Підготовка документів на персонал.

До документів на персонал належать:

— заяви про прийом на роботу, переміщення, звільнення і з інших кадрових питань;

— контракти з найму працівників;

• характеристики;

• накази на особовий склад та ін,

Заява

Письмова заява про прийом на роботу складається в довільній формі. Проте в ній мають бути такі реквізити:

— найменування організації, посада, прізвище й ініціали посадо­вої особи, яка має право прийому на роботу;

— відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові і домашня адреса);

— назва документа;

— зміст прохання;

— перелік додатків (у разі необхідності) із зазначенням кількості сторінок;

— дата впорядкування заяви;

— підпис заявника.

За аналогічною схемою складаються й інші заяви з кадрових пи­тань, однак вони мають певні особливості при написанні деяких рек­візитів:

— при адресуванні їх тій організації, в якій працює заявник, не вказується його домашня адреса, а пишуться його посада і місце робо­ти (структурний підрозділ);

— у тексті заяви, як правило, формулюється прохання і дається його обгрунтування (доказ). Зразки заяв подано в дод. 9. Контракт У контракті передбачаються:

— обсяги пропонованої роботи й вимоги до якості і термінів її виконання;

— права, обов'язки та взаємна відповідальність сторін;

— умови оплати й організації праці; • — підстави для його припинення або розірвання;

— соціально-побутові й інші умови, необхідні для виконання зобо­в'язань, узятих на себе сторонами, з урахуванням специфіки роботи, фахових особливостей і фінансових можливостей підприємства, уста­нови, організації або роботодавця. Розміри виплат, передбачені конт­рактом, не можуть установлюватися менше, ніж це визначено чинним законодавством, угодами й колективним договором.

У контракті можуть також визначатися умови підвищення або зниження обумовленого сторонами розміру оплати праці, встановлення доплат і надбавок, премій, винагород за підсумками роботи за рік або інший період, участі в прибутку підприємства,

Також може бути передбачено додаткові пільги, гарантії та компен­сації, не встановлені чинним законодавством, за рахунок коштів робото­давця. Якщо умовами контракту передбачається переїзд працівника на роботу в іншу місцевість, то встановлюються гарантії та компенсації та­кого переїзду, умови забезпечення працівника (а в разі потреби — і чле­нів його сім'ї) житловою площею або оплати витрат на наймання житло­вого приміщення чи користування готелем. У контракті визначаються режими робочого часу і часу відпочинку працівника,

Якщо для службових поїздок працівник буде використовувати власний автомобіль, то передбачаються умови виплати відповідної компенсації. Контрактом має бути передбачено зобов'язання робото­давця щодо виплати компенсації морального і матеріального збитку, завданого працівникові у разі дострокового розірвання контракту:

— працівником — з причин невиконання або неналежного вико­нання роботодавцем зобов'язань, передбачених контрактом;

— роботодавцем — на підставах, передбачених чинним законо­давством і контрактом.

Контрактом також можуть встановлюватись додаткові гарантії на випадок його дострокового припинення з незалежних від працівника причин.

Контрактом не можна:

— змінювати порядок розгляду індивідуальних трудових спорів;

— вводити щодо працівника повну матеріальну відповідальність (крім випадків, передбачених ст. 134 КЗпП України).

Типову форму контракту з працівником затверджено наказом Мі­ністерства праці України від 15.04.94 № 23 зі змінами й доповненнями (див. дод. 10).

Характеристика

Характеристика — це документ, у якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника. Вона подається при проведенні атес­тації працівників і в деяких інших випадках, передбачених чинним законодавством. Характеристика складається з:

— назви документа;

— анкетних даних працівника: прізвище, ім'я, по батькові, посада, науковий ступінь і звання (якщо вони є), рік народження (дата), освіта. Цю інформацію прийнято розташовувати в стовпчик справа;

— даних про трудову діяльність (спеціальність, тривалість роботи на даному підприємстві, в установі, організації, просування по службі, Рівень фахової майстерності тощо);

— власне характеристики, в якій розглядаються ставлення до роботи, підвищення фахового рівня, відносини в колективі, назива­ються заходи заохочення, що застосовувалися до працівника;

— висновків, у яких підводяться підсумки на підставі викладено­го і вказується, на які напрями своєї діяльності необхідно звернути увагу працівникові;

— вказівки про призначення характеристики.

Текст характеристики викладається від третьої особи. Вона може підписуватися безпосереднім керівником працівника (підпис печат­кою не завіряється) або керівником підприємства, установи, організа­ції (підпис завіряється печаткою підприємства).

Працівник обов'язково ознайомлюється з виданою на нього харак­теристикою, про що робиться відповідний запис. Характеристика, як правило, видається на руки або, з відома працівника, посилаєть­ся в установу (організацію), яка прислала запит на неї.

Накази на особовий склад

Накази на особовий склад регламентують питання прийому на роботу, переведення, звільнення, надання щорічних і додаткових від­пусток, накладення стягнень, направлення в службові відрядження. Заголовок такого наказу звичайно містить назву "На особовий склад". При цьому в наказі констатуюча частина може зовсім не викладатися.

