации) как общей сумме затрат, так и по общему элементу расходов. На высшем уровне управления формируется матрица затрат по организации в целом.

В зависимости от задач управления в сводной смете затрат можно провести сравнение фактической величины расходов отчетного периода с аналогичными данными прошлых периодов или плановыми показателями. Особенностью отчетов об исполнении сметы, по сравнению с отчетами по уровням управления, является полное отражение всех расходов подразделения или группы подразделений.

В целом по центрам ответственности необходимо учитывать и контролировать затраты и результаты, непосредственно зависящие от предоставления руководителю соответствующего ранга полномочий, а также составлять отчеты, дающие информацию об общем объеме потребленных ресурсов (сводные сметы затрат). Такие отчеты должны разрабатываться по всем подразделениям организации независимо от выполняемых ими функций. Подобные отчетные формы целесообразно формировать с периодичностью не чаще одного раза в месяц.

Отчеты функциональных подразделений организации. Формы управленческих отчетов во многом зависят от функций, выполняемых подразделением в системе управления.

Основными называют центры ответственности, где непосредственно изготавливают продукцию, выполняют работы, оказывают услуги потребителям. В соответствии с функциями каждого подразделения в рамках организационной структуры управления основные центры могут быть производственными, материальными, управленческими, сбытовыми.

Вспомогательные центры ответственности участвуют в производственном процессе косвенно, оказывая услуги, выполняя работы или изготавливая продукцию, предназначенную не для потребителя, а для основных центров ответственности. В составе вспомогательных центров выделяют центры, которые обслуживают производственный процесс, и общезаводские.

По объему информации внутрихозяйственные управленческие отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты и общие отчеты. Сводка - это совокупность кратких сведений об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий промежуток времени (от одного до нескольких дней). Информационной базой такого вида отчетности является, прежде всего, оперативный учет. Обеспечение достоверности оперативного учета может быть достигнуто за счет своевременного оформления и группировки первичных документов. В связи с этим при составлении сводок менеджеры соответствующего управленческого звена несут ответственность за реальность используемых данных. В итоговых отчетах обобщается информация о контролируемых показателях данного центра ответственности. Как правило, отчетным периодом для составления таких отчетов является месяц, но возможны и другие сроки, установленные вышестоящим управленческим звеном. Общие отчеты содержат информацию о результатах деятельности организации по различным показателям, которые соответствуют установленным целям деятельности организации.

К составлению управленческой отчетности предъявляются следующие требования: целесообразность, объективность, надежность, своевременность, достаточность, сопоставимость, адресность и экономичность.

Целесообразность означает, что информация внутренней отчетности должна быть уместной (релевантной) в отношении цели, для достижения которой она предоставлена. Неуместная информация приводит, как правило, к принятию неверного решения.

Объективность предполагает отсутствие каких-либо предвзятых оценок, ошибок в формировании отчетности, а также субъективного мнения об объектах управленческого учета. Поскольку содержание отчетов часто затрагивает будущее хозяйственной деятельности организации, то в этом смысле возникает некоторая неопределенность, что не позволяет надеяться на абсолютную объективность управленческой учетной информации. В связи с этим при составлении управленческой отчетности необходимо давать обоснование исходных предположений, используемых при формировании информации.

Надежность означает, что информация должна быть достаточно точной для определенной цели. Полная надежность, как и объективность, вряд ли возможна в отношении информации, связанной с будущим. Поэтому и в данном случае необходимо обоснование основополагающих предположений, выделение любых областей существенной неопределенности в предоставляемой информации. Отметим, что надежность не требует всех существующих подробностей. Так, стратегическая информация, несомненно, будет значительно менее подробной и точной, чем тактическая или оперативная, хотя это не уменьшает ее ценности для руководства.

Своевременность означает, что информация должна быть представлена к сроку, когда она является необходимой для принятия решения. В зависимости от целей варьируются и сроки представления информации.

Достаточность означает, что данные управленческих отчетов должны быть достаточно полными для принятия решения и в то же время не должны содержать излишней информации.

Сопоставимость означает, что отчетные данные и показатели должны быть сопоставимы во времени и по подразделениям предприятия. В случае изменения базы сопоставления информации должна производиться корректировка ранее представленных данных. Корректировка должна сопровождаться соответствующими пояснениями. В противном случае такие сведения управленческой отчетности в процессе анализа приведут к ошибочным результатам.

Адресность управленческой отчетности состоит в том, что она должна быть доведена до ответственного руководителя и других заинтересованных лиц только при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации.

Экономичность управленческой отчетности предполагает, что издержки, связанные с составлением различных управленческих форм, должны соответствовать эффекту от их использования. Это требование подтверждает, что всякая информация является ресурсом и, соответственно, имеет стоимость, которая может быть определена. Затраты на составление отчетности включают оплату услуг консультантов, приобретение программного обеспечения для расчетов по обоснованию решений, оплату труда управленческого персонала и другие затраты.