В ухвалюючій частині пункти розташовуються у визначеній послі­довності: призначення на посаду, переведення, надання відпусток_; звіль­нення з посади, направлення в службове відрядження та ін. Накладен­ня дисциплінарних стягнень і надання заохочень оформляються, як правило, окремими наказами. Типові форми наказів затверджено нака­зом Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253.

Наказ (розпорядження) про прийом на роботу застосовується для обліку прийнятих на роботу працівників.

Він візується начальником відділу управління персоналом (кад­рів) або особою, відповідальною за прийом на роботу. Проект наказу (розпорядження) в необхідних випадках є направленням на перего­вори або перепусткою у структурний підрозділ для ознайомлення з умовами роботи.

Керівник структурного підрозділу дає висновок про можливість зарахування працівника: на зворотній стороні проекту наказу вказу­ється, хто його може прийняти, за яким розрядом (або категорією) в разі потреби зазначається термін випробування.

Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, у разі потреби — медичний висновок, відмітки про проходження інструкта­жу з техніки безпеки й т. ін. також записуються на зворотній стороні цієї форми. Проект наказу про зарахування на роботу працівника, якому встановлюється оклад, візується у відповідній службі підприєм^' ства, установи, організації для підтвердження вакантної посади окладу, встановлюваного згідно зі штатним розписом.

Підписаний керівником організації наказ (розпорядження) доводиться працівникові під розписку.

На підставі цього наказу відділ управління персоналом (кадрів) заповнює форму № П-2 "Особова картка", робить відповідні записи в трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особовий рахунок.

Типову форму наказу (розпорядження) про прийом на роботу по­дано в дод. 11.

Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу застосову­ється при оформленні переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший. Його візують керівники попереднього й майбут­нього місць роботи працівника і підписує керівник організації.

На підставі цього наказу робляться відповідні записи в "Особовій картці" (форма № П-2) і трудовій книжці.

На зворотній стороні наказу робляться відмітки про нездані мате­ріальні цінності на попередньому місці роботи.

Типову форму наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу подано в дод. 12.

Наказ (розпорядження) про надання відпустки застосовується для оформлення щорічної основної відпустки й інших видів відпусток, на­даних працівнику відповідно до чинного законодавства, колективним договором, контрактом і графіком відпусток. Проект наказу візується керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник.

На підставі підписаного наказу відділом управління персоналом (кадрів) робиться відмітка в "Особовій картці" (форма № П-2) праців­ника, а бухгалтерією провадиться розрахунок заробітної плати за дні відпустки. При наданні відпустки без оплати поруч із зазначенням кількості днів відпустки вказується "Без оплати".

Наказ (розпорядження) про розірвання трудового договору (конт­ракту) застосовується при звільненні працівника. Він візується керів­ником структурного підрозділу і підписується керівником організації.

На підставі наказу (розпорядження) про розірвання трудового до­говору бухгалтерія проводить розрахунок з працівником, а відділ управ­ління персоналом (кадрів) робить запис у його трудовій книжці.

При звільненні за власним бажанням працівник оформляє заяву.

Типову форму наказу (розпорядження) про розірвання трудового Договору (контракту) подано в дод. 13.

Трудова угода

Трудова угода — одна з основ виникнення цивільних прав і обов'язків. Це вольовий акт, дозволений законом, спрямований на Досягнення бажаних для його учасників юридичних результатів.

Така угода укладається на двосторонній основі між власником або Уповноваженим ним органом (замовником) і громадянином (підрядчи­ком) обов'язково в письмовій формі. Вона регулюється положеннями Цивільного кодексу України.

Однією з форм трудової угоди є договір підряду. Він є правовою Формою відносин, пов'язаних із виконанням різноманітних робіт.

Предметом договору підряду (трудової угоди) є результат, якого має бути досягнуто шляхом виконання завдання замовника.

Договори підряду (трудової угоди) схожі на трудові договори в тому, що вони теж пов'язані трудовими відносинами з однією зі сторін.

Разом із тим підрядчик на відміну від працівника не підпорядко­вується правилам внутрішнього трудового розпорядку, що діє на під­приємстві, з яким він уклав угоду.

Однією з характерних особливостей договору підряду (трудової угоди) є те, що відповідно до цього договору підрядчик виконує робо­ти на свій ризик. Він не має права вимагати винагороди, якщо з пред­метом підряду (комплекс робіт, продукція, виріб та ін. ) що-небудь сталося або якщо з огляду на деякі обставини неможливо закінчити почату роботу. Негативні наслідки для підрядчика можуть настати в разі несподіваної затримки виконання робіт, випадкового їхнього по­гіршення або подорожчання.

Громадянин може виконувати будь-які підрядні роботи, крім забо­ронених законодавством.

До переліку заборонених робіт входять виготовлення і реалізація:

— наркотичних засобів;

— військової зброї і боєприпасів до неї;

— вибухових речовин тощо.

Форма договору (трудової угоди) законодавством не передбачена. Обов'язковим є тільки укладення його в письмовій формі. Зразок трудової угоди наведено в дод. 14